От внедрения СЭД к построению юридически значимого документооборота

С ростом числа внедрений систем электронного документооборота, неспешным, но все-таки развитием законодательной базы в области использования и совершенствования форм электронной подписи и определения роли и функций операторов ЭДО и предоставлением потребителям государственных и муниципальных услуг в электронной форме вопросы организации юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭД) становятся все более актуальными.

Каковы они — поступательные шаги на пути к качественно организованному электронному документообороту с приставкой “юридически значимый"? На этот и другие вопросы, связанные с ЮЗЭД ответил руководитель группы “Новые проекты” фирмы “1С” Альберт Салимов.

PC Week: Как можно оценить уровень использования юридически значимых электронных документов сегодня?

Альберт Салимов: С одной стороны, спустя год развития ЮЗЭД распространение этого вида обмена документами между контрагентами в масштабах всей страны неразличимо мало. По оценке ФНС, в России в год выписывается около 15 млрд. счетов-фактур, а по данным (неподтвержденным) некоторых операторов, за год было передано менее 10 млн. электронных документов. Т. е. проникновение — менее 0,1%, тогда как в странах Евросоюза этот показатель составляет около 20%. С другой стороны, для части наших пользователей и клиентов других систем ЮЗЭД этот способ обмена документами с контрагентами стал основным и уже позволяет экономить деньги и время.

В настоящее время существуют лишь несколько форматов электронных документов, которые ФНС готова принимать от налогоплательщиков на проверку в электронном виде. Если предприятие использует электронный формат, отличный от рекомендуемого ФНС или утвержденного Минфином, то при проверке необходимо создавать и отвозить в ФНС бумажную заверенную копию электронного документа. Такой переход от «цифры» к бумаге объясним: информационная система ФНС не в состоянии распознавать и учитывать все то разнообразие форм и видов документов, которые разрабатывает бизнес для своих задач. Но это тормозит использование ЮЗЭД.

Возможным решением данной проблемы мог бы стать “универсальный (отгрузочный) документ”, который сейчас разрабатывается специалистами ФНС с участием экспертов фирмы “1С”.

PC Week: Что служит стимулом к внедрению СЭД и поступательному переходу на ЮЗЭД?

А. С.: СЭД существовали задолго до ЮЗЭД, электронных торговых площадок и т. п. СЭД сама по себе уже дает пользователям ряд преимуществ, среди которых наведение порядка и обеспечение прозрачности во внутреннем документообороте, снижение числа злоупотреблений, повышение управляемости компании и т. д.

Вместе с тем компаниям, которые внедрили СЭД, гораздо легче перейти на ЮЗЭД. У таких предприятий контент уже в цифровом виде. В обычном бумажном мире этот контент переносят на бумагу, чтобы у контрагента опять перевести его из бумажного вида в электронный. И на этих преобразованиях возникают потери. Благодаря ЮЗЭД этих потерь можно избежать. Поэтому у компаний-заказчиков, внедряющих СЭД, появился дополнительный стимул: помимо внутренних задач управления контентом они могут решать задачи обмена документами с внешними контрагентами. Более того, мы видим следующую тенденцию — пользователи наших ERP-систем, внедрившие ЮЗЭД, теперь заказывают еще и внедрение СЭД.

PC Week: Рекомендуете ли вы своим клиентам УЦ, с которым тесно взаимодействуете?

А. С.: Решение для ЮЗЭД, которое предлагает своим пользователям фирма “1С”, создано совместно с оператором электронного документооборота “Такском”. У этой компании есть свой УЦ. Но мы с “Такскомом” договорились, что для ЮЗЭД наши пользователи могут использовать сертификаты электронной подписи, выданные любым УЦ, входящим в пространство доверия ФНС РФ. Главное — удобство пользователей, и мы стараемся снизить для них возможные барьеры. Если предприятие уже сдает электронную отчетность в контролирующие органы (таких сейчас в стране более 75%), значит, оно может использовать для ЮЗЭД тот же сертификат, что и для электронной отчетности, без дополнительных хлопот и затрат. Тем пользователям, которые хотят получить сертификат специально для ЮЗЭД, мы рекомендуем обращаться в региональные подразделения “Такскома”.

PC Week: В каких случаях компаниям имеет смысл создавать собственный (внутренний) УЦ?

А. С.: Вероятными причинами использования собственного УЦ могут быть следующие:

• уже есть свой УЦ, хочется его использовать;
• количество внутренних пользователей сертификатов для ЮЗЭД у данного предприятия и у его контрагентов по ЮЗЭД так велико, что затраты на покупку сертификатов в стороннем УЦ превышают затраты на создание и поддержание собственного;
• есть специфические требования по информационной безопасности, не позволяющие покупать сертификаты стороннего УЦ.

Первую и третью причины обсуждать сложно. Что касается экономических соображений, то нужно принимать во внимание, что инфраструктура УЦ, прошедшего аккредитацию в Минкомсвязи, является достаточно дорогой. Если нужно выдать и поддерживать тысячи или десятки тысяч сертификатов для собственных нужд или для партнеров, вероятно, есть смысл создавать свой УЦ. Но все затраты следует тщательно обосновать.

PC Week: Есть ли методический справочный материал, которым могут воспользоваться клиенты “1С”, например, для написания необходимой регламентной документации?

А. С.: Мы подготовили подробный справочник по электронному документообороту, который доступен нашим пользователям на сайте. В состав справочных и методических материалов входят образцы внутренних нормативных документов, с помощью которых предприятия-заказчики регламентируют свой ЮЗЭД.

Партнеры фирмы “1С”, которые внедряют ЮЗЭД, в том числе оказывают заказчикам услуги по созданию и/или адаптации нормативных документов под требования каждого конкретного предприятия.

PC Week: Каковы основные трудности, с которыми сталкиваются компании, организовывая ЮЗЭД?

А. С.: Самые сложные этапы и элементы системы ЮЗЭД по опыту состоявшихся внедрений следующие: принятие заказчиком решения о применении ЮЗЭД и создание команды внедрения, способной решить эту задачу на предприятии и у ближайших контрагентов, которые на первом этапе подключаются к ЮЗЭД; адаптация бизнес-процессов документооборота предприятия к новому электронному обмену документами, обучение и консультирование сотрудников, участвующих в ЮЗЭД; привлечение к ЮЗЭД таких контрагентов, благодаря которым электронная форма взаимодействия станет для заказчика основной, сравнимой или даже превышающей объемы бумажного документооборота, что позволит снизить затраты и получить выгоды.

Использование ЭП, в том числе обеспечение безопасности, является решенной задачей для многих отечественных предприятий: около 75% налогоплательщиков сдают отчетность в электронном виде и используют для этого ЭП.

PC Week: Немаловажной проблемой было и остается обеспечение безопасности. Что необходимо предусмотреть в данном случае?

А. С.: Предприятию, которое переходит в “цифровую форму жизни”, использует СЭД, ЮЗЭД, необходим регулярный аудит информационной безопасности, который должны выполнять квалифицированные специалисты — собственные или аутсорсеры.

Безусловно, работа с электронными документами в системе предъявляет новые требования к информационной безопасности современного предприятия. Это не только обеспечение сохранности и надежного резервирования электронного архива, но и разграничение доступа сотрудников к электронным документам, предотвращение атак на электронную инфраструктуру предприятия извне; антивирусная защита; ведение тотального контроля над целостностью информационной системы и всеми действиями пользователей.

Конечно, для решения всех задач обеспечения информационной безопасности есть специальные программные и аппаратные решения, сертифицированные нашими и международными регуляторами. Подбор средств информационной безопасности должен соответствовать требованиям, которые заказчик формирует для себя по результатам создания собственной модели безопасной работы с электронными документами.

PC Week: Какие задачи, связанные с ЮЗЭД, необходимо решать на законодательном уровне?

А. С.: Для развития законодательной базы в настоящий момент нужно не столько развивать удачные составляющие ЮЗЭД, сколько решить известные проблемы, мешающие активному продвижению. Приведу примеры таких проблем.

В нынешней практике бумажного документооборота для части российских компаний нормой жизни является составление документов “задним” числом — например, в процессе проведения операций по закрытию предыдущего периода (месяц, квартал, год). То есть оформленные таким образом такие документы выставляются контрагентом и принимаются к учету в уже завершенном периоде.

С электронными документами такая модель работы пока не реализуема: электронный документ принимается к учету с той датой, когда он выставлен/получен. Дату “задним числом” поставить нельзя.

В конце 2012 г. в ходе разработки дорожной карты по совершенствованию налогового администрирования в рамках работы Агентства стратегических инициатив было подготовлено предложение законодательно закрепить право налогоплательщика принять к вычету НДС по счетам-фактурам, полученным до срока представления декларации по НДС, т. е. до 20 числа месяца, следующего за налоговым периодом. При этом предусмотрено, что налогоплательщик вправе применить вычет по НДС либо в периоде принятия товара (работы, услуги), либо в периоде получения счета-фактуры при соблюдении остальных необходимых условий.

Пока такая норма не появилась. А она могла бы снизить барьер для перехода на ЮЗЭД для значительной части предприятий.

PC Week: Спасибо за беседу.