С чем рынок СЭД вступает в новый деловой год?

Вынесенный в заголовок статьи вопрос уже давно является традиционным в это время года, и мы уже много лет регулярно ищем на него ответ, в том числе опираясь на мнения экспертного сообщества. Новшеством нынешнего сезона стало то, что мы впервые начали обсуждение данной темы в диалоге с представителями заказчиков, правда, сделав акцент не на всем рынке, а на его государственном сегменте (см.“Ситуация с СЭД в госорганах: мнение заказчиков”). Сейчас мы продолжаем изучение вопроса, обратившись за помощью к экспертам, представляющим интересы СЭД-поставщиков.

Что изменилось на рынке СЭД за последние годы?

Конечно, изменений много, но вопрос заключается несколько в другом: насколько они соответствуют “велениям времени”, потребностям заказчиков и общества в целом (особенно, если речь идет о государственном секторе), а также новым возможностям ИТ? Отвечая на эти вопросы, эксперты в целом сходятся во мнении, что как раз в последние годы рынок СЭД переживает качественную трансформацию, что обусловлено резким расширением задач, связанных с управлением документами внутри организаций, переходом от бумажных документов к электронным, необходимостью обеспечения межорганизационного взаимодействия, интеграцией СЭД с другими ИТ-системами компаний и пр.

По мнению главного ECM-архитектора компании “Логика бизнеса 2.0” Олега Бейлезона, происходящая трансформация рынка носит интенсивный характер и объективно обусловлена переформулированием запросов клиентов: “Во-первых, СЭД из системы регистрации движения документов, каковой она в значительной степени воспринималась раньше, становится системой коллективной содержательной работы над этими документами. Соответственно меняется круг вовлеченных в работу над системой сотрудников, появляются дополнительные потребности пользователей — как функционального, так и эргономического характера. Во-вторых, в понятие СЭД и соответственно в запросы, связанные с этим понятием, проникают запросы, относящиеся к области Enterprise Content Management (ECM) — порталы совместной работы, управление знаниями, средства работы с контентом разного типа, социальные сервисы, потоковая обработка скан-образов и т. д.. Разумеется, создаваемые СЭД должны соответствовать изменениям требований клиентов, более того — опережать такие запросы. Один из вариантов такого “соответствия” — реализация специализированных решений, например для финансового документооборота. Нам видится очень перспективным вариант создания платформы на базе СПО, которая позволяла бы совместить традиционный документооборот и современные практики работы с контентом”.

В целом происходящие на рынке изменения соответствуют ранее зафиксированным общемировым тенденциям, считает Хольгер Буркерт, руководитель отдела продаж в регионе Восточная Европа и СНГ компании OpenText: “Основным трендом, отмеченным на мировом рынке ECM еще года три назад, был переход от изолированных систем к интегрированным решениям, направленным на совместную работу с основными бизнес-приложениями предприятия, в первую очередь системами ERP. Отрадно отметить, что в настоящее время данное направление получило серьезное развитие и на российском рынке”.

Технический директор компании ITD Systems Алексей Васюков обратил внимание на важный психологический аспект темы: самое главное изменение произошло в восприятии СЭД заказчиками. Развивая свою мысль, он сказал о том, что постепенно документооборот у нас перестают воспринимать как отдельную самобытную систему, автоматизирующую бюрократию и живущую по уникальным российским нормам. Рынок переходит к подходу ECM, акцент смещается с автоматизации регламентов на эффективное управление бизнес-процессами и контентом, в том числе неструктурированным. Очень важно и то, что теперь требования к ECM все чаще исходят не от делопроизводителей, а от бизнес-пользователей. Сейчас вместо формализованной системы учета и контроля заказчики (по крайней мере, из числа коммерческих компаний) все чаще хотят получить систему эффективного внутреннего взаимодействия. Именно вовлечение бизнес-пользователей приводит к тому, что тематика ECM сейчас начинает переплетаться не только с выстраиванием бизнес-процессов, но и с управлением проектами и кейсами. По мнению эксперта, все это сильно размывает рамки ECM-систем, усложняет жизнь традиционным поставщикам и создает новые ниши на рынке.

На аспект изменения менталитета в представлении задач и возможностей СЭД обратил внимание и директор компании Citeck Антон Иванов: “Основным, наиболее важным изменением на российском рынке СЭД, на мой взгляд, является то, что системы электронного документооборота наконец-то заняли свое обоснованное стабильное место в повседневной работе с документами. Даже те, кто непосредственно не использует электронный документооборот в своей работе, слышали о нем, имеют представление, как и для чего он используется, постепенно формируют свой список требований. Современный российский заказчик уже готов ответить на вопрос: какие возможности должна предоставлять идеальная система электронного документооборота и какие функции данной системы ему наиболее необходимы”.

Последние три-четыре года — это посткризисный период, сделал очень важное замечание директор по перспективным исследованиям компании Directum Максим Галимов. Он напомнил, что в 2008—2010 гг. на рынке чувствовалось напряжение, были опасения, что сократятся бюджеты на ИТ и покупать СЭД будут меньше, осторожней. Тогда большого снижения спроса не было, самый негативный сценарий не реализовался, но поставщики подстраивались под ситуацию. Одним из вариантов такой адаптации стало предложение не платформы для реализации проектов с широким спектром возможных задач, а создание прикладных бизнес-решений на базе ECM-системы и повышенное внимание к консалтингу и внедрению. Эксперт отметил также, что за три последних года стал более конкретным и зрелым спрос на мобильные решения; явно чувствуется интерес не только к решениям для топ-менеджеров. Межкорпоративный документооборот стал не просто идеей, за последние пару лет он превратился в отдельную высококонкурентную отрасль. Что касается не оправдавшихся пока ожиданий, то тут отмечается низкий интерес к социальным функциям в ECM и интеграции разнообразных систем управления контентом в организации.

Заместитель генерального директора по развитию бизнеса компании “ИнтерТраст” Вадим Ипатов обратил внимание на то, что переоценка ценностей в сфере управления документами происходит не только в России, но и на Западе. Если у нас это делается по лозунгом “выход за горизонты СЭД”, то там — “от систем учета (systems of record) к системам вовлечения (systems of engagement)”. В этой связи он отметил, что у нас под целевыми задачами СЭД традиционно понимается обеспечение эффективности документооборота, т. е. эти системы концентрировались на задачах помощи организациям в достижении бизнес-результатов, предоставляя удобные инструменты для работы сотрудников блока управления. Сейчас же роль СЭД меняется от регистрации и учета документов к участию в создании бизнес-ценностей, и этим изменениям способствуют такие аспекты, как сращивание ВРМ- и ЕСМ-технологий, высокая популярность мобильных устройств, а также новые подходы к организации коллективной работы и поддержке проектных команд.

По его мнению, важной чертой нового этапа развития СЭД является построение “фабрик прикладных решений” — бизнес-приложений, которые можно использовать в рамках основных деловых процессов. Такие решения позволяют быстро реализовывать бизнес-проекты, сложные деловые процессы, но их разработка требует много ресурсов. В этой ситуации хорошей альтернативой является реализация идей адаптивного кейс-менеджмента на базе СЭД/ЕСМ-технологий (по методологии Getting Things Done), использования социальных инструментов, персонализации контента и обеспечение мобильной работы конечных пользователей.

Директор по развитию информационных систем компании “ABBYY Россия” Наталья Львова также связывает свой анализ текущей ситуации на рынке с экономическим кризисом 2009 г.: “Посткризисный период был стадией роста для российского рынка СЭД. При этом нужно иметь в виду, что в компаниях уже накопилось много слабоструктурированного контента, которым стало неудобно управлять в ручном режиме. В период кризиса многие организации взглянули на структуру своих расходов, что не всегда делалось во время бурного роста российской экономики, и осознали, что работа с документами, в том числе внесение информации из бумажных документов в информационные системы компаний, отнимает много ресурсов и здесь есть явный потенциал для сокращения расходной составляющей бюджетов. Это послужило толчком к росту рынка СЭД, а также систем потокового ввода документов и данных, причем, как количественному, так и качественному. Увеличилось число проектов, их сложность, а также заинтересованность заказчиков в получении максимальной выгоды от внедряемых систем и их компетентность в данной области. Так, согласно аналитическим исследованиям, в последние три года неизменно растет число компаний-заказчиков, имеющих опыт внедрения СЭД и решений класса ЕСМ. По данным 2013 г., 50% компаний внедрило или ведет внедрение на уровне всей организации”.

Продолжая свой анализ, г-жа Львова отметила растущий интерес госкомпаний и частного бизнеса к общим центрам обслуживания (ОЦО), в которых консолидированы функции по обработке документов — финансовой отчетности, счетов, накладных, что также ведет к более масштабным проектам. Данное изменение связано с посткризисным укрупнением бизнеса, особенно заметным в банковской отрасли и страховом сегменте и приведшем к необходимости унифицировать бизнес-процессы и объединить информационные системы. А один из способов существенно сократить операционные издержки и оптимизировать бизнес — вынос непрофильных процессов в ОЦО и внедрение системы потокового ввода документов. При этом консолидация в ОЦО больших объемов данных предъявляет достаточно высокие требования по отказоустойчивости систем и возможности выдержать нагрузку тысяч одновременно работающих пользователей.

И еще одно ее наблюдение: повышенный интерес ряда заказчиков к внедрению в свои бизнес-процессы мобильных технологий обработки документов. Речь, в частности, идет об использовании смартфонов и планшетов в качестве терминалов удалённого доступа к корпоративным информационным системам. С их помощью организации могут не только повысить эффективность работы собственных сотрудников, но и расширить спектр услуг для клиентов. Особенно заметный интерес к таким решениям наблюдается в финансовом секторе.

Отношения СЭД/ECM-отрасли с государством

Как известно, государство выступает на ИТ-рынке в двух качествах: как его регулятор и как один из крупных заказчиков. Специфика российского ИТ-рынка (по сравнению со средним общемировым) заключается в повышенной роли государства и в том, и в другом качествах. А особенность СЭД-сегмента — в его повышенной роли по сравнению с другими сегментами рынка.

Именно этот аспект сразу подчеркнул наш зарубежный эксперт Хольгер Буркерт, оценивая происходящие процессы “взглядом со стороны” достаточно позитивно: “В первую очередь хочется отметить усиление внимания государства к автоматизации документооборота, причем и как регулятора, и как заказчика. Большое внимание уделяется проектам по предоставлению электронных государственных услуг как на федеральном, так и на местном уровнях. Сделаны существенные шаги в создании законодательной базы для осуществления электронного обмена юридически значимой информации между хозяйствующими субъектами, в частности в сфере обеспечению обмена электронными счетами-фактурами между предприятиями. В роли заказчика государственные структуры ставят перед собой все более серьезные задачи по автоматизации документооборота, кроме того, с моей точки зрения, существенно усилился контроль за качеством исполнения проектов и получаемыми результатами”.

С ним в целом соглашается Максим Галимов: как регулятор государство за последние годы сделало немало. Например, серьезный импульс для реализации межкорпоративного документооборота дал закон ФЗ № 229, который создал базу для обмена счетами-фактурами в электронном виде. Обновленный федеральный закон № 63 об электронной подписи — это тоже большой шаг вперед для вендоров ECM-систем и для всех, кто работает с электронными документами. Как заказчик государство тоже проявляет активность. ФЗ № 210 заставляет органы власти заказывать определенные решения, обеспечивающие электронный обмен документами. Запускаются сервисы системы межведомственного электронного взаимодействия. Эксперт отметил также развитие проектов по внедрению СЭД в крупных региональных администрациях, выравнивание уровня оснащенности систем электронного документооборота в различных регионах.

Антон Иванов же обратил внимание на роль государства как заказчика. Он считает, что многие руководители государственных структур осознали преимущества электронного документооборота перед бумажным, они все чаще готовы его внедрять в своих организациях. Причем, что также очень важно, даже если руководитель не хочет внедрять систему электронного документооборота, он в большинстве случаев это решение обдумал и готов ответить, каких возможностей СЭД ему не хватает. Во многих случаях ответ на данный вопрос уже становится поводом для конструктивного диалога и поиска программного решения по оптимизации документооборота данной организации.

По мнению Олега Бейлезона, государство выступает сейчас не просто как один из основных потребителей, но и тем заказчиком, который готов использовать действительно новые решения и идеи. В то же время, отметил он, со сменой руководства Минкомсвязи РФ, проявилась значительная активность в сфере регулирования деятельности по автоматизации документооборота в органах власти: “Отношение к этой деятельности неоднозначное, но во всяком случае большинство планируемых изменений обсуждается с профильным ИТ-сообществом, поэтому будем надеяться на взвешенные и обоснованные решения в этой области”.

Говоря о государстве, как о заказчике, Наталья Львова отметила положительную динамику в последние годы в реализации проектов, характерную для всего рынка — в госорганах, как и в коммерческих компаниях, стали возобновляться приостановленные ранее проекты, а также появляются новые. При этом тут наблюдалась определенная переориентация от восприятия СЭД как систем контроля к их восприятию как систем, способствующих более эффективной работе госслужащих. Разумеется, это общерыночная тенденция: она характерна не только для государственных органов, но и для коммерческих заказчиков СЭД. Внешне данная тенденция проявляется в создании более интуитивно понятных и удобных интерфейсов пользователей. Также в госсекторе, как и в целом по рынку, существенно возрос интерес к мобильным и облачным решениям в рамках СЭД. Хотя, конечно, есть и факторы, сдерживающие применение данных технологий. Прежде всего, это, как считает наш эксперт, информационная безопасность.

В отношении выполнения государством функций регулятора Наталья Львова отметила важную тему формирования правовой базы и создание технических предпосылок для более широкого внедрения электронного обмена документами между организациями и гражданами. В отличие от мнения других экспертов, она считает, что в этом аспекте взаимоотношений прогресса было немного, хотя все же какие-то подвижки наблюдаются. Тут она напомнила о внедрении портала государственных услуг, вступлении в силу новой редакции закона об электронной подписи, о возможности осуществления обмена электронными счетами-фактурами и другими финансовыми документами между организациями. С другой стороны, так и не появился закон, формализующий юридический статус электронных документов по всей системе экономических взаимодействий, а не только в выделенных областях, которые интересны государству, как это имеет место сейчас.

“Заказчики из числа государственных организаций, пожалуй, наиболее консервативны, — сказал Алексей Васюков, оценивая прогресс в отношениях с госзаказчиками не очень оптимистично. — Восприятие СЭД этим сегментом рынка меняется медленно, только сейчас постепенно возникают новые дополнительные требования к поддержке мобильных устройств, возможности интеграции со сторонними системами. Из наиболее заметных аспектов, которые постепенно могут изменить рынок, я бы выделил тот факт, что все чаще мы видим у государственных заказчиков желание сначала выбрать мощную и гибкую ECM-платформу, а уже потом рассматривать прикладные решения на ее основе. Причины этого достаточно очевидны — заказчики уже видят живые примеры, когда “наколеночные” решения не справляются с резко возросшей нагрузкой на СЭД, а их интеграция с другими системами оказывается неоправданно сложной задачей. Естественно, возникает желание застраховаться от подобных рисков”.

Современные ИТ-тенденции на российском СЭД/ECM-рынке

Облака, мобильность — эти аспекты, общие для ИТ-рынка в целом, уже давно присутствуют в тематике СЭД. А в последнее время все активнее обсуждаются и вопросы использования социальных методов.

В чем наши эксперты единодушны, так это в оценке актуальности мобильных технологий при работе с документами. Общую позицию тут хорошо сформулировал Хольгер Буркерт: “В настоящий момент наиболее востребованной новой тенденцией является доступ к информационным системам (включая ECM) с мобильных устройств. Многие наши заказчики не только интересуются такой возможностью на стадии предпроектного обследования, но и активно используют ее в ходе эксплуатации системы”.

Говоря о значимых процессах и достижениях в области освоения новых технологий и моделей применения ИТ, председатель совета директоров компании “Электронный офисные системы” (ЭОС) Владимир Баласанян выделил три наиболее важные тенденции: “Во-первых, это появление облачных решений, и в качестве примера тут можно привести О7.ДОК от Ростелекома. Во-вторых, создание нового поколения многофункциональных мобильных рабочих мест для руководителей, причем не только на платформах iOS, но и Windows 7/8, включая возможность подписания и проверки электронной подписи. В-третьих, встраивание в СЭД средств для оказания электронных государственных услуг непосредственно из системы электронного документооборота, включая взаимодействие с порталом госуслуг и СМЭВ, что является конкретным примером выхода СЭД за рамки традиционного делопроизводства и управления документами”.

Алексей Васюков считает, что возможность мобильной работы уже стала стандартом де-факто. Он уверен, что мобильный клиент или веб-клиент сегодня даже нельзя назвать конкурентным преимуществом, он просто должен быть. Решения, в которых его нет, оказываются в заведомо проигрышной ситуации. А вот облака, по его мнению, — тема более сложная. Рассматривать IaaS и PaaS в контексте ECM малоинтересно — для заказчика это выглядит сугубо технологическим аспектом размещения системы, ничего нового в этом вопросе нет. Гораздо более интересна ситуация с SaaS-решениями. С одной стороны, на сегодняшний день к ним много вопросов, основные из которых — как настроить систему под свои потребности, как гарантировать безопасность и надежность сервиса. Предложения, которые существуют на рынке, дают лишь частичные ответы. С другой стороны, интерес к SaaS-решениям очень велик, поскольку они открывают новый сегмент рынка среди малых и средних компаний.

“Общемировые ИТ-тенденции, безусловно, влияют на российский рынок самым непосредственным образом — нет такого вендора, который не задумывался бы о соответствии современным требованиям, — констатирует Олег Бейлезон. — Сейчас на рынке есть и облачные СЭД, и мобильные клиенты, и разные затейливые гибриды. В будущем хочется надеяться на стабилизацию той турбулентности, которая неизбежно наблюдается при попытке следовать недавно возникшим трендам — когда из хаоса предложений, стремящихся нащупать спрос, возникают сбалансированные стабильные продукты. Например, облачным решениям сейчас не хватает функционала и возможностей по настройке под клиентов, а мобильным — четкого позиционирования на потребителя. Решив эти проблемы, можно будет переключаться и на другие тенденции, которые, я уверен, продолжат появляться”.

Максим Галимов также уверен, что мобильные приложения для ECM-систем — уже обязательный элемент. Впрочем, сейчас стоит говорить, скорее, об их консьюмеризации: меняются способы работы пользователей, их ожидания, в том числе появляется желание работать с корпоративными данными в мобильном режиме. Он также отмечает рост интереса потребителей к такому относительно новому направлению в ECM-тематике, как геймификация (использование игровых технологий и методов работы), которая позволяет упростить обучение работе с системой, реализовать новые интерфейсы, варианты мобильного доступа и возможности поиска.

ECM-система в облаке, по его мнению, уже сейчас является востребованным решением для тех заказчиков, которые хотят начать работать без привлечения или с минимальным привлечением своей ИТ-службы. Ведь в этом случае вендор оказывает услугу, отвечая за все, а заказчик избавляется от головной боли. Схема действительно удобная, западные заказчики (средние и небольшие компании, департаменты), особенно при заказе сравнительно узких решений в области управления документами и процессами, явно чаще склоняются именно к этому варианту. В России же, считает Максим Галимов, спрос на такой формат пока значительно ниже, он наблюдается в первую очередь со стороны представительств зарубежных компаний.

Антон Иванов обращает внимание на то, что общие ИТ-тенденции меняют зачастую саму концепцию документооборота: “Современные технологии позволяют организовать сколь угодно сложную структуру электронного документооборота, единое хранилище документов для организации, имеющей территориально распределенную структуру, ограничить доступ к различным документам в соответствии с требованиями заказчика. Или наоборот — организовать общий доступ к определенной группе документов, сохранив при этом конфиденциальность документов, не подлежащих публикации. Тенденции развития мобильных устройств позволяют предположить, что в обозримом будущем все договора, заказы услуг, покупки и т. д. будут осуществляться посредством подключения к системе СЭД/ЕСМ или продукту ее развития из любой точки мира”.

Согласно исследованиям рынка, уже сейчас в 30% российских организаций все сотрудники компании имеют доступ к СЭД или электронному архиву, причем все чаще для доступа используются мобильные средства, сказала Наталья Львова. Она также отметила растущий интерес ряда заказчиков к внедрению в свои бизнес-процессы мобильных технологий обработки документов, например вводу данных при помощи мобильных устройств. Что касается облаков, то здесь, по ее мнению, речь идёт в первую очередь о различных системах взаимодействия с клиентами через Интернет, причем и тут на первый план выходят мобильные устройства. Поэтому те компании, которые первыми делают оптимизированные под различные платформы (iOS, Android, Windows Phone и др.) мобильные приложения для своих клиентов, сразу получают конкурентное преимущество среди целого пласта платёжеспособной динамичной аудитории.

Ссылаясь на прогнозы своей компании, она сказала об ожидаемом повышении популярности систем, умеющих работать с Big Data, имея в виду решения способные анализировать и систематизировать данные, а не только собирать их. Так, по данным исследования DOCFLOW, около 45% компаний хотели бы иметь инструменты для анализа данных в различных хранилищах электронных документов, но пока не используют их. В частности, ожидается, что будет динамично расти интерес рынка к системам “умного” поиска, извлечения фактов из текстов и других задач, для которых требуется система, понимающая смысл информации, имеющейся в базе данных или в документе, а не только извлекающая текст. Сейчас наибольшую популярность имеют сценарии изучения трендов/закономерностей/взаимосвязей, а также построение прогнозов и моделирование.

Менеджер Microsoft в России по продуктам SharePoint и Yammer Роман Щемелев анализирует использование инноваций на российском СЭД-рынке с учетом процессов, происходящих в мире: “Конечно же, системы электронного документооборота и управления контентом, как и многие другие бизнес-системы, за последние несколько лет сделали значительный шаг вперед в своем развитии. Некоторые из новых возможностей, предлагаемые сегодня системами ECM, являются технологическим ответом на тенденции, которые мы наблюдаем. Другие — продолжение тех изменений, которые начались много лет назад. Например, мы по-прежнему наблюдаем упрощение интерфейсов систем управления документами, которые становятся все более интуитивно понятными и легкими в работе. Более того, интерфейсы активно оптимизируются под работу с сенсорными экранами мобильных устройств (смартфонов, планшетов)”.

По его мнению, за последние пару лет на рынке произошли кардинальные изменения с точки зрения использования облачных технологий: “Лет пять назад, когда мы только начали рассказывать об облачных вычислениях, отношение рынка было очень и очень скептичным. Сегодня же заказчики активно рассматривают конкретные сценарии использования онлайновых сервисов”. В качестве примера технологического ответа он приводит развитие в современных системах управления контентом социальных инструментов коммуникаций. Роман Щемелев уверен, что распространение социализации — это также ответ на фундаментальные изменения культуры и принципов ведения коммуникаций в организации, которые меняют и системы управления контентом. На Западе социализация уже стала реальностью для многих компаний, в России этот тренд пока в начале своего развития, но интерес к нему со стороны отечественных компаний очень велик. Это объясняется тем, что современные способы взаимодействия внутри организаций уже не так эффективны, как несколько лет назад.

Эксперт уверен, что социальные функции реально помогают повысить эффективность решения той или иной задачи, которая может выполняться в рамках строго формализованных процедур: “Например, вы менеджер по закупкам и получили письмо о закупке чего-либо. Чтобы принять решение, что делать с этим запросом — отклонить или взять в работу, вам требуется получить дополнительную информацию. Конечно, вы можете отправить свои вопросы по электронной почте, получить ответы, отправить новые уточняющие вопросы и т. д. Или вы можете использовать встроенные в систему управления закупками социальные функции, в режиме реального времени получить необходимую информацию и затем выполнить в системе необходимые действия. На мой взгляд, через некоторое время корпоративные социальные сети станут преобладающим средством коммуникации. Следует отметить, что мы не говорим о том, что электронная почта, которая сегодня является стандартом корпоративного общения, и системы управления контентом полностью исчезнут. Речь идет о том, что корпоративная социальная сеть возьмет на себя некоторые функции, позволив повысить эффективность работы сотрудников и качество управления контентом в компании”.

Основные проблемы российского СЭД/ECM-рынка и возможные варианты их решения

Слабость законодательной базы, явно недостаточные темпы приведения ее в соответствие с велением и возможностями времени — с этим тезисов согласны практически все наши эксперты. И тут опять общую точку зрения хорошо сформулировал Хольгер Буркерт: “Наиболее существенная проблема — слабость законодательной базы, мешающая переходу на безбумажные технологии. Как я уже отмечал выше, определенные шаги в этом направлении делаются, однако пока они не могут считаться достаточными”.

Об этом же сказал Антон Иванов: наиболее актуальной проблемой, тормозящей развитие рынка СЭД/ЕСМ, является несовершенство нормативно-правового регулирования. В принципе эта проблема ожидаема и предсказуема, ведь рынок СЭД/ЕСМ настолько стремительно развивается, что правильно предсказывать даже ближайшее будущее затруднительно. Тем более сложно разработать нормативно-правовые акты, способные не потерять актуальность уже через год после принятия, ведь нормативно-правовое регулирование — это непрерывный процесс, не позволяющий остановиться на достигнутом.

Владимир Баласанян уверен, что главной проблемой дальнейшего развития отечественного рынка СЭД является то, что подлинники документов до сих пор создаются, как правило, на бумаге. По его мнению, государство до последнего времени не проявляло в должной степени своей регулирующей роли в решении этой проблемы. Правда, тут он отмечает некоторые подвижки: “Последние шаги Минкомсвязи, направленные на реализацию постановления правительства № 890 от 6 сентября 2012 г., вселяют надежду. Я имею в виду и пилотный проект электронного документооборота между Минкомсвязью и Минюстом в части государственной регистрации нормативных правовых актов (в котором мы участвуем — на стороне Минюста), и создание летом этого года Экспертного совета по вопросам совершенствования электронного документооборота, и объявленный на днях конкурс на создание национальной платформы СЭД. Важно, что во всех этих случаях речь идет в первую очередь о подготовке необходимой нормативной базы для перехода к полноценному электронному документообороту”.

Алексей Васюков выделил в этой теме разговора вопрос, который сейчас возникает у многих организаций, — как выстраивать электронное взаимодействие с партнерами, заказчиками, подрядчиками. Он отметил ,что у многих заказчиков имеются сложные бизнес-процессы, которые “сквозным” образом проходят через несколько компаний, а в этом случае нужна тесная интеграция корпоративных систем всех участников. Технологические отличия разных ECM- и BPM-платформ при этом оказываются меньшей проблемой, гораздо сложнее решить задачу выстраивания жизненного цикла и внесения изменений в интегрированную систему. Он считает, что эта проблема существовала всегда, но сейчас спрос на такие проекты резко вырос. Впрочем, он уверен, что в ближайшие год-два появятся средства, ориентированные на решение именно задач интеграции.

По мнению Максима Галимова, если говорить именно о рынке, т. е. о системе, где взаимодействуют продавцы, покупатели, государство как регулятор и другие компоненты, то проблемы, конечно, есть во всех элементах. Вендору, как правило, сложно управлять ими и решать их. К примеру, несовершенство законодательства или воспитание спроса на инновации — на них разработчик влияет только отчасти. Отдельное внимание он обращает на такую комплексную проблему (которая является особенностью нашей страны), как монолитность ECM-рынка: “И спрос, и предложение таковы, что любой продукт или сервис в этом сегменте российской ИТ-отрасли практически всегда рассматривается как универсальная ECM-система. Отраслевые мероприятия нацелены на максимально универсальных посетителей и экспонентов, а обзоры рынка делят решения максимум на “системы делопроизводства” и “системы документооборота”. Это довольно сильно усложняет вход на рынок новых поставщиков, отвлекает силы производителей и подчас мешает заказчикам адекватно оценивать проблему и подбирать систему, ее решающую. Думаю, со временем рынок все-таки сегментируется — появятся отдельные узкие решения и спрос на них, разовьются средства интеграции систем”.

Вадим Ипатов обратил внимание на развитие функциональных возможностей СЭД, в том числе на вопросы практической реализации анализа контента. Он напомнил, что об этой проблеме говорят многие годы, но ее полноценного решения до сих пор нет. Существующие на сегодня решения сложны, дороги и не оправдывают ожиданий. С другой стороны, пока за границами СЭД еще остается масса ценной для организаций информации. Поэтому, чтобы получить возможность строить аналитику на основе полного и достоверного контента, нужны изменения в методологии документирования и организации деловых процессов.

Говоря о стимулах развития российского рынка СЭД, Наталья Львова отметила, что тут основным драйвером остается решение задач управления. Именно тут на основе СЭД строились и продолжают строиться не только сами базовые средства управления документами и бизнес-процессами, но и инструменты поддержки и реализации этих бизнес-процессов, так как, с точки зрения заказчиков, это выглядит вполне естественно. Она приводит такую логику клиента: “Если система сообщила мне о задаче, то почему бы ей не предоставить сразу и инструменты ее решения”. Ведь большинство задач в тех бизнес-процессах, которые автоматизируются средствами СЭД, так или иначе сводятся к работе с документами и информацией. Однако иногда области применения средств электронного документооборота начинают охватывать и такие сферы, как взаимодействие с клиентами, простое управление некоторыми ресурсами (резервирование, очереди, простой учет и т. д.).

Она также уверена, что сейчас должно прийти окончательное понимание того, что слишком часто работа сотрудников неэффективна из-за того, что тратится много сил на поиск информации: “Нужно учитывать текущий опыт работы людей с информацией и не предлагать им старые, отжившие свой век средства. Удивительно, что интернет-отрасль блестяще реализовала те парадигмы работы с информацией, вокруг которых индустрия СЭД больше теоретизировала, чем реально занималась их воплощением. Поэтому отрасли СЭД теперь нужно быть в роли догоняющего, а это непросто, потому что догонять приходится сразу по многим направлениям: эффективное управление метаинформацией, мобильные решения, поиск и т. д. В целом, на мой взгляд, будущее индустрии и российского рынка СЭД за мобильными технологиями, средствами совместной работы и большей ориентированностью на контент, а не на процессы”.

В какой-то степени подводя итог общему разговору Олег Бейлезон высказал несколько иной взгляд на происходящее на нашем СЭД-рынке: “Нынешние наши проблемы — затоваренность рынка, быстро меняющиеся законодательные требования, неспособность ряда производителей отвечать на новые запросы заказчиков. Каждую проблему каждый участник рынка решает, естественно, по-своему — ищет свои ниши, участвует в рабочих группах по согласованию регулирующих нормативно-правовых актов, создает новые продукты, отвечающие самым современным требованиям или предвосхищающие их”.