Исторически на российском рынке управление корпоративным контентом и электронный документооборот воспринимались практически как синонимы. Основными заказчиками и пользователями СЭД являлись делопроизводители, разработчики систем решали в первую очередь задачи учета и контроля исполнения официальных документов. Однако сейчас ситуация довольно быстро меняется. Все чаще требования исходят от бизнес-пользователей и руководителей верхнего звена. Соответственно акценты смещаются от формы (как именно должно учитываться движение документов) к содержанию (насколько внедрение системы повышает эффективность работы каждого сотрудника). Понятие СЭД как таковое сильно размывается. Если раньше это были системы для учета и контроля, то сейчас компании хотят видеть управление документами и процессами в интересах бизнеса, что вообще-то выходит далеко за рамки документооборота.
Особенно актуален переход от формы к содержанию для компаний, бизнес которых большей частью проектный. В таких компаниях кроме конвейера по обработке входящих документов и служебных записок обращается множество нестандартных документов. Каждый проект по-своему уникален, заранее описать все возможные варианты развития событий невозможно. После завершения проекта можно проанализировать, как он развивался, что было сделано правильно, а когда стоило бы поступить иначе. Однако напрямую применить этот опыт к следующему проекту, как правило, невозможно — ситуация неизбежно будет немного отличаться, действия тоже будут нужны другие. Поэтому попытка уложить проектную деятельность в рамки строгих регламентов обычно заканчивается не очень хорошо — формальная СЭД существует сама по себе, график работ по проекту обновляется вручную и мало актуален, а реальная работа отражается только в почте и на салфетках.
В жизни все равно решение должен принимать руководитель проекта, ориентируясь на свой опыт и понимание текущей ситуации. Поэтому основным требованием к информационной системе становится гибкость — у ответственного исполнителя должна быть возможность “на лету” задать нужную структуру работ, процессов и документов, привязав их к конкретному проекту. Разумеется, это актуально не только для ведения проектов, но и для любой деятельности, при которой сотрудники должны принимать решения самостоятельно, а не следовать слепо инструкции.
Alvex 2.0 — открытое решение на платформе Alfresco, ориентированное на управление проектами и кейсами (Adaptive Case Management, Agile Project Management). Версия 2.0 сохраняет все возможности Alvex 1.х по управлению документами и бизнес-процессами и вносит принципиально новые возможности. В версиях 1.х подход к бизнес-процессам был традиционным, ориентированным на конвейерную работу, — работа строится именно вокруг процессов (регламентов), сотрудники выполняют задачи по мере их поступления.
Версия 2.0 смещает акцент с процедур на цели, вводя для этого кейсы и проекты. Процессы, задачи, документы, события могут быть привязаны к кейсам, формируя тем самым картину реальной работы (см. рисунок). Структуру конкретного кейса формирует сотрудник, который за него отвечает. В зависимости от ситуации можно использовать строгие регламенты и процессы (BPM), гибкие контрольные списки (ACM) или их сочетание в рамках одного кейса. Планирование может быть иерархическим, в этом случае менеджер проекта формирует общий вид плана, а назначенные исполнители уточняют структуру своих этапов. Иерархическое планирование позволяет получить сквозную картину от стратегических целей до рутинных задач, обеспечивающих их выполнение. (Подробности реализации описаны в материале по адресу: www.alvexcore.com/ru/product/roadmap-2.x/.)
Бизнес-пользователям кейсы позволяют видеть контекст текущей задачи — откуда она возникла, какова история работы по проекту в целом, кто из коллег в него вовлечен на данный момент и чем занят. При завершении той или иной задачи автоматически обновляется статус всего кейса, что дает актуальную картину, насколько успешно идет работа.
Руководителям верхнего звена ориентация на кейсы позволяет получить более объективную картину работы организации. Сравните сами, что более понятно и информативно: “в срок выполнено 94% задач, 2% задач просрочены более чем на неделю” или “проект выбивается из графика, просрочено заключение договора, ответственный Иванов, встреча по договору запланирована на завтра”.
Разумеется, разные задачи требуют разных подходов. Иногда конвейерный BPM будет самым правильным вариантом. В некоторых случаях любые продукты общего назначения неуместны и нужны специализированные отраслевые решения. Тем не менее кейс-менеджмент на данный момент активно востребован рынком в силу своей гибкости и легкости при внедрении по сравнению, например, с комплексным ERP-проектом.
Автор статьи -- технический директор компании ITD Systems
СПЕЦПРОЕКТ КОМПАНИИ ITD SYSTEMS
