Система электронного документооборота — обязательный атрибут современного предприятия. Но всегда ли она эффективна и от чего это зависит? Вот несколько ситуаций, предупредив которые, вы избавите себя от серьезных проблем.

Ситуация 1. Безработный директор

Директор компании, уже больше двух лет использующей одну из систем СЭД, вознамерился продать свой бизнес некоему крупному игроку на рынке. Заинтересованный потенциальный покупатель потратил много времени для изучения особенностей ведения бизнеса компании и узнал, что информационные системы, функционирующие на предприятии, позволяют за считанные минуты получить отчет по любому участку работы и тем самым сэкономить время руководителя и исключить траты на оплату сотрудников, обрабатывающих отчеты и документацию.

Завершающей стадией сделки было посещение предприятия будущими владельцами. После продолжительного изучения производства, инженерного и административного подразделений вся делегация собралась в конференц-зале и директора попросили продемонстрировать сводную отчетность по заключённым компанией договорам.

- Отлично, именно для этого у нас и была внедрена СЭД! — сказал директор, запуская приложение на своём ноутбуке.

После ввода реквизитов и сканирования отпечатков пальцев показался экран загрузки системы, который не пропадал несколько минут.

  • Что происходит? — спросили гости
  • Сейчас, ещё минутку, скоро откроется.

Войти получилось лишь через 15 мин, после звонка в юридический отдел и настойчивой просьбы “освободить лицензию”, но продемонстрированные отчеты уже мало кого интересовали. Делегация, поверившая в репутацию “современного и продвинутого” директора, была разочарована. Сделка сорвалась.

Допущенная ошибка. Сложное лицензирование — одна из часто упускаемых из вида потенциальных проблем при выборе СЭД. В данном примере система имела “конкурентное” лицензирование, когда для сервера документооборота приобретается 10—20 лицензий на 100 сотрудников и работает механизм “кто первый”: вошедшие в систему пользователи могут работать, а остальные должны ожидать освобождения лицензии. При недостаточном числе лицензий такие простои могут свести на нет всю выгоду от работы с СЭД.

Кроме того, растиражированный и ожидаемый пользователями функционал системы зачастую требует отдельного лицензирования или сложной установки и настройки сервера.

Предупреждение. Ещё на стадии выбора системы необходимо представлять метод ее лицензирования и механизм проверки приобретённых лицензий, а также особенности разделения покупки по модулям и пользователям. Внимательный подсчет реально работающих пользователей вряд ли поможет сэкономить на стоимости, но позволит не допустить потерь из-за особенностей лицензирования в будущем.

Ситуация 2. Лишние люди

Через четыре месяца после окончания внедрения современной системы электронного документооборота руководитель фирмы полностью почувствовал все выгоды от ее использования. Быстрое согласование договоров, удобство работы с входящими документами, прозрачные кадровые процессы — всё снижает нагрузку на начальника.

Заодно удалось оптимизировать и структуру офиса — сокращены лишние секретари, договорной отдел уменьшился до одного специалиста в составе юридического департамента, а кадровики тратят львиную долю времени не на оформление бумаг, а на поиск достойных сотрудников.

По итогам же года отчёты показали странный перекос: в заявках на поиск сотрудников стало всё чаще встречаться слово “оператор”. Должности операторов были введены везде — в административном, юридическом, производственном департаментах, даже у специалиста по договорам появился подчинённый оператор. Затраты на оплату труда операторов явно превысили сумму затрат на прежних сотрудников.

После изучения ситуации оказалось, что внедрённая СЭД требовала от сотрудников точного заполнения всех параметров документов, после чего создавала печатные формы по фиксированным шаблонам, которые уже не соответствовали ни нормативным требованиям, ни отраслевым стандартам. Для ввода ненужных, но обязательных данных и для исправления устаревших шаблонов и нанимались операторы — и с ростом фирмы работы им только прибавлялось.

Допущенная ошибка. Любой бизнес живёт и развивается, и с ним должны развиваться и внедрённые информационные системы. Часто поддержка системы не включается в бюджет затрат из соображений экономии. В данном примере требования поддержки и развития СЭД были проигнорированы, в результате несоответствия между автоматизированной системой и реальным бизнесом привели к убыткам.

Предупреждение. Если компания, внедряющая СЭД, готова к изменениям и развитию, следует помнить, что изменения и развитие требуются не только самому бизнесу, но и всем информационным системам, его обеспечивающим.

Ситуация 3. Незаменимых нет?

На небольшом производственном предприятии стартовал проект внедрения системы электронного документооборота. Автоматизацией охвачены процессы подготовки и хранения проектной документации, создания и хранения договоров, канцелярия и организация совещаний.

Для каждого из направлений выбраны ответственные специалисты из соответствующих отделов, и распланировано само внедрение — изучение, реализация, тестовая эксплуатация. Общий плановый срок выполнения проекта составил более шести месяцев. Внедрение СЭД объявлено ключевой задачей предприятия.

Консультанты начали споро: были проведены интервью, собиралась информация и готовились документы, рабочая группа еженедельно докладывала руководителям о прогрессе проекта. Но уже через месяц всё чаще в начальственные кабинеты стали поступать жалобы — сроки по заказам на производстве срывались, недовольные клиенты требовали возврата денег из-за глобальных ошибок в проектной документации, а некоторые документы и вовсе потерялись при пересылке.

Причина начавшихся бедствий была найдена быстро. Назначенный ответственным за этапы автоматизации проектного и договорного документооборота главный инженер, согласно распоряжению директора, всё свое время уделял работе с консультантами: помогал проводить интервью, корректировал собранную информацию и указывал на ошибки в разработанных модулях. Фактически он стал ключевым специалистом и в рамках проекта внедрения СЭД.

В то же время служебные обязанности главного инженера были делегированы различным людям. Секретари занимались договорами, инженеры в цехах — проектной документацией. Обладая сравнительно малым опытом и не имея возможности проконсультироваться с руководителем, сотрудники выполняли обязанности, как умели, и довели бизнес до кризисной ситуации.

Допущенная ошибка. Для работы с консультантами был выделен ключевой сотрудник. Но ключевые сотрудники не только обладают максимальной информацией о своей сфере работы, но и выполняют важнейшие операции, непродуманное делегирование которых очень опасно. Главный инженер в данном случае обеспечивал проверку двух этапов ключевого процесса — подготовку документации и договорную работу, и исключение его из процессов привело к коллапсу в работе предприятия.

Предупреждение. При организации проектной команды следует учитывать роль ключевых сотрудников в бизнесе предприятия и планировать проект не только с точки зрения успеха внедрения СЭД, но и продолжения работы фирмы. Чаще всего это предполагает предварительную подготовку заместителей и четкое планирование рабочего времени группы экспертов.

Автор статьи — руководитель отдела внедрения компании ELMA