В настоящее время на законодательном уровне устанавливаются различные виды наказаний, начиная от административных и заканчивая уголовными, направленных на улучшение качества работы с документами, на их сохранность. Иными словами, наметилась явная тенденция к ужесточению требований к организации управления документами. Постепенно эта тенденция распространяется и на электронные документы.

Как следует из выступления на сентябрьском Russian Enterprise Content Summit (RECS '2013) эксперта компании ЭОС и ISO Натальи Храмцовской, юридическая ответственность — это одно из самых серьезных направлений, которое стимулирует развитие документооборота, в том числе электронного.

Помимо этого, по ее словам, начинает сказываться влияние открытого электронного правительства. Сам проект “открытое правительство” подразумевает не только вовлеченность граждан в открытую экспертизу социально значимых проектов правовых актов, но и доступ к информации о деятельности государственных и иных компаний, которые осуществляют общественно значимые функции. При этом документ становится ключевым инструментом контроля и доступа к информации, потому-то к нему и предъявляют определенные требования на законодательном и нормативном уровне.

Однако отношение к этим требованиям у государственных и частных компаний разное.

“У государственных организаций есть стремление выполнить всё, хотя это невозможно. Иной подход у коммерческих организаций, которые прекрасно понимают, что решение приходится принимать на основе анализа рисков, потому что выполнить всё то, что написано в нашем законодательстве, просто невозможно. Иначе компании придется работать не на бизнес, не на извлечение прибыли, а на правила, требуемые к исполнению. И если суровые требования не подкрепляются какими-либо законодательными нормативами, подразумевающими суровое наказание за неисполнение, ни одна коммерческая структура тратить дополнительные деньги не будет. Наглядный пример: защита персональных данных. Средний штраф в 2012 г. составил 2 тыс. руб. Соответственно когда встанет вопрос, что для защиты этих данных необходимо выделить 1,5 млн. руб., многие организации задумаются, а стоит ли эти деньги выделять, проще заплатить штраф в две тысячи”, — объяснила г-жа Храмцовская.

Более серьезнее отношение к требованиям закона у организаций появляется в том случае, если государственные органы, переходя от слов к делу, действительно начинают наказывать. И существенную роль здесь играет судебная практика.

“Не только у нас, но и повсеместно закон консервативен и всегда чуть-чуть запаздывает в сравнении с действительностью, в результате чего появляется так называемая “серая зона”, в которой непонятно как действовать. И во всем мире именно суды помогают разобраться с этим. Они принимают решения, на основе которых потом совершенствуется законодательство. Даже в тех странах, где официально нет прецедентного права, суды действуют в данном направлении, и эта же практика начинает работать и в нашей системе правосудия. То есть судебные решения помогают закрыть неоднозначные вопросы “серой зоны”, поэтому теперь многие начинают понимать, какие аргументы и доказательства надо предъявить, чтобы защитить свою позицию в спорных случаях. Фактически мы пришли к прецедентному праву, потому что Высший арбитражный суд, принимая окончательное решение по судебному разбирательству, распространяет его на все типовые судебные дела такого рода”, — пояснила Наталья Храмцовкая.

Правила работы с документами

Нередко приходится слышать, что Росархив или ВНИИДАД не разработали те или иные рекомендации. Однако, как сказала г-жа Храмцовская, на сегодняшний день их разработки в отношении коммерческих структур не играют главной роли: “Дело в том, что сейчас по закону основная роль в управлении документами, в установлении сроков их хранения будет принадлежать Центральному банку России”.

Важным событием для многих стал приказ Президента РФ Путина об упразднении с 1 сентября 2013 г. Федеральной службы по финансовым рынкам. Отныне функции по нормативно-правовому регулированию, контролю и надзору в сфере финансовых рынков переданы Центральному банку. “Возможно, это хорошо, потому что у ЦБ есть опыт и хорошая практика работы с кредитными организациями. Теперь он использует свои наработки во взаимодействии с прочими акционерными обществами и рынком ценных бумаг”, — считает г-жа Храмцовская.

Штрафные санкции

Как пояснила г-жа Храмцовская, в настоящее время судебная практика говорит о массовых штрафах, которые налагают на организации. Необходимо помнить, что административная ответственность весьма многогранна и на сегодняшний день включает в себя как минимум два направления. Первое — введение новых видов административных штрафов за те или иные нарушения. И второе — увеличение уже существующих штрафов. “Важно понимать, что наказывают не за нарушение правил делопроизводства, а за ошибки в делопроизводстве в том случае, если они нанесли ущерб деловой деятельности или стали причиной нарушения организацией законодательных требований”, — считает она.

Статьи с указанием ответственности обозначены в Кодексе об административных правонарушениях. Например, ст. 13.25 “Нарушение требований законодательства о хранении документов”. “Обратите внимание, не архивных документов, а любых. Штраф для юридических лиц составляет от 200 до 300 тыс. руб. Контролирующие органы любят использовать ее в сочетании со ст. 19.5 “Невыполнение в срок законного предписания (постановления, представления, решения) органа (должностного лица), осуществляющего государственный надзор (контроль)”. Принцип очень простой: выявили нарушение, выдали предписание, связанное с несохранением документов, и если в срок предписание не исполнено, то штраф составит уже от 500 до 700 тыс. руб. То есть увеличивается вдвое”, — прокомментировала г-жа Храмцовская.

По ее словам, практика судопроизводства арбитражного суда говорит о том, что распространенными причинами штрафов является несохранение бухгалтерских документов, незапечатанный конверт с бюллетенями голосования по итогам собрания акционеров, несохранение документов по месту нахождения акционерного общества, утрата документов по выпуску ценных бумаг и годового отчета.

Субсидиарная ответственность

Такой вид ответственности тесно связан с вопросами организации работы с документами, и, по мнению г-жи Храмцовской, вполне возможно, именно эти риски могут стать одним из самых эффективных инструментов в борьбе с халатным отношением руководителей к подобным вопросам. Субсидиарная ответственность предполагает возможность переложить долговые обязательства компании при банкротстве не только на её учредителей, но и на руководителя. “В данном случае к кредитным организациям предъявляются более жесткие требования, которые включают не только бухгалтерскую отчётность и первичную документацию; сюда ввели также ответственность за несохранение баз данных в электронном виде. Порядок сохранности баз данных уже утвержден ЦБ РФ. Очевидно, что эта ответственность распространяется и на электронные документы”, — сказала она.

По словам Натальи Храмцовской, вопросы субсидиарной ответственности контролирует не Росархив, а тяжеловесы-контролеры — Центральный банк, Федеральная антимонопольная служба, Федеральная налоговая служба. “У каждого есть свои рычаги воздействия и статьи нормативных актов, по которым можно привлечь к ответственности”.

Вывод

Резюмируя свое выступление, г-жа Храмцовская высказала предположение, что контроль над сохранностью документов и обеспечением надлежащего порядка работы с ними будет только ужесточаться: “Надо понимать, что хорошее управление документами, в том числе и электронными — это не самоцель. Главная задача — способствовать эффективной деловой деятельности предприятия. Попустительство и низкокачественная организация управления документами, как показывают примеры, с каждым годом обходятся компаниям и их руководителям все дороже и дороже”.