В телерадиокомпании «Новый Век», крупнейшем медиахолдинге Татарстана и Поволжья, завершен проект внедрения ECM-системы DIRECTUM. Удобство работы в системе оценило 300 пользователей компании, в том числе и высшее руководство.

Телеканал «Татарстан-Новый Век» (ТНВ-Татарстан) — единственный телеканал в Поволжье с самым большим покрытием сигнала. Территория распространения охватывает всю Россию, включая Восточную Сибирь и Дальний Восток, а также в Казахстан, Среднюю Азию, Пакистан, Афганистан, Ирак, Иран, Турцию, Монголию, Китай. В состав компании входят Телеканал «Татарстан-Новый Век», спутниковый телеканал «ТНВ-Планета» и радиостанция «Болгар радиосы».

Специфика медиахолдинга подразумевает разъездной характер работы сотрудников и руководства, а значит, и хорошо налаженную систему взаимодействия между ними. В связи с этим, руководством компании было принято решение об оптимизации и автоматизации внутренних бизнес-процессов.

На момент принятия решения в организации использовалась система электронного документооборота «ДЕЛО», которая автоматизировала только процессы делопроизводства. Опыт использования данной системы показал, что создать полноценный электронный архив предприятия, четко организовать взаимодействие сотрудников как при работе с документацией, так и при выполнении любых ежедневных задач возможно только с помощью комплексной СЭД. Поэтому была выбрана ЕСМ-система DIRECTUM. Исполнителем работ стал сертифицированный партнер DIRECTUM в Приволжском Федеральном Округе — компания «МайТэк».

Проект внедрения стартовал в январе 2013 года и проходил одновременно на телевидении и на радио. По итогам был создан архив электронных документов, оптимизированы и автоматизированы процессы работы с входящими, исходящими и внутренними документами предприятия, налажен контроль исполнения организационно-распорядительной документации и поручений руководства. Реализовать это удалось с помощью бизнес-решений «Управление электронными документами», «Управление деловыми процессами», «Классическое делопроизводство». Благодаря бизнес-решению «Управление договорами» автоматизированы процессы управления договорными документами.

Проект интересен не только масштабностью (автоматизировано 300 пользователей), но и специфичностью процессов сферы медиа-бизнеса. В процессе исследования были изучены производственные процессы организации и некоторые из них автоматизированы в рамках данного этапа проекта. Так, например, разработано техническое решение «Оцифровка, подготовка метаданных и архивация видеоматериала». Это позволило жестко регламентировать процесс оцифровки готового видеоматериала и подготовки метаданных по нему, а самое главное контролировать по срокам процесс создания метаданных и передачу их в архив. Внедрение данного решения положительным образом сказалось на исполнительской дисциплине даже самых творческих сотрудников компании. По статистическим данным, за полтора месяца работы в системе существенно возрос уровень исполнительской дисциплины — на данный момент этот показатель превысил 90%.

Специалисты компании «МайТэк» отметили, что реализация проекта внедрения прошла быстро и эффективно во многом благодаря поддержке высшего руководства. Одним из самых активных пользователей DIRECTUM стал генеральный директор холдинга — Ильшат Аминов. Активность, мобильность и насыщенный распорядок дня позволили ему одному из первых оценить удобство удаленной работы в системе через веб-доступ, а затем привлечь и увлечь этим своих сотрудников.