Специалисты компании «1С-Рарус» создали во ФГУП «Спецстройсервис» единое хранилище документов по проектам, выполняемым для предприятий Спецстроя России. Проект выполнен на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП».
Система «1C:Документооборот 8 КОРП» охватила 100 рабочих мест в подразделениях предприятия.
Оригиналы документов (переписка и договоры) регистрируются и сдаются в подразделение для сканирования и размещения в программе. В дальнейшей работе используются только скан-копии. Таким образом исключается утеря оригиналов документов и ускоряется процесс доступа к информации.
Благодаря интеграции программ «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:Управление строительной организацией 8» налажен постоянный обмен данными о контрагентах и хозяйственных операциях для отслеживания исполнения проекта. Это позволяет избегать дублирования работ и обеспечивает полноту информации по проекту. Значительно сократилось время предоставления руководству сведений о ходе выполнения сделок и финансовой информации.
Теперь специалисты ФГУП «Спецстройсервис» значительно быстрее получают полную, подкрепленную необходимыми документами информацию о ходе исполнения проектов.
В программе фиксируются сроки исполнения документов. Система может оповещать ответственных сотрудников, выставлять реперные точки, принудительно переназначать задачи подразделениям. Таким образом предотвращаются просрочки, связанные с человеческим фактором, скоростью обработки информации и принятии управленческих решений.
С.А. Воронцова, заместитель начальника по финансово-экономической работе, отметила: «В новой системе организовано структурированное хранение информации по проектам. В несколько раз сократилось время поиска необходимого для работы документа. Наконец появилась возможность оперативно отслеживать финансовую сторону по каждому договору, контролировать исполнение проектов. Система позволяет нам отслеживать, на какой стадии выполнения находится каждый договор, оперативно предотвращать просрочки поставки, отгрузки заказчику и оплат с каждой стороны. Мы планируем дальнейшее развитие системы и увеличение числа автоматизированных мест. Внедрение дополнительного функционала позволит нам отслеживать комплектацию объектов оборудованием и поставку материалов согласно договорной спецификации».
