ОАО «РЖД» и компания «ТЕКОРА» сообщили о достигнутых результатах внедрения Единой автоматизированной системы документооборота ОАО «РЖД» (ЕАСД).

На декабрь 2013 года число пользователей ЕАСД составило 100 000 человек. Проект ЕАСД, таким образом, стал одним из самых масштабных проектов внедрения систем электронного документооборота в российских компаниях.

Функциональность ЕАСД охватывает полный цикл канцелярского документооборота: входящей и исходящей корреспонденции, организационно-распорядительной документации, договоров, поручений, обращений граждан, заявок на командировки и отпуска. Для руководителей ОАО «РЖД» разработаны мобильные рабочие места, позволяющие работать в системе автономно.

Внедрение Единой автоматизированной системы документооборота ОАО «РЖД» позволило: создать единое информационное пространство обмена документами, объединившее Аппарат управления, филиалы и дочерние общества; повысить исполнительскую дисциплину сотрудников; повысить оперативность принятия управленческих решений руководителями всех уровней управления; предоставлять необходимую информацию руководству ОАО «РЖД» своевременно и в необходимом объёме.

Оптимизация процессов обработки документов обеспечила получение следующих эффектов (в среднем по компании): сократилось время поиска документов на 20%; ускорилось согласование договоров, писем и организационно распорядительных документов на 30%; уменьшилось количество пользовательских ошибок на 30%; сократилось время доставки документов по всей стране на 50%; сократилось время построения отчетности по документам на 20%; сократилось время обработки командировок/отпусков на 30%; прозрачность прохождения документа повысила эффективность документооборота на 50%.

«Среди достоинств решения особенно хочется отметить интегрированность систем всех подразделений компании, филиалов и дочерних обществ. Единое информационное пространство ЕАСД объединило пользователей такой территориально — распределённой компании как ОАО „РЖД“ и позволило выстроить и поддерживать коммуникации Аппарата управления, 53 филиалов и 15 дочерних обществ. Например, сроки доставки документов и поручений в регионы Дальнего Востока сократились с 2-3-х недель до 2-3-х минут», — прокомментировала Людмила Сюзюмова, ОАО «РЖД», заместитель начальника Департамента управления делами.

Решение ЕАСД разработано специалистами компании «ТЕКОРА». В качестве платформы были выбраны программные продукты SAP.

«Успешная реализация проекта ЕАСД во многом стала возможной благодаря чётко сформулированным задачам и целям проекта, а также поддержке руководства ОАО „РЖД“. С первого дня мы взаимодействуем с рабочей группой проекта от ОАО „РЖД“ как единая команда, что позволяет нам постоянно „держать руку на пульсе“ — управлять изменениями, ожиданиями, рисками проекта и т.д. Со своей стороны, мы привнесли в проект наш опыт. С другой стороны, мы многому научились у наших коллег, команды настоящих профессионалов», — отметила Юлия Сиволобова, ЗАО «ТЕКОРА», руководитель бизнес-направления «Системы электронного документооборота».

По распоряжению руководства ОАО «РЖД» пользователи ЕАСД переходят на безбумажный документооборот внутри компании. Учитывая масштаб проекта и большие объёмы обрабатываемых документов, ожидается значительная оптимизация ресурсов компании.