По итогам 2013 года уфимский Проектный институт ОАО «АК Востокнефтезаводмонтаж» признал успешным применение системы «ЛОЦМАН:ОРД» для управления организационно-распорядительной и договорной документацией. Система проработала год в режиме промышленной эксплуатации, объединив 35 рабочих мест во всех подразделениях института. Работы по внедрению «ЛОЦМАН:ОРД» были выполнены специалистами компании «АСКОН-Уфа», платинового партнера «АСКОН».
Переход на электронный организационно-распорядительный документооборот потребовался для устранения потерь времени и рисков утраты документов, связанных с работой по «бумажной» технологии. Автоматизация была нацелена прежде всего на повышение скорости обработки информации — за счет снижения временных затрат на доставку, тиражирование, поиск необходимых документов и внесение в них изменений.
Работы по проекту стартовали в августе 2012 года и включили в себя анализ бизнес-процессов, разработку предложений по их оптимизации, настройку системы «ЛОЦМАН:ОРД», обучение пользователей. Через пять месяцев система была введена в промышленную эксплуатацию.
Резюмируя итоги первого года полноценной работы в «ЛОЦМАН:ОРД», директор Проектного института ОАО «АК ВНЗМ» Андрей Кудрявцев отметил: «В настоящий момент в Проектном институте автоматизирована работа с большинством документов. Повысился уровень исполнительской дисциплины и прозрачности работы с документами, ускорился процесс их согласования. Сейчас в любой момент есть возможность контроля состояния документов. Комплексный подход к автоматизации инженерного и организационного документооборота позволил нам выйти на новый качественный уровень выполнения проектных работ».
С внедрением «ЛОЦМАН:ОРД» у сотрудников института отпала необходимость физического передвижения по подразделениям для согласования бумажных документов. Все рецензенты получили возможность работать с одним и тем же документом одновременно на своих рабочих местах. Заведующая канцелярией Елена Теляшева прокомментировала: «Сейчас документы доходят до получателей в режиме онлайн сразу после вынесения резолюции, а электронный архив обеспечивает надежное хранение и оперативное предоставление документов пользователям в соответствии с их правами доступа».
Внедрению системы организационно-распорядительного документооборота предшествовала автоматизация управления проектными работами и создание электронного архива проектно-сметной документации на основе системы «ЛОЦМАН:ПГС», реализованные также в содружестве с «АСКОН-Уфа».
