Компания «1С-КПД» выпустила модуль «1С-КПД: Бесшовная интеграция финансовых документов», который позволяет интегрировать систему электронного документооборота (СЭД) «1С:Документооборот» с финансовыми учетными системами, что значительно сокращает время работы с документами и позволяет организовать их архив.
С помощью решения «1С-КПД: Бесшовная интеграция финансовых документов» возможна интеграция системы «1С:Документооборот» с такими учетными системами, как «1С:Управление производственным предприятием», «1С:Бухгалтерия предприятия», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:Подрядчик строительства» и другими.
Благодаря данному решению стало возможным организовать электронный архив финансовых документов. Оно обеспечивает быстрый доступ к скан-копиям оригиналов документов напрямую из учетной системы. При этом сама отсканированная копия документа будет храниться в СЭД и являться ее полноценным участником: например, участвовать в стандартных процессах документооборота, таких как согласование, утверждение, регистрация; по документу доступен полнотекстовый поиск, контроль передачи оригинала, связь с номенклатурой дел и иных процессах.
Интеграция может быть реализована для всех документов компании, таких как: реализация товаров и услуг, счет-фактура, договоры и другие. При создании документа в «1С:Документооборот» модуль автоматически проверяет наличие соответствующего корреспондента в базе «1С:Документооборот» по ИНН/КПП или внутреннему идентификатору, в случае использования планов обмена, заполняются реквизиты карточки документа параметрами: дата, номер, корреспондент, подразделение и Ф. И. О. ответственного, заполняется вид документа и папка хранения документа в системе.
После записи документа/справочника в финансовой учетной системе веб-сервис создает соответствующую карточку документа в «1С:Документооборот» (в случае если такой еще нет в базе), запрашивает штрих-код и сохраняет его значения для формирования на печатной форме документа в финансовой учетной системе.
Интеграция позволяет сохранять связи документов, предопределенные учетной системой, и создавать процессы в «1С:Документооборот» непосредственно из учетной системы.
Наталия Бурцева, исполнительный директор компании «1С-КПД», отметила: «Организация электронных архивов финансовых документов в настоящее время приобретает все больший интерес. Основной потребитель сервиса — финансовая служба, которой уже не достаточно наличие только бухгалтерских учетных систем, обостряется потребность в быстром доступе к оригиналам документов и оперативном контроле их наличия. При работе только с бумажными документами этого достичь невозможно. Появление нашего продукта обосновано растущим интересом и частыми запросами наших заказчиков. Например, в своей деятельности мы давно используем бесшовную интеграцию. Физически это выглядит следующим образом: при формировании первичных документов и договоров в учетной системе автоматически в системе "1С:Документооборот" формируется карточка документа, а на самой печатной форме документа выводится штрих-код. После того, как возвращаются оригиналы документов от заказчиков с подписью и печатями, документы, благодаря использованию типового функционала потоковое сканирование системы документооборота, автоматически распознаются и попадают в соответствующие карточки документов в документооборот. Из учетной системы организован прямой доступ по кнопке для просмотра оригинала документа. Причем сам пользователь, работая в своей основной системе, не покидает ее для просмотра сканов изображений. Модуль позволяет не только хранить оригиналы и иметь к ним быстрый доступ, но и организовать контроль их наличия. Обратный процесс — регистрация в системе входящих финансовых документов от контрагентов — обстоит более сложно. Здесь мы готовы предложить несколько схем реализации, и выбор тут зависит от бюджета заказчика. Например, самый автоматизированный способ — это автоматическое создание карточек документов как в учетной системе, так и в системе "1С:Документооборот" с использованием ABBYY FlexiCapture, с помощью которой можно распознавать реквизиты документов, создавать соответствующие карточки с максимальным заполнением реквизитов документов».
