Efes Rus — территориально распределенная пивоваренная компания, входящая в четверку крупнейших игроков на российском рынке, подразделение международной пивоваренной компании EFES Beer Group, на сегодняшний день включает в себя шесть пивоваренных заводов (в Калуге, Уфе, Казани, Новосибирске, Ульяновске и Владивостоке) и четыре солодовенных комплекса.

В настоящий момент в компании внедрена система управления информационными ресурсами, интегрированная с SAP ERP. Проект был реализован компанией TеrraLink и представлен на февральской конференции “Экосистема ЕСМ” ее директором по развитию бизнеса направления ECM Александром Бейдером.

По его словам, заказчик изначально сделал выбор в пользу максимально стандартного решения от одного вендора — SAP. Это связано с тем, что Efes Rus ориентируется на политику неограниченного роста и необходимость экономии ресурсов. “Приоритетными критериями выбора решения значились масштабирование и возможность интеграции”, — пояснил он.

На данный момент в Efes Rus с использованием концепции ЕСМ (управление корпоративным контентом) созданы единый финансовый центр, единый кадровый центр и реализована организация электронного документооборота с использованием электронной подписи (ЭП). В перспективе — реализация проектов по организации управления договорами и качеством.

Компоненты развернутого ЕСМ-решения

Единый финансовый центр

За 16 лет работы на российском рынке объемы информации, поступающей от контрагентов, стремительно росли, что соответственно влекло расходы Efes Rus на ее обработку. В результате потребовалось создать единый финансовый центр компании для поддержки работы финансовых служб.

В данном проекте компания ставила целью снижение расходов на обработку первичной финансовой документации. Кроме того, требовалось исключить утерю документов, временные издержки на оплату счетов, некачественное обслуживание клиентов, рост кредиторской задолженности, отсутствие централизованного контроля, длительные аудиторские проверки и штрафные санкции, а также неэффективное расходование времени. “Все это происходит, когда мы не умеем управлять документами в параллель с финансово-хозяйственной деятельностью”, — отметил г-н Бейдер.

В результате реализации данного проекта предполагалось повысить эффективность работы финансовых подразделений, в том числе за счет возможности повышения эффективности использования рабочего времени сотрудников, ускорения процессов проведения аудиторских проверок. “Все это задачи единого финансового центра. Понятно, что если точка возникновения финансовых документов отделена от точки их обработки, то потребность совместного использования SAP ERP с ЕСМ-системой резко возрастает”, — заметил Александр Бейдер.

По его словам, в первую очередь была решена задача документационного обслуживания системы центра финансовой обработки. “Исторически и у нас, и в мире система SAP ERP внедряется первой, и это разумно, потому что она позволяет обеспечить хранение всего бизнес-контента, и здесь мы достигли существенных показателей. В месяц обрабатывается 80 тыс. комплектов документов, каждый документ сканируется и архивируется с привязкой к соответствующей записи. Привязка идет автоматически с использованием штрихкода. Для этого в SAP есть соответствующие протоколы. В результате достигнуто сокращение времени на обработку. По записи можно перейти к конкретному документу. На 10% сократилось число сотрудников, вовлеченных в обработку первичной финансовой документации. И очень важно, что радикально сократилось время прохождения аудиторских проверок. Теперь можно мгновенно найти и показать проверяющему лицу документ, при необходимости распечатать с надписью “копия верна»”, — рассказал он.

В результате была создана единая система регистрации, ввода и обработки первичных учетных документов, что также позволило сократить время и затраты на подготовку новых и переподготовку существующих сотрудников.

Архив персональных документов

Архив персональной документации был интегрирован с ситемой SAP, поскольку единый кадровый центр обслуживания выполняет работу для всех подразделений компании. “Понятно, что обслуживать систему, находящуюся в разных городах, в разных часовых поясах без единой поддержки невозможно. Инспектор отдела кадров всегда может видеть трудовой договор, контакты, свидетельства любого сотрудника, что, безусловно, повышает качество работы кадровой службы”, — пояснил г-н Бейдер.

Межкорпоративный электронный документооборот

Проект предусматривал электронный обмен финансовыми документами с ключевыми клиентами; сокращение объема бумажных документов, времени и затрат на подготовку, отправку, получение и хранение первичных бухгалтерских документов; возможность формирования электронной финансовой отчетности; минимизацию рисков утери документов, а также создание единого корпоративного архива финансово-хозяйственных документов на платформе SAP Document Access by OpenText.

“Мы в TerraLink разработали систему поддержки межкорпоративного обмена документами, которая, в частности, обеспечивает обмен счетами-фактурами в соответствии с действующим законодательством. Система обмена электронными документами полностью интегрирована с SAP ERP, отсюда она получает данные и передает их оператору ЭДО, используя ЭП. Хочу подчеркнуть, что наша система поддерживает взаимодействие сразу с несколькими операторами, — сообщил Александр Бейдер. — Это в каком-то смысле является надстройкой, в SAP ничего подобного нет. Система является уникальной на рынке, в ней реализована поддержка корпоративного архива документов на платформе SAP Access. Это единый корпоративный архив документов, привязанный к бизнес-контексту SAP, который доступен и для других приложений”.

Планы на будущее

По словам г-на Бейдера, в дальнейшем планируется развивать внедренное решение — подключать всех контрагентов Efes Rus, новых операторов ЭДО, обеспечить обмен структурированными данными (EDI). Также в перспективе Efes Rus планирует реализацию проекта поддержки производственных процессов, в первую очередь производственных документов, в системе управления качеством.