ЗАО “Метробанк” было создано в 1993 г. и вот уже более двадцати лет оказывает банковские и финансовые услуги юридическим и физическим лицам. Активизация деятельности на российском финансовом рынке и расширение спектра услуг потребовали модернизации системы управления информацией в банке.

С сентября 2012 г. в компании действует система электронного документооборота “1С:Документооборот”. Проект был реализован компанией “1С-КПД” и представлен на февральской конференции “Экосистема ЕСМ” ведущим специалистом по документообороту Метробанка Ольгой Нечаевой.

Предпосылки перехода на электронный документооборот

По словам г-жи Нечаевой, до внедрения системы регистрация входящих и исходящих документов велась в бумажных журналах регистрации. Из-за отсутствия регистрационных форм для других видов документов, сложного и длительного процесса согласования, слабого контроля исполнительской дисциплины документы часто терялись. Требовалось оптимизировать процессы подготовки, согласования и утверждения документов, сократить бумажный документооборот, создать единое хранилище документов, обеспечить быстрый их поиск, внедрить систему контроля исполнительской дисциплины, запустить мониторинг трудозатрат персонала на работу с документами, исключить случаи их утери, создать библиотеки нормативной документации, повысить прозрачность бизнес-процессов, связанных с подготовкой, согласованием и утверждением документов.

Функциональные возможности и минимальная адаптация типового решения “1С:Документооборот” под потребности банка позволили автоматизировать систему регистрации документов, ввести ручной и автоматический старт задач, а также наладить учет проектов и мероприятий. “Открытый код и гибкие настройки программы, дружественный интерфейс, поддержка электронной подписи, наличие в банке других программных продуктов на платформе “1С”, соответствие требованиям безопасности и конфиденциальности полностью отвечали поставленным задачам. Кроме того, система постоянно совершенствуется, расширяется её функциональность”, — рассказала г-жа Нечаева.

Реализация проекта

По ее словам, проект стартовал в сентябре 2012 г., а уже в октябре прошла опытная эксплуатация: “Подготовительный этап занял лишь месяц, что говорит о понятных и гибких функциональных возможностях системы”.

На этом этапе были определены требующие автоматизации виды документов, их маршруты, согласующие и утверждающие их лица. “Ознакомление с настроенными в программе справочниками, нумераторами, шаблонами документов и процессов, с определением прав доступа заняло неделю. На согласование разработанного регламента организации документооборота, руководства пользователя, положения об электронной подписи ушло две недели. Такой же срок отвели на обучение сотрудников, которое было организовано в несколько этапов: вначале презентовали программу и ее функциональные возможности, потом провели практические занятия в учебном классе и проверили усвоенный материал посредством электронного тестирования”, — рассказала г-жа Нечаева.

Все документы в системе типизированы, для каждого создан шаблон. Кроме того, может быть настроен весь маршрут его прохождения, включая этап, на котором работа с ним должна завершиться. Программой предусмотрены специальные инструкции, облегчающие знакомство и работу с карточками документов. На основании карточки документа стартует процесс документооборота. Документ идет по заданному маршруту автоматически: согласование, утверждение, исполнение, ознакомление и т. д. В карточке документа можно проследить его историю, все этапы прохождения, их результат. Программа позволяет отслеживать и текущее местонахождение документа. Могут быть настроены комплексные процессы, состоящие из большого количества этапов.

Результаты внедрения

“В системе мы работаем вот уже полтора года и проблем не испытываем”, — отметила г-жа Нечаева.

По ее словам, в результате внедрения системы сократилось число бумажных документов: “От некоторых видов на бумажных носителях мы отказались полностью. Заявления, приказы, распоряжения, служебные записки, заявки оформляются только в электронном виде”.

При этом она отметила сокращение трудозатрат на подготовку, согласование и утверждение документов, а также прозрачность процессов. “В любой момент можно сказать, какой сотрудник, сколько времени, когда и с каким результатом работал с документами. Любой из них можно найти за доли секунды. Была создана электронная библиотека нормативных документов. Ведется контроль исполнительской дисциплины: контролируется исполнение поручений руководства, приказов, распоряжений, протоколов заседаний правления; автоматизирована подготовка ответов на входящие запросы и обращения клиентов, что очень удобно в работе. На официальном сайте банка организована форма обратной связи. Поступившее обращение сразу попадает в систему, где контролируется срок рассмотрения и своевременный ответ клиенту”, — пояснила г-жа Нечаева.

К числу факторов, способствовавших успешному внедрению системы, по ее словам, прежде всего следует отнести поддержку и заинтересованность руководства, вовлеченность сотрудников, регламентацию процессов. Существенную роль сыграли также обучающие мероприятия, горячая линия поддержки пользователей и помощь со стороны команды разработчиков “1С” и внедренческой компании “1С-КПД”.

“Была проблема с применением ЭЦП. Ее действие, как известно, ограничено. Как правило, это один год, и сертификат может быть отозван. То есть по истечении этого срока подпись теряет свою актуальность. В результате документ может быть признан недействительным. Данная проблема должна быть решена таким образом, чтобы система определяла действительность подписи на момент подписания. При покупке системы такой функционал в ней не был реализован. Мы написали письмо, и компания “1С” пообещала решить этот вопрос в новой версии системы”, — рассказала г-жа Нечаева.

Перспективы интеграции

Казалось бы, реализован успешный проект. Чего еще желать? Однако, как выяснилось, в плане интеграции ИС банка все только начинается. “Мы успешно внедрили систему и решили много задач, в том числе проблему исполнительской дисциплины. Механизм налажен четко, но это оказалось не самым важным. Потребовалась возможность другого рода: быстро получать данные, например, о том, какие задачи в течение какого времени решаются определенным сотрудником. Хорошо, что гибкая платформа “1С” позволяет это сделать и быстро представить информацию руководителю. Но система эта пока функционирует самостоятельно, а другие системы, в которых работают наши сотрудники, с ней не интегрированы. У нас широкий спектр учетно-управленческих систем. Ежемесячно в каждой из них формируется какая-то управленческая отчетность. И в современных условиях становится необходимым получать определённый срез данных, в том числе и из них. Нужна общая аналитическая система, которая объединит полный спектр управленческой информации из всех ИС, обеспечит доступ к ней в любой момент времени и желательно в мобильном варианте. Сейчас мы стоим на пороге реализации задачи, решение которой позволит, что называется, получить возможность видеть бизнес как на ладони”, — подытожила г-жа Нечаева.