Автоматизация работы с первичной бухгалтерской документацией в “Роснефти”

“РН-Учет” — крупная специализированная учетная организация с разветвленной сетью обособленных подразделений оказывает услуги ведения бухгалтерского и налогового учета, администрирования финансовых операций для НК “Роснефть” и ее дочерних обществ. Учитывая территориальное распределение компаний, входящих в состав “Роснефти”, требовалось организовать и наладить быстрое эффективное взаимодействие и обмен информацией.

В настоящее время в НК “Роснефть” запущена промышленная эксплуатация BC электронного хранения документов на базе IBM FileNet и осуществляется развитие ее функционала. Проект был реализован компанией “Логика бизнеса” и представлен на февральской конференции “Экосистема ЕСМ” архитектором Артуром Панчояном.

“Первая сложность, с которой сталкивались сотрудники “РН-Учет”, заключалась в том, что изначально вся первичная финансовая документация хранилась либо в бумажном виде, либо в виде сканов на файловой структуре, либо в рамках локальных систем предприятий. То есть весь массив этой информации хранился разрозненно и не был приспособлен для экспедиторских перевозок. В этих условиях получить полную финансовую картину предприятий и сделать единый архив было объективно невозможно. Непросто было своевременно получить всю нужную документацию для бухучета и взаимодействия с контролирующими органами, в том числе для ответов на запросы, связанные с различными проверками. Соответственно стояла задача создать единое пространство, в котором хранились бы все документы с возможностью их извлечения как по одному, так и комплекте по запросу налоговых органов”, — рассказал г-н Панчоян.

Он также пояснил, что организация безопасности информации в “Роснефти” — самое главное. Согласовать что-либо со специалистами, отвечающими за безопасность, можно при условии выполнения всех их требований, главное из которых — сохранность финансовой информации. Учитывая, что документы хранились разрозненно на разных предприятиях и обрабатывались на местах, а также принимая во внимание высокую стоимость организации обработки документов в Москве (большие расходы на рабочую силу), было принято решение перевести центр обслуживания в регионы, что позволяло сэкономить бюджет. Но в то же время требовалась интеграция с системой обработки транзакций. Кроме того, в числе первостепенных задач было сокращение времени для ответа на запросы контролирующих органов.

По словам Артура Панчояна, в рамках проекта было намечено:

• создать единое защищенное информационное пространство для регистрации, обработки и хранения скан-образов первичных финансовых документов “РН-Учет” —так называемый единый электронный архив;
• повысить эффективность ведения учетной функции за счет вывода учета предприятий-заказчиков из столицы в регионы;
• обеспечить сквозную интеграцию единого электронного архива с типовыми учетными системами “РН-Учет” на платформе “1С:Предприятие 8";
• радикально снизить сроки предоставления первичных документов работникам бухгалтерии для осуществления ими операций в учетных системах, уменьшить трудоемкость формирования подборки первичных документов по запросам контролирующих органов;
• перейти на электронный юридически значимый документооборот с ФНС РФ в рамках проведения мероприятий налогового контроля и регулярного взаимодействия с налоговыми органами.

Проект был инициирован в конце 2011 г. А в III квартале 2013 г. прошла опытно-промышленная эксплуатация электронного хранилища, размещенного на базе филиала “РН-Учет” в Самаре. Всего развернуто 12 точек сканирования и передачи документов по каналам связи. На базе Самарского филиала уже централизован учет 30 региональных предприятий-заказчиков. Система автоматически распознает порядка 15 документов.

“В результате проекта удалось радикально снизить риски потери документов, главным образом потому, что существенно снизился объем “бумаги”, — отметил г-н Панчоян. Также, по его словам, возросли скорость поиска документов и уровень релевантности поисковых запросов благодаря переходу к поиску по большому количеству реквизитов (вплоть до полнотекстового поиска) в электронных архивах. Благодаря организации и использованию единого централизованного архива сократились затраты на содержание электронных документов. Ввиду многократно возросшей скорости движения электронного образа документа между участками учета уменьшилось время поступления документа и его отображения в системе. Сократились расходы на обработку и логистику первичных бухгалтерских документов.

В настоящий момент функционирует единый центр по обработке документов, который находится в Самаре. Другой центр обработки находится в Москве. Для сканирования и распознавания используется программный комплекс ABBYY FlexiCapture, для хранения и обработки документов — IBM FileNet. Благодаря ABBYY FlexiCapture налажен потоковый скоростной ввод, автоматический анализ данных и проверка результатов распознавания типовых документов. В результате сотрудники сразу получают данные в электронном виде, что существенно снижает трудозатраты. Таким образом, территориальное распределение не препятствует быстрой и эффективной обработке и обмену документацией.

“НК “Роснефть” — это большое предприятие, поэтому требовалось также учесть длительность согласования документов. Сроки на внедрение и отладку были жесткими, но за четыре месяца мы это сделали. Решение на базе IBM FileNet до этого было внедрено в большом количестве предприятий, в том числе в нефтянке, что позволило реализовать первый этап в срок, — рассказал г-н Панчоян. — После заказчиком были высказаны определенные пожелания по развитию этой системы. Наше решение апробировано на многих предприятиях, и его функциональность заложена в настройках, т. е. работу системы всегда можно организовать так, как требуется”.

Сейчас, по его словам, система находится в промышленной эксплуатации. Постепенно включаются базы, которые обслуживают различные предприятия “Роснефти”. “Заказчик добавляет новые требования, а значит, проект развивается. Недавно осуществили интеграцию электронного архива с типовыми учетными системами “РН-Учет” на платформе “1С”. В планах — переход на электронный документооборот с ФНС. Кроме того, в эксплуатацию запущено решение, которое еще до обработки позволяет контролировать взаимоотношения с контрагентами: до учета документов стало возможным увидеть, произведена ли оплата, выполнена ли работа и т. д. Соответственно руководство получает информацию о финансовом состоянии гораздо быстрее, чем раньше. Сегодня продолжаются работы по централизации учетной функции с функционалом системы электронного хранилища данных еще для 34 предприятий группы “Роснефть”, включая “РН-Транс” и “РН-Информ” — дочерние общества с филиальной структурой”, — сообщил г-н Панчоян.