“Э.ОН Россия” интегрировала потоковый ввод документов в ERP-систему

ОАО “Э.ОН Россия” — наиболее эффективная в секторе тепловой генерации компания, которая работает на рынке с 2005 г. и управляет пятью электростанциями в разных регионах страны общей мощностью 10 345 МВт. Основной вид деятельности — производство и продажа электрической и тепловой энергии. Контрольный пакет “Э.ОН России” принадлежит международному энергетическому концерну E.ON SE — крупному иностранному инвестору, осуществляющему свою деятельность в тридцати с лишним странах мира.

Компания имеет разветвленную сеть филиалов и оперирует большим количеством финансовых документов, требующих своевременного и быстрого учета и оперативного доступа к ним.

По словам Кирилла Алифанова, директора по бизнес-процессам и информационным технологиям “Э.ОН России”, компания искала надежное и легко масштабируемое решение для ввода документов. “После анализа рынка мы остановили свой выбор на продукте ABBYY FlexiCapture, который отвечал нашим требованиям и показал самую высокую точность распознавания данных. Важную роль в таком выборе сыграло то, что в энергетическом секторе уже есть успешные проекты с использованием решений ABBYY. Кроме того, данное решение в сравнении с другими оказалось выгодным экономически, позволяющим оптимизировать наши бизнес-процессы”.

Проект был реализован партнером ABBYY компанией CORRECT (ООО “ТКсэт”). “При выборе исполнителя мы учитывали его практический опыт и гарантии настройки процесса распознавания с требуемой точностью. Принимался во внимание и его опыт в области аутсорсинговых процессов проверки документов”, — пояснил г-н Алифанов.

Работа проходила в несколько этапов: выбор решения и технологий, референс-визиты (III кв. 2012 г.); пилотный проект по обработке актов выполненных работ на Шатурской ГРЭС (IV кв. 2012 г.); разработка проекта и его согласование с бизнес-заказчиком (I—II кв. 2013 г.); внедрение системы (III—IV кв. 2013 г.); поддержка и развитие системы (с 2014 г.)

Со стороны CORRECT в проекте была задействована одна команда разработки, включающая четырех разработчиков, двух инженеров и двух тестировщиков, а также службу поддержки. “Э.ОН Россия” привлекла свои ИТ-подразделения и бухгалтерию — шестнадцать человек в Москве и четырнадцать в филиалах. “Необходимо отметить, что проект велся бухгалтерией, то есть именно бизнес-подразделением. ИТ-отдел выполнял функции консультанта по выбору решения, интеграции и оптимизации бизнес-процессов. Изменениями в регламентной базе занималась бухгалтерия”, — сообщил г-н Алифанов.

Особенности решения

ABBYY FlexiCapture представляет собой ПО для потокового ввода данных, которое автоматически извлекает информацию из бумажных документов и сохраняет ее в информационной системе предприятия. Это единый центр потокового ввода данных, позволяющий обрабатывать структурированные документы (с жестким шаблоном — анкеты, бланки, страховые формы, запросы на выплату медицинской страховки), слабоструктурированные документы (с гибким шаблоном — счета, заказы на покупку, транспортные накладные) и неструктурированные документы (письма, контракты, статьи, финансовые документы т. п.).

Процесс внедрения решения состоял из нескольких этапов. Сначала устанавливалась система и настраивались гибкие шаблоны для обработки документов с учётом того, что каждый их вид должен быть настроен индивидуально под нужды заказчика.

После настроек и создания шаблонов документы всех типов могут обрабатываться в одном потоке. Стандартные этапы обработки документов включают импорт изображений из различных источников, распознавание, верификацию (сверку или проверку данных) и экспорт полученных данных в информационную систему. Гибкий шаблон настраивается в редакторе форм ABBYY FlexiLayout Studio, жесткий — в ABBYY FlexiCapture.

Результаты внедрения

До внедрения данного решения поступавшие первичные бухгалтерские документы в филиалах передавались кураторами договоров в бухгалтерию для ввода данных в ERP-систему Microsoft Dynamics AX 2009, которая использовалась для автоматизации практически всех бизнес-процессов. “Это централизованная система, расположенная в Москве, и в ней работают 2 тыс. пользователей, применяя терминальный доступ. Куратор договора при оформлении закупок товаров и услуг собирает полный комплект финансовых документов, включающий служебные записки, депозитные сделки, справки по валютным операциям, и передаёт их бухгалтеру. В случае некорректного оформления документы возвращаются на доработку. Если всё оформлено правильно, бухгалтер в порядке очереди берёт комплект бумажных документов из стопки и вносит информацию в объект “Закупка” в Dynamics AX. Сам бумажный документ передается в архив на хранение. Однако ошибки в документе могут быть найдены и на этапе ввода в систему. В этом случае бухгалтер пишет письмо куратору договоров. Тот, в свою очередь, переделывает комплект документов, и цикл повторяется. Таким образом, первоначальный процесс автоматизации предполагал заваленные бумагами столы, движение бумажных документов, множество ошибок при оформлении и вынужденное их переоформление”, — констатировал г-н Алифанов.

По его словам, в реализованном проекте ABBYY FlexiCapture определяет тип документов, извлекая всю необходимую информацию. Применяется пакетное распознавание всего комплекта документов: счёт-фактура, товарная накладная и т. п. При этом система сама проверяет комплектность пакета, осуществляя дополнительные проверки (совпадение сумм, наличие печати, подписи и т. д.). Затем загрузчик Dynamics AX осуществляет ряд внутренних проверок — соответствие контрагента справочнику, соответствие данных по договору и пр. Результатом работы является заполненная карточка объекта “Закупка” в Dynamics AX. В случае ошибок оформления система выводит оповещения. По факту введенных данных бухгалтер проводит финальную проверку, производит оплату или иные действия.

После внедрения системы распознавания ABBYY FlexiCapture первоначальный порядок учета и автоматизации документов был изменен. Как рассказал г-н Алифанов, в настоящее время первичные документы сканируются на месте их создания или поступления в организацию — в филиалах, после чего уже в электронном виде передаются в Москву для распознавания на сервере ABBYY FlexiCapture и последующего экспорта в Dynamics AX. После того как эта информация (скан-образ документа и распознанные в нем данные) появляется в ERP-системе, куратор договора (в филиале) производит верификацию данных в Dynamics AX и создает необходимые проводки или прикрепляет скан-образы документов к уже существующим. Оцифрованные таким образом документы помещаются в электронный архив, расположенный в Dynamics AX.

Внедрение системы автоматизированного ввода данных помимо разработки регламентной документации предполагает визуальное ознакомление с каждым видом документа, который должен быть учтен. “В ходе проекта мы руководствовались первичным техническим заданием, которое составлялось заказчиком, после чего совместно с разработчиками нашей компании дополнялось частными ТЗ по модулям проекта и информацией по всем видам данных, используемых в документообороте заказчика, и соответственно дорабатывалось. Было обработано около тысячи образцов каждого вида документа”, — рассказал Константин Овчинников, технический директор CORRECT.

Среди особенностей проекта г-н Алифанов выделил необходимость построения инфраструктуры по сканированию документов с авторизацией по картам доступа и режимом сканирования One click, потребность в корректировке архитектуры обработки документов, в создании перечня полей для распознавания и последующей доработки в Dynamics AX и в поэтапном запуске в опытно-промышленную эксплуатацию готового функционала, который должен быть связан с функционалом, находящимся на этапе разработки и внедрения.

“Обнаружилось, что далеко не на всех документах присутствуют “обязательные” данные. Например, на некоторых указан только номер договора, к которому он прилагается, но нет даты. Разнообразие форматов записи данных (дат, сумм) на документах вызвало необходимость разрабатывать программные модули, преобразующие эти данные в тип, понятный системе заказчика. Регулярно появлялись новые виды форм документов, под которые необходимо дорабатывать гибкое описание. Определенные сложности возникали, когда учету в уже настроенной системе подлежит определенный пакет, в котором один из документов не распознается (или распознается с ошибками). Естественно, на этапе верификации этому моменту нужно уделять особое внимание, чтобы, во-первых, ввести в систему верные данные, а во-вторых, передать информацию об ошибке в отдел поддержки для доработки программного модуля”, — добавил г-н Овчинников.

“По результатам пилотного проекта по обработке актов выполненных работ на Шатурской ГРЭС специалисты энергокомпании остались довольны точностью распознавания и качеством интеграции решения с используемой ERP-системой Microsoft Dynamics AX 2009, поэтому было решено внедрять ABBYY FlexiCapture силами компании CORRECT и в других структурных единицах и филиалах”, — рассказал г-н Алифанов.

По его словам, любой проект требует серьезного изменения бизнес-процессов, особенно когда задействовано более пятисот кураторов договоров и около сотни сотрудников бухгалтерии. “И хотя в данном случае система была призвана решить стандартный набор задач, в первую очередь организационного характера, проект имел довольно много технических новелл, связанных как с интеграцией нескольких различных платформ, так и с первым опытом размещения рабочей среды в арендуемом частном облаке”, — отметил г-н Алифанов.

“Нововведения, связанные с автоматизацией, коснулись кураторов договоров, которые теперь занимаются сканированием, выявлением ошибок и неточностей, соблюдением комплектности пакетов документов, а также бухгалтеров, с которых снята часть обязанностей по обработке информации и возложена обязанность по контролю поступающих от кураторов заказов”, — уточнил г-н Овчинников.

Говоря о накопленном опыте по внедрению проекта, г-н Алифанов отметил, что преодолеть скептический настрой пользователей и добиться высококачественного распознавания документов с большим количеством неструктурированной информации невозможно в принципе. “Наш опыт показал, что в ходе реализации подобных проектов высокой степени сложности следует иметь в виду необходимость существенных организационных изменений внутри компании. Нужно учитывать возникающие технические сложности, такие как настройка и интеграция облачной инфраструктуры с существующей и отладка распределенной системы получения скан-образов документов по каналам связи”.

На сегодняшний день в системе работают все подразделения “Э.ОН России”. “Функционирует семь файл-серверов для временного хранения сканов документов в филиалах, два арендованных и предоставленных в виде приватного облака сервера распознавания ABBYY FlexiCapture, восемь серверов приложений Dynamics AX и два сервера СУБД”, — сообщил г-н Алифанов.

По его словам, внедренное решение позволило охватить весь масштаб бизнес-процессов предприятия и организовать управление электронными финансовыми документами. “Пока планируется использовать систему в текущем виде, но позже могут потребоваться доработки в соответствии с запросами от подразделений”, — отметил он.

Вопросами эксплуатации и развития программно-аппаратного комплекса, реализующего ERP-решение в компании, в настоящий момент занимается порядка 25 человек, начиная от первой линии поддержки по филиалам и заканчивая обслуживанием централизованной аппаратной части. “Имеются, конечно, и внешние контракты. Выделить же в этом объеме часть, которая относилась бы непосредственно к подсистеме сканирования и распознавания первичных документов, особенно в натуральном выражении, довольно затруднительно. В денежном же выражении объем затрат на сопровождение увеличился в пределах 3—5% от общего бюджета эксплуатации системы”, — уточняет г-н Алифанов. Однако, это увеличение на несколько порядков меньше совокупной стоимости проект. По его словам, проект окупил себя фактически за год.