Казалось бы, организация внутреннего электронного документооборота при сегодняшнем многообразии СЭД не должна вызывать особых затруднений. Тем не менее вопрос автоматизации данного участка работы с документами не теряет своей актуальности, потому что ставит предприятие перед непростыми вопросами выбора оптимальной системы, ее внедрения, преодоления сопротивления персонала, минимизации затрат и т. д. О том, как эти вопросы решались в ЗАО “Управляющая компания “Висма»”, одном из ведущих поставщиков бутилированных вод на российском рынке, рассказала директор по персоналу этого предприятия Дарья Шмакова.

Необходимость внедрения СЭД в УК “Висма” была связана с накопившимися проблемами бумажного документооборота: длительным согласованием документов, неконтролируемостью исполнения задач, незнанием специалистами существующих в компании регламентов, нарушениями сроков оплаты финансовых заявок и т. п.

“Весь внутренний документооборот велся на бумаге, и основной проблемой было договориться и согласовать. Из-за задержек с оплатой счетов и предоставлением прав доступа к ИТ-ресурсам компании нередко шли долгие разбирательства”, — отметила г-жа Шмакова.

По её словам, при выборе СЭД остановились на системе “1С:Документооборот”, потому что на предприятии уже использовали решения этого разработчика: “У нас есть специалисты, имеющие опыт работы с продуктами “1С”. Данное обстоятельство сводит к минимуму и риск интеграции СЭД с действующими информационными системами. К тому же не пришлось тратиться на лицензии”.

Внедрение было реализовано в основном силами специалистов “Висмы”, рассказала она. Первоначально был назначен исполнитель, отвечающий за реализацию проекта внедрения, определены приоритетные задачи, последовательность их решения в системе, а также организация и проведение обучения сотрудников.

Первый этап внедрения системы предусматривал автоматизацию договоров и финансовых заявок на расход денежных средств, предоставление доступа к ИТ-ресурсам, подключение оборудования, организацию рабочих мест новых сотрудников, согласование бонусных ведомостей.

Были утверждены основные типы договоров компании, проработаны маршруты и сроки их согласования, после чего началась опытно-промышленная эксплуатация. Все сотрудники в обязательном порядке должны были согласовывать договора через систему, хотя в течение одной недели пришлось выполнять двойную работу — вести договора и заявки вручную и в системе документооборота.

На втором этапе в систему были перенесены регламентационные документы и настроены категории сотрудников, которые должны быть ознакомлены с ними в соответствии со своими должностными обязанностями. “Кроме того, система определяет по фамилии сотрудника, к какой категории он относится и соответственно какие документы на него распространяются, с какими из них и когда он был ознакомлен. Если ввести название документа, то можно видеть, кто должен был быть ознакомлен с регламентами и кто ознакомлен фактически”, — пояснила г-жа Шмакова.

Работа в системе предусматривает введение логина и пароля, которые, по сути, равносильны простой подписи пользователя, согласовавшего документ. Порядок использования ЭП и ответственность пользователя утверждены внутренним распорядительным документом.

Внедряя СЭД, компании нередко сталкиваются с неприятием персонала новых принципов организации их работы. И данный случай не был исключением. “По окончании опытно-промышленной эксплуатации столкнулись с сопротивлением коллег. Мало того, что люди не хотели каких-либо изменений, оказалось, что для подписания нужного документа им проще было обежать все кабинеты, собирая подписи, чем зайти в систему, выбрать тип документа и отправить по определённому маршруту согласования. Одни не хотели менять привычный уклад и способ решения каждодневных задач. Другие понимали, что через систему их могут контролировать: загруженностью, как раньше, уже не прикрыться — в системе виден список задач каждого сотрудника. Но спустя две-три недели персонал понемногу освоился, процесс наладился”, — рассказала г-жа Шмакова.

Для этого, по ее словам, несмотря на разработанные инструкции и проведение общего обучения, основной функционал системы отрабатывали с каждым пользователем в индивидуальном порядке. Проблема несоблюдения сроков исполнения документов ввиду командировок, когда нет доступа к СЭД, также была решена. Система предусматривает перенесение срока исполнения задачи. Инициировавший ее сотрудник видит информацию о продлении срока и при необходимости переадресует задачу другому специалисту.

Убедившись, что внедренная система позволяет эффективно исполнять и контролировать бизнес-процессы, руководство предприятия стало практиковать решение иных нестандартных задач посредством системы, понимая, что с её помощью их можно решить быстро и в срок.

При этом г-жа Шмакова прокомментировала: “Как в любом проекте, ничего бы мы не преодолели, если бы не поддержка генерального директора, который понимал, что внедрение СЭД — дело нужное. Более того, он не только поддерживал, но и подавал личный пример. Если первое лицо исполняет все требования — остальные на него равняются. Благодаря этому проект и был реализован”.

А во избежание халатного отношения к делу было издано распоряжение о штрафных санкциях за несоблюдение сроков, невыполнение задач, неисполнение регламентов и согласование документов в обход системы документооборота. Отчет о нарушении сроков формировался ежемесячно: “Первое время люди сопротивлялись, потом начинали понимать, что допустили халатность. Сейчас таких случаев стало меньше”.

В настоящее время не только управляющая компания, но и пять торговых домов перешли на систему электронного документооборота. Подключены к ней и офисы других городов.

“В дальнейшем через систему решили настроить претензионную работу. Раньше сложности с рассмотрением претензий от клиентов возникали потому, что не удавалось рассмотреть их в срок. Оформленная на бумаге, претензия долго пересылалась почтой. Бывало, что завод не получал вовремя какие-то документы. Реализация этой задачи уже продумана, и маршрут прохождения документов согласован. Планируем внедрить и мобильный доступ в систему”, — резюмировала г-жа Шмакова.