Сейчас, когда предприятия ощущают потребность в эффективном управлении всем массивом документов и информации, находящимся в оперативной деятельности, большое внимание уделяется вопросам надежной организации как временного, так и долгосрочного хранения электронных документов, а при необходимости — и их дальнейшей передачи в государственный архив. Видение решения этих задач представлено в рекомендациях, разработанных Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). О специфике данных проектов и общей проблематике хранения электронных документов корреспонденту PC Week/RE Ольге Звонаревой рассказал директор ВНИИДАД доктор исторических наук, профессор Михаил Ларин.
PC Week: В чем, на ваш взгляд, заключается проблема отношения к электронному документу?
Михаил Ларин: Главная проблема в том, что до сих пор нет однозначного понимания, что такое электронный документ. Каждый специалист на этот вопрос ответит по-своему. Как в анекдоте: два юриста — три мнения. Определение электронного документа дано в законе “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”, но им невозможно пользоваться в практической деятельности. В законе указано, что электронный документ приспособлен к обработке на компьютере и передаче по каналам коммуникации. Но этого недостаточно, поскольку не решены главные вопросы, касающиеся идентификации, аутентификации и юридической силы электронного документа.
PC Week: Однако и в опубликованном недавно терминологическом словаре, и в новом государственном стандарте понятие электронного документа не отражает названных вами вопросов.
М. Л.: Надо понимать, что в этих документах зафиксировано сегодняшнее понимание вопроса. Мы не забегаем вперед и не можем оторваться от действующей нормативной базы, от законов. В какой-то мере мы пытаемся внести терминологические новации. Однако без изменения в законе мы не можем оперировать новым определением электронного документа и трактовать его как-то иначе. Нам всегда об этом напомнят. Тем не менее и в государственном стандарте, и в словаре мы предложили несколько иное понятие.
PC Week: Не так давно на сайте Росархива были опубликованы рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных документов для государственных и муниципальных архивов, а также для архивов предприятий. В чем специфика этого проекта?
М. Л.: Сразу уточню, что документы эти разработаны впервые. Аналогов ни у нас в стране, ни за рубежом на сегодня не существует. Поэтому говорить о том, что это завершенные и идеальные документы, даже у меня, разработчика, язык не повернется. Эти рекомендации мы можем рассматривать как первый шаг на длинном и тернистом пути.
Сложность в том, что каждый этап жизненного цикла документа требует своего инструментария и соответственно регулируется разными правилами. Невозможно придумать одно универсальное правило, которое бы позволяло обеспечить сквозную систему работы с документами. В бумажном делопроизводстве всё уже отработано. А вот когда речь идет об электронных документах — возникает вопрос. В современных архивах организаций функционирует своя система хранения, но редко где можно увидеть абсолютное взаимодействие между ней и системой делопроизводства. Надо признать, что интегрированная инфраструктура еще не создана. Поэтому мы вынуждены искать разного рода решения. В наших рекомендациях мы предусматриваем два подхода. Первый — это когда решаем вопрос управления электронными документами в рамках единой информационной системы в пределах организации. И второй вариант, когда используются физически обособленные носители информации. Замечу, что такой принцип передачи документов работает не только у нас. Если говорить, например, об использовании дисков для передачи и хранения электронных документов, то и у нас, и за рубежом таких примеров более чем достаточно. Но это вовсе не означает, что мы настаиваем на каком-то определенном типе носителя.
PC Week: Какова современная динамика увеличения количества электронных документов?
М. Л.: Каждый год мы проводим мониторинг объемов документооборота федеральных органов исполнительной власти. Так вот, по имеющимся данным, на сегодня лишь 5% документов, да и то с большой натяжкой, можно назвать электронными. И мы еще не знаем, какая их часть пойдет на постоянное хранение. Хорошо известно, что наиболее важные документы до сих пор составляются на бумаге. Поэтому утверждать что в госархивы, которые являются хранилищами для документов государственных организаций, нахлынули толпы желающих сдать документы в электронном виде, было бы преждевременно. В настоящее время в электронном виде поступают материалы статистического характера. Но если речь идёт о динамике, то надо отметить, что в позапрошлом году был всего 1% электронных документов. Скорее всего, их количество и дальше будет увеличиваться. Поэтому, думаю, мы вовремя занялись разработкой рекомендаций.
PC Week: Согласитесь, ведь документы бумажный и электронный — это две разные сущности. И применение к электронным документам “бумажного” подхода не всегда оправдывает себя.
М. Л.: В большинстве случаев в организациях сегодня функционирует два идентичных массива документов — бумажный, который является основным, и электронный, дублирующий его. Думаю, сохранять надо какой-то один массив. И не обязательно бумажный. Хотя я понимаю, что многие архивисты со мной не согласятся и будут требовать оставить бумажный документ. Уверен, что пришло время инноваций, должен начаться какой-то технологический сдвиг. Если мы переходим на новые технологии, нужна экономия, нужны позитивные изменения. И самое простое, с чего можно начать — надо отказаться от одновременного дублирующего ведения и бумажного, и электронного массива документов.
Что касается нашего подхода, считаю, что мы должны говорить об электронных документах, которые не имеют бумажного аналога.
PC Week: В рекомендациях приведено понятие контейнера электронного документа. Что он собой представляет?
М. Л.: Это понятие возникло совсем недавно. Существует проект стандарта международной организации по стандартизации ISO/IEC CD 21320-1, в котором это понятие зафиксировано как электронное дело в виде zip-архива и содержатся требования к нему. В нашем случае “контейнер электронного документа” может включать в себя файл оригинала документа в том формате, в котором он был создан. Плюс его визуальное отображение в формате PDF для того, чтобы в перспективе организовать его использование в читальном зале. Можно сказать, что данное понятие уже устоялось, а вот его содержание может быть разным.
PC Week: Есть ли практический опыт применения контейнера?
М. Л.: Практический опыт нарабатывается в рамках пилотного проекта Минкомсвязи по оптимизации межведомственного электронного документооборота. Сегодня в проекте участвуют несколько федеральных органов государственной власти. В данном пилотном проекте тоже фигурирует понятие “контейнер”, которое мы использовали в своих рекомендациях, как и другие наработки пилотного проекта Минкомсвязи.
PC Week: Насколько, по вашему мнению, архивная отрасль готова к полномасштабной работе с электронными документами? В чем основные трудности перехода на электронный формат хранения?
М. Л.: Говоря о проблеме долгосрочного хранения электронных документов в целом, следует заметить, что она существует не только у нас, но во всем мире. Все мы хотим, чтобы была изобретена такая технология и такие носители, которые позволили бы хранить информацию вечно. А пока приходится приспосабливаться к существующим технологиям, использовать их в работе и решать задачи по мере появления объективной возможности. Нам никто не простит, если внедренная технология не даст нужного эффекта и не позволит качественно хранить документацию. Поэтому мы понимаем, что нужно и развиваться, и применять новые технологии, но с другой стороны, важно осознавать, что мы ответственны за сохранение по сути бесценного документального наследия.
Что касается наших архивов и их оснащенности, то они готовы работать с электронными документами. Говорю об этом с уверенностью, потому что все последние годы информатизация является ключевой задачей развития архивной отрасли. И положение в архивах я считаю очень даже неплохим: их техническая оснащенность находится на высоком уровне. Причем это касается и федеральных, и региональных архивов. Существует автоматизированный комплекс “Архивный фонд” — информационная система, которая применяется в архивах разного уровня, формирует учет, отчетность, содержит все необходимые для этой работы функции. Есть центральный фондовый каталог — информация обо всех архивных фондах в единой базе данных. Идет оцифровка архивных описей, другого научно-справочного аппарата и собственно документов во всех архивах. Я уже не говорю о конкретных тематических БД. То есть информационная инфраструктура российских архивов развернута основательно. Поэтому специалисты, работающие в архивах, имеют необходимый опыт, не боятся нововведений, и прием на хранение электронных документов они освоят. Тем более что есть архивы, которые уже имеют в своих фондах цифровую информацию, к примеру Российский государственный архив кинофотодокументов в Красногорске. В Российском государственном архиве научно-технической документации хранится значительный фонд на специальных дисках. Даже не знаю, кто еще может похвастаться таким серьезным сквозным видением проблемы в масштабе отрасли.
PC Week: Что можно сказать о нынешнем уровне подготовки кадров в архивах?
М. Л.: Проблема подготовки кадров существует. Сейчас мы думаем о создании центра хранения электронных документов — чтобы на его основе не только научиться вырабатывать архивную политику и технологии, но и научить архивистов работать с электронным документом. К сожалению, при том, что с каждым днем информационные технологии занимают все больше места в работе архивиста, кадры в архивах в основном гуманитарного профиля. Для того чтобы принять на работу специалистов информационного направления, возможностей практически нет. Тут нужны и другие деньги, и иная организация структуры архивов.
PC Week: Говоря об электронном формате, что сегодня представляет собой единица хранения?
М. Л.: В одних случаях это может быть контейнер, в других — сам электронный документ может стать такой единицей.
PC Week: В чем с точки зрения архивиста заключаются преимущества и недостатки современных информационных технологий?
М. Л.: Главную проблему вижу в том, что информационные технологии мы применяем как замещающие, то есть берем технологию обработки документа на бумажной основе и с помощью ИТ пытаемся воспроизвести ее в электронном формате. Какие преимущества мы получаем от внедрения СЭД в данном случае? Да, документ циркулирует быстрее. Но трудоёмкость никак не меняется. Я считаю, что применение ИТ должно идти рука об руку с изменением системы управления. У нас есть тезис, что делопроизводство — это отражение сложившейся системы управления. Каково управление, таково и делопроизводство. Информационные технологии должны помочь нам перейти и к упрощенным формам документов, к использованию электронных записей. Надо постараться изменить наш традиционный делопроизводственный подход к организации работы с документами. Электронный документооборот позволяет извлечь реальные выгоды и преимущества, которые сегодня мы почему-то в полной мере не реализуем. Безусловно, мы накапливаем опыт и стоим на пороге реформ. Но для успеха этих реформ необходимо, чтобы к нам пришли молодые креативные люди, которые не только воспримут наш традиционный опыт, но и дополнят его новыми знаниями, сформируют новую ментальность, ориентированную на развитие современных методов управления документами.
PCWeek: Решение каких задач в архивной отрасли вы считаете важными в ближайшей перспективе?
М. Л.: В этом году мы планируем заняться разработкой функциональных требований к информационным системам архивов. В перспективе — исследование проблем, связанных с базами данных, а именно: являются ли они объектом архивного хранения? На этот вопрос мы пока не имеем ответа. Не проработан вопрос, касающийся мультимедийной информации. Кроме того, в настоящее время, судя по поступающим запросам, возросла потребность в методическом обеспечении работы с технической документацией. Но самое главное — сосредоточиться на реализации пилотного проекта межведомственного обмена документами, который осуществляет Минкомсвязи. При этом получим основательный фактический материал, новые научные знания. В последующем, я думаю, все наши работы будут вращаться вокруг содержания данного проекта с тем, чтобы своевременно формировать научно-методическое обеспечение организации оптимальных процессов электронного документооборота и хранения электронных документов в наших архивах.
PC Week: Спасибо за беседу.
