Даже многие специалисты в области систем электронного документооборота (СЭД) и управления корпоративным контентом (ЕСМ) до сих пор считают фирму “1С” новичком на рынке СЭД/ECM. Однако такое представление неверно. На самом деле как раз “1С” стояла у истоков зарождения этого направления в начале 1990-х со своим продуктом “1С:Документооборот”. Но потом данная тематика действительно отошла (хотя работы в этом плане и продолжались) на второй план бизнеса компании, уступив место автоматизации управленческих и учетных задач. Затем, в конце прошлого десятилетия, фирма вернулась на рынок с решением “1С:Документооборот 8”, реализованным на платформе “1С:Предприятие 8”.

Отметим, что в сфере ИС наблюдается отчетливая тенденция сближения ранее существовавших практически полностью независимо друг от друга средств ERP и ECM с целью создания единой системы управления предприятием. И “1С” выступает сегодня одним из пионеров воплощения такой концепции.

Тезисно о реализуемой компанией концепции интеграции ERP и ЕСМ руководитель отдела разработки программ документооборота фирмы “1С” Александр Безбородов рассказал на февральской конференции “Экосистема ECM”. Более детально своими соображениями о ситуации в области СЭД/ЕСМ он поделился с обозревателем PC Week/RE Андреем Колесовым.

PC Week: Идея использования технологической платформы, изначально заточенной под ERP-задачи (речь идет об “1С:Предприятии”), для реализации прикладного СЭД-решения была воспринята не очень однозначно даже среди приверженцев вашего ПО, не говоря уже о независимом экспертном сообществе. Что показал опыт: насколько этот ход оказался удачным?

Александр Безбородов: Да, это было несколько неожиданное для многих решение, у нас тоже были некоторые сомнения. Но мы изначально понимали, что плюсы перевешивают минусы, и были уверены, что этот перевес будет только усиливаться. И, похоже, реальность даже превзошла наши ожидания, которые многим поначалу казались слишком смелыми.

Если говорить о задачах класса СЭД, то они довольно сильно пересекаются с ERP-проблематикой, поскольку и там, и там используются, например, механизмы учета объектов управления бизнес-процессами. В то же время на уровне нашей платформы уже давно реализованы такие классические ECM-функции, как, скажем, полнотекстовый поиск. Я уже не говорю о таких общих для любой организации задачах, как описание ее структуры, формирование списка пользователей и ведение других справочников. Объединение разнопрофильных задач на уровне единой платформы, а не просто информационного взаимодействия отдельных приложений, дало очень многое в плане как упрощения интеграции, так и повышения производительности системы.

Но я хотел бы отметить такой важный момент. Да, изначально “1С:Предприятие” было заточено под EPR-задачи: именно на платформенном уровне выполняются многие базовые функции прикладных учетных и управленческих решений. Но актуальность направления ECM так быстро стала понятна всем, что в обновлениях платформы начало появляться всё большее число функций специально для ECM. Короче говоря, последняя версия “1С:Предприятие 8.3” — это уже универсальная система ERP+ECM.

PC Week: Как можно оценить состояние дел в области применения СЭД/ECM в России? Виден ли здесь существенный прогресс? Насколько технологии поспевает за растущими потребностями заказчиков?

А. Б.: Усредненную оценку дать очень сложно: очень большой разброс параметров, что, наверное, говорит о не слишком высоком уровне зрелости рынка. Есть организации, где управление документами поставлено хорошо, а есть и такие, где подобные системы вообще не применяются. Разброс квалификации специалистов на предприятиях также весьма значителен. Можно отметить важную проблему: наша высшая школа явно не успевает за потребностями рынка в плане подготовки современных специалистов в области делопроизводства и управления документами. И если попробовать вычленить ключевые проблемы, связанные с внедрением СЭД, то одна из главных — это как раз кадры. Не хватает людей, которые могли бы сформулировать стратегию развития системы управления документами на предприятии и последовательно претворять ее в жизнь. Об этом говорит анализ опыта наших партнеров (а их много — в разных регионах и в различных отраслях) и наши собственные наблюдения.

Еще мы видим такой парадокс: в целом у заказчиков уже есть устойчивое понимание того, что СЭД — вещь полезная. Но вот в чем именно ее польза и что может реально получить от этого компания, понимают далеко не все. То есть, образно говоря, они уже знают, что эта таблетка лечит, но вот от какой болезни — не всегда. В результате получается, что руководство принимает решение о начале внедрения СЭД, не сформулировав цели и задачи, а просто из соображений моды или того, что “может быть будет толк”. По нашим оценкам, лишь около 20% заказчиков приступают к проектам внедрения, определив целевые задачи, причем до оценки достижения поставленных целей обычно дело не доходит. Остальные начинают задумываться о цели проекта только после его старта или даже вовсе не обременяют себя этим.

PC Week: Есть ли какая-то зависимость уровня понимания СЭД-задач от отрасли, географии, размера компании?

А. Б.: Зависимость есть, но от другой характеристики: насколько сильны на предприятии корни советской школы. Опыт, полученный в те времена в рамках обучения или практической работы, реально помогает пониманию важности правильной организации работы с документами и того, как это можно и нужно делать.

PC Week: Что же делать в условиях столь невысокого уровня понимания роли СЭД заказчикам и поставщикам?

А. Б.: В первую очередь не стоит строить воздушных замков, не ждать, что проблемы решатся сами по себе. Внедренцы должны брать на себя функции методологов, предлагать готовые решения с возможностью их адаптации к особенностям заказчика. А разработчики должны создавать такие программы, которые, с одной стороны, позволили бы реализовать заданные бизнес-процессы, а с другой — могли бы гибко модифицироваться.

Нужно сказать, что на российском рынке СЭД очень много заказных проектов. Недаром многие отечественные СЭД-поставщики выступают и в роли разработчика, и в роли внедренца. Наша фирма согласно своей изначальной бизнес-модели четко разделяет эти функции, отдавая все задачи по реализации проектов партнерам. Но при этом мы берем на себя задачи и по созданию ПО, и по методическому обеспечению своих партнеров и клиентов. В результате в линейки наших продуктов есть не только программные средства, но и солидное издание “Комплект нормативных документов: методика построения делопроизводства и документооборота”. Этой книгой, выпущенной уже во второй редакции, мы гордимся не меньше, чем своими программными разработками, отлично зная, насколько она полезна и заказчикам, и партнерам-внедренцам. То есть мы предлагаем не только тиражное ПО, но и тиражную методику.

PC Week: Лет десять назад роль “драйвера рынка” — во всяком случае, по внешней активности — явно принадлежала СЭД-поставщикам. Они предлагали, как они сами говорили, передовые инновационные средства и при этом сетовали на консерватизм заказчиков и на проблемы с законодательством. Такое впечатление, что сейчас ситуация меняется, и двигателем прогресса всё чаще выступают клиенты, да и регулятор постоянно напоминает о своей прогрессивной роли. Как по вашему, кто сегодня является локомотивом движения вперед?

А. Б.: Вы правы в своем наблюдении: вклад разных категорий участников рынка в его развитие изменился за последние годы. Но выделить кого-то одного в качестве главного локомотива сложно — все вносят свой вклад, причем, опять же, размер “взноса” сильно отличается от компании к компании. Конечно, в стратегическом плане ведущую роль на рынке играет спрос, то есть потребности заказчиков. Другое дело, что в условиях конкуренции разработчики должны прогнозировать развитие этого спроса, вести свои разработки с учетом предстоящих изменений, предлагать на рынке продукты, опережающие потребности сегодняшнего дня.

Тут хотелось бы вернуться к теме заказных и тиражных решений. Разумеется, заказные проекты позволяют лучше учесть специфику компании, подстроится под уже сложившиеся бизнес-процессы. Но в этом есть и обратная сторона: —они зачастую нацелены на решение задач сегодняшнего дня, без учета перспектив развития как бизнеса заказчика, так и технологий. Получается вроде бы отлично подогнанный костюм, ничего лишнего, но без учета возможных изменений фигуры, да и сферы деятельности его владельца.

Тиражный продукт всегда будет иметь набор возможностей “выше среднего”. Имея более низкую стоимость, он может включать перспективные средства, которые сегодня, вполне допустимо, и не нужны заказчику, но понадобятся ему завтра. Мы как разработчики просто обязаны изучать передовой мировой опыт, следить за тенденциями развития рынка, обеспечивать в своих продуктах возможность их реализации. Конкуренция заставляет нас делать то, чего нет у соперников, предлагать наиболее оптимальные решения.

Вклад заказчиков в прогресс рынка в целом и конкретно наших продуктов тоже весьма значителен. В любом деле есть какая-то группа лидеров, которым в силу тех или иных причин нужно больше от ИТ, чем в среднем по рынку. Мы очень внимательно относимся к таким проектам, в том числе пытаясь понять — это просто частные “хотелки” отдельной компании или проявление каких-то более общих потребностей. И мы не спешим сразу тащить какие-то новшества из отдельных проектов в тиражное решение, всегда проводится взвешенный всесторонний анализ.

Вот пример того, насколько разными могут быть роли участников рынка: если в области реализации поддержки мобильных рабочих мест можно опираться на общее понимание тенденций рынка, проецировать на свои решения то, что мы видим в мире, то в вопросах юзабилити, актуальность которой нам давно понятна, мы чувствуем довольно сильное давление непосредственно заказчиков.

PC Week: Какие задачи СЭД/ECМ сегодня можно отнести к разряду “обязательного”, обычного набора, а что сейчас является пока экзотикой, но может стать commodity уже в ближайшем будущем?

А. Б.: Обычным сегодня является, конечно, автоматизация классического делопроизводства: учет входящих-исходящих документов, внутренний документооборот, контроль исполнительской дисциплины и пр. Но вот что интересно: вроде бы такая общая задача, как “входящие-исходящие”, сейчас не является первоочередной с точки зрения приоритетов автоматизации. Еще несколько лет назад многие СЭД-проекты начинались именно с этого участка, а сейчас реализуется вначале внутренний документооборот. Объясняется это очень просто: раньше предприятия думали не о повышении эффективности бизнеса, а о том, чтобы внедрить СЭД как таковую, можно сказать, из соображений моды. А учет “входящих-исходящих” — это понятный, отработанный процесс, его легко автоматизировать. Но реального эффекта это дает немного. Сейчас же начинают именно с того, что дает повышение эффективности деятельности организации, а это связано как раз с внутренним документооборотом.

Если же говорить о новых задачах, то сегодня на первом месте вопросы интеграции СЭД в общую корпоративную систему предприятия. СЭД как автономная, существующая сама по себе система нужна сейчас все меньше и меньше. Еще недавно СЭД воспринималась как некое хранилище документов и набор операций по работе в ними. Что-то вроде эпизодических визитов в канцелярию, чтобы получить, сдать или подписать документ. Сейчас заказчикам нужна единая информационная рабочая среда, в которой бы работали сотрудники. Или можно сказать еще так: если раньше в центре внимания автоматизации были документы, то теперь фокус перенесен на людей. Хотя нужно отметить, что в государственном секторе в силу его специфики и нацеленности на реализацию регламентированных деловых процессов задачи коллективной работы не столь актуальны: там важно оптимизировать процессы, навести порядок в управлении документами.

Конечно, сегодня очень важна поддержка межорганизационного обмена юридически значимыми электронными документами при деловом взаимодействии компаний. Законодательная база для реализации такого режима работы была окончательно сформирована еще два года назад, но с тех пор шел естественный период “раскачки”, а вот буквально в последние месяцы мы видим реальное движение. В настоящее время требование о наличии в системе поддержки такого режима взаимодействия становится практически обязательным, даже если заказчик не имеет в виду использовать его прямо сейчас. Но все понимают, что это понадобится в самом ближайшем будущем.

Если говорить о функционале ECM, то тут надо в первую очередь сказать о средствах поддержки коллективной работы.

PC Week: Спасибо за беседу.