Российское законодательство сегодня, как никогда прежде, соответствует прогрессивным настроениям в деле перехода организаций на работу с помощью современных цифровых технологий и инструментов. Электронный и бумажный документы уравнены в правах, электронная (ЭП) и собственноручная подписи одинаково легитимны, а значит, у предприятий и ведомств появилась возможность снижать затраты и оптимизировать документационные процессы, оперируя электронными документами и цифровой информацией. Однако, учитывая присутствие различных агрегатных состояний документов — бумажных, электронных, электронных копий, сведений и данных, — организации вынуждены применять гибридную схему документоуправления.
В этих условиях естественным является желание государственных и частных структур полностью освободиться от бумажных документов в рабочих и административных процессах при внешнем взаимодействии, а также от бумажного архива, затраты на содержание которого только в течение одного года сопоставимы с внедрением и длительной поддержкой архива электронного. Речь идет прежде всего о ведомствах, чья работа связана с лицензированием, разрешительной деятельностью, контролем исполнения законодательства, а также о коммерческих структурах, которые взаимодействуют с большим количеством физических и юридических лиц, — операторах сотовой связи, управляющих компаниях.
В силу действующих законов отказаться от использования бумажных документов сегодня невозможно. Но организации могут решить более существенную задачу: они в состоянии избавиться от издержек, вызванных обработкой, использованием и хранением бумажных документов.
Делая в этом направлении первый шаг, компании уже сегодня научились обходиться без оригиналов бумажных документов при оптимизации критичных бизнес-процедур — например, при осуществлении централизованного подхода в управлении бухгалтерией. Так, в «Объединенной металлургической компании» (ОМК) создан Объединенный центр обслуживания («ОМК-Аудит»), куда после оцифровки передаются на обработку первичные бухгалтерские документы. Для автоматизации бизнес-процессов их обработки и хранения была внедрена система электронного архива документации (СЭАД) на базе ECM-системы «Саперион». Аналогичные проекты по управлению хранением и обработкой «первички» были реализованы в других промышленных холдингах, в том числе в ТНК-BP, ОАО «СУЭК», в группе «НЛМК».
Казалось бы, перевод текущих и архивных документов в электронный вид является решением проблемы гибридной схемы документооборота. Но заменить критичные документы их электронными копиями и полностью исключить бумагу из оборота и хранения в архивах организации сегодня нельзя. Нормативно не урегулированы вопросы, связанные с передачей и форматами архивного хранения электронных документов, существуют сложности с обеспечением юридической значимости копий документов, даже снабжённых ЭП.
Насколько эти препятствия являются непреодолимыми и существуют ли средства, с помощью которых можно исключить бумажные документы из работы подразделений и отделов, процедур взаимодействия между ними, а также взаимодействия с другими организациями?
Обследование ведомств и юридических лиц помогло сформировать универсальный адаптивный подход к управлению гетерогенной документной средой, учитывающий общие тенденции совершенствования профильного законодательства. Защита инвестиций при построении инфраструктуры «Организации без бумаги» обеспечивается успешной и эффективной стратегией как в переходный период (гибридная схема), так и на перспективу (электронные документы, сведения и данные).
Основной принцип стратегии «Организация без бумаги» заключается в создании масштабируемой вплоть до масштаба всего предприятия «безбумажной зоны». Для входящих бумажных документов создается заслон в виде участков оцифровки: любой внешний бумажный документ обрабатывается и отправляется в архив, при этом все электронные документы и электронные образы хранятся в специализированном хранилище, являющемся частью ИТ-инфраструктуры.
Функционал, реализуемый в рамках такой стратегии, очень широк. Во-первых, автоматизированная первичная обработка документов: извлечение (формирование) и экспорт реквизитов (метаданных) документа, создание электронного образа документа в необходимом формате, подтверждение аутентичности образов ЭП, сохранение и контроль признаков связи электронной копии и бумажного документа. Во-вторых — автоматизация архивного дела: обеспечивается ведение дел, реестров и управление электронными и бумажными документами, подлежащими хранению в привязке к профильным реестрам, контролируемым объектам, субъектам и т. д. В-третьих — электронный архив, который отвечает за хранение электронных образов документов и электронных документов организации и предоставление (через метаданные или полнотекстовый поиск) доступа к ним. В-четвертых — модернизация архивохранилища: работать будет удобнее, если внедрить современные технологии идентификации документов и предоставлять документы по запросу на основе метаданных.
При таком подходе постепенно будет расти доля электронных документов и уменьшаться количество электронных копий. Если организация обеспечит поступление формализованных документов, то специалистам для работы будет достаточно только реквизитов. Еще одним немаловажным свойством подхода является возможность создания, накопления и использования широкого спектра реквизитов (метаданных), выходящего за рамки идентификации документов. Информация о событиях, принятые решения, суммы договоров, заключения экспертов, будучи преобразованными в метаданные, откроют новые возможности для работы организации. Дело в том, что минимальное количество реквизитов обеспечивает потребности традиционного документооборота с помощью информационных систем. Но если дать реквизитам (или метаданным) возможность «играть первую скрипку», планомерно расширяя их присутствие за счет значимых информационных полей, можно последовательно отказаться от использования визуализированных бумажных документов и даже их электронных копий в оперативной работе, оперируя записями в базах данных и принимая решения на их основе.
СПЕЦПРОЕКТ КОМПАНИИ ЭЛАР
