Мобильность сегодня является не просто трендом, а реальной необходимостью, привычным и неотъемлемым атрибутом большинства пользователей. Тенденции современного бизнеса, требующие решения бизнес-задач фактически в режиме нон-стоп, вне зависимости от того, где находится пользователь, способствуют увеличению числа сотрудников, работающих с корпоративной информацией в удаленном режиме. Главным образом это актуально для руководителей подразделений и первых лиц компаний, поэтому соответствующие разработки весьма актуальны. Вариант решения задачи — мобильное приложение «Портфель руководителя», разработанное компанией «Бизнес ИТ» в 2012 г. «Использование нашего решения позволит руководителю всегда быть в курсе дел», — говорит генеральный директор компании-разработчика Юрий Лабушкин. В настоящее время приложение работает только на мобильных устройствах Apple.

Программное обеспечение функционирует совместно с системой электронного документооборота и делопроизводства (СЭД) «Дело-Предприятие» компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). Преимущество решения не только в простоте и удобстве используемого варианта облегченного интерфейса, но и в возможности сосредоточиться на самом документе, а не на делопроизводственных операциях. Реализуя возможность оперативной работы с документами, решение позволяет редактировать, визировать и подписывать документ, применяя электронную подпись. А также оформлять резолюции, проводить поиск среди уже полученной документированной информации. «Портфель руководителя» можно использовать как при подключении к локальной сети или Интернету, так и в автономном режиме.

По словам г-на Лабушкина, программа учитывает специфику руководящей работы с документами и, предоставляя все возможности для рассмотрения, согласования и подписи документов, не содержит ничего лишнего. «Наше приложение позволяет руководителю работать с документами, находясь не только непосредственно на рабочем месте, но и за его пределами: в машине, в командировке, дома и даже в отпуске. Для работы приложения подходят как Wi-Fi-подключения, так и мобильные сети. При отсутствии активных подключений „Портфель руководителя“ дает возможность работать автономно и рассматривать документы независимо от того, есть ли выход в Интернет или нет. Система сохранит изменения на любом этапе работы. Установив соединения с сетью, мобильное приложение автоматически начинает отправку рассмотренных в автономной режиме документов и получение новых».

Используя стационарный компьютер и СЭД «Дело», руководитель может просмотреть наиболее важные документы и дать указания по ним. Остальные можно рассмотреть, находясь, например, в дороге. «Все изменения синхронизированы с сервером, и если на одном из устройств документ рассмотрен, то это отображается и на всех остальных используемых ПК. Благодаря синхронизации с сервером всех подключенных устройств руководитель может работать как на компьютере, так и с планшетом или иным мобильным устройством, что позволяет учитывать предпочтения каждого руководителя», — комментирует г-н Лабушкин.

Мобильное решение предусматривает два режима работы: с помощником и без него. В первом случае помощник работает непосредственно с руководителем — готовит для него проекты резолюций, предварительно рассматривает входящие документы. Для отслеживания работы с документами функционал предлагаемого решения дает возможность установки «Портфеля руководителя» на устройство помощника. Резолюции, оформленные руководителем графическим или голосовым способом, впоследствии также отображаются помощником в системе.

При работе без помощника все документы для ознакомления поступают непосредственно руководителю. Резолюция в рассмотренном документе автоматически отображается в карточке и рассылается всем исполнителям.

Результаты работы с проектами документов, пожелания и комментарии к ним также автоматически фиксируются системой. Руководитель может вносить изменения непосредственно в файл документа: писать текстовые и графические комментарии, ставить штампы и добавлять изображения. Также функционалом предусмотрена возможность печати файлов с планшета и отправки их по e-mail. При необходимости руководитель может вынести инициативное поручение, не относящее к какому-либо документу, и прикрепить файлы из памяти планшета. Поручение будет автоматически зарегистрировано в системе и разослано исполнителям.

Среди клиентов, использующих «Портфель руководителя», — региональные органы исполнительной и законодательной власти, органы местного самоуправления, органы прокуратуры, предприятия нефтегазовой отрасли. Решение уже успешно зарекомендовало себя в правительстве Ростовской области и аппарате Правительства Республики Дагестан, рассказал г-н Лабушкин. По его словам, в ближайшее время готовится большой проект внедрения «Портфеля руководителя» в Республике Северная Осетия-Алания. «Наибольших успехов по внедрению нам удалось достичь в Ростовской области. Благодаря совместной слаженной работе наших специалистов и сотрудников правительства этой области мы далеко продвинулись в организации мобильной работы большого количества руководящего состава. Опыт работы с мобильными решениями для СЭД рассмотрен в ходе практической конференции „Новые тенденции и современные технологии в организации электронного документооборота в органах государственной власти и в бизнесе“, которая проводилась совместно с компанией „ЭОС“ и Правительством Ростовской области 22–23 мая в Ростове-на-Дону».

СПЕЦПРОЕКТ КОМПАНИИ ЭОС