Технологии модернизируются быстрее, чем бизнес-процессы, это факт очевидный. Людям требуется гораздо больше времени, чтобы перестроить свои отношения, чем начать пользоваться какой-то технической новинкой. Мы живем в эпоху, когда практики управления остались еще старыми, опирающимися на корпоративную иерархию, а технологии ушли далеко вперед и позволяют делать вещи, которые раньше казались невозможными.

Вертикальное управление

Реальность сегодняшнего дня такова, что очень многие бизнес-процессы требуют непосредственного участия руководителя чтобы согласовать или утвердить документ, дать поручение и принять работу. С точки зрения теории менеджмента такое вертикальное управление может быть не самый эффективный вариант, есть риск, что ваш генеральный директор и окажется тем самым критическим звеном, от производительности которого зависит эффективность организации. Увы, далеко не все вопросы удается делегировать, как в силу юридических моментов, так и чисто человеческих — иногда просто некому.

Конечно, стратегически правильным подходом было бы пригласить консультантов по управлению, чтобы заняться реинжинирингом бизнес-процессов, устранить «узкие места» и снизить нагрузку на топ-менеджеров, направив потоки документов в другое русло. Но это дело долгое, а работать организации нужно прямо сейчас, не снижая темпа. Как же быть?

На помощь приходят мобильные технологии

Поэтому первое, что нужно сделать в такой ситуации — это обеспечить четкую и бесперебойную работу вашего руководителя, минимизировав время доставки документов и облегчив к ним доступ. Поскольку СЭД часто выполняет роль основной управленческой системы, в которой работает руководитель, логично будет дать мобильный доступ информации в ней, чтобы высокопоставленные пользователи могли в любое время и из любого места выполнять необходимые действия с документами — чтобы ускорить бизнес-процессы в организации.

iEOS — мобильный клиент к СЭД

Рассмотрим, как это работает на примере мобильного клиента iEOS. Это приложение рассчитано как раз на руководителей, которым надо просматривать документы и давать по ним какую-то обратную связь — резолюцию, поручение, согласование или утверждение. Причем часто бывает, что сами резолюции или поручения уже подготовлены помощниками и директору остается только их утвердить (наиболее вероятно) или отказать, отправив на доработку.

То есть, приложение должно быть ориентировано на удобный просмотр документов и связанных с ним поручений и принятие решений, а не на разработку или интенсивное редактирование документов. Планшетный компьютер с такой задачей отлично справляется, это как раз его прямое назначение.

СЭД много, а iEOS один

С помощью iEOS можно работать с документами любой СЭД от компании ЭОС — ДЕЛО, EOS for SharePoint и eDocLib. Такая унификация вполне в духе мобильных технологий: главное — это пользовательский интерфейс, а все, что внутри системы не должно волновать пользователя, включая и работу бэк-офиса. Применительно к СЭД, в роли бэк-офиса выступает канцелярия и сотрудники аппарата руководителя, которые готовят для него документы и проекты резолюций.

Фокус — на текущей деятельности

Простота и лаконичность свойственна мобильным приложениям, все должно быть понятно пользователю интуитивно, без долгого обучения. Так что, воспроизводить в одном мобильном клиенте все функции СЭД, наверное, было бы плохой идеей — лучше делать несколько приложений по разным функциональным блокам, чтобы они не были слишком громоздкими.

iEOS фокусируется на оперативной деятельности руководителя, на работу с документами «здесь и сейчас». Расчет на использование планшета именно в таком сценарии оправдан: никто не будет, находясь в дороге или подключившись в систему на перерыве между совещаниями, делать какую-то аналитическую работу. По-быстрому расписать документы, чтобы дело не стояло — вот задача, решаемая при помощи iEOS.

Более близкое знакомство с iEOS

Как говорится, лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать: чтобы познакомиться с системой, надо ее установить и попробовать самому. Это запросто можно сделать: зайдите на сайт ЭОС в раздел Мобильные приложение, откуда уже можно скачать iEOS. (Но на рабочую версию, подключаемую к вашим рабочим серверам, нужно будет покупать лицензию.)

Чтобы принять решение, нужно ли вам это или нет, не надо быть экспертом в области архитектуры СЭД или специалистом по ДОУ. Покажите систему своему руководителю — если ему понравится, надо брать. :)

НА ПРАВАХ РЕКЛАМЫ