Пивоваренная компания Efes Rus и MOLGA Consulting, российская консалтинговая компания в области управления персоналом, объявили о завершении проекта внедрения автоматизированной системы электронного документооборота на базе OpenText для процессов обработки документов, необходимых для ведения личных дел сотрудников и расчета заработной платы.

Предпосылками к внедрению системы стали сложность оперативного получения доступа к документам сотрудника, излишняя трудоёмкость подготовки пакета документов для предоставления их проверяющим органам, риски, связанные с возможной утерей исторических данных, большой объем хранимой информации на бумажных носителях. Подыскивая подходящее решение для автоматизации документооборота, Efes Rus исходили из необходимости его интеграции с существующей системой SAP ERP HCM. Выбор пал на компонент решения SAP ECM Suite — SAP Employee File Management (EFM) application by Open Text, — позволяющий удобно переходить в систему SAP, хранить и архивировать HR-документы и оперативно искать документы сотрудников по различным атрибутам.

«Автоматизация кадрового документооборота позволила нам значительно сократить сроки исполнения и согласования документов, сократить архивные объемы документов на бумажных носителях без сокращения объема хранимой информации, значительно ускорить доступ к кадровым документам сотрудников, реализовать возможность просмотра документов оснований для расчета заработной платы, сократить время на подготовку пакетов документов для предоставления их проверяющим органам», — прокомментировал Денис Маврин, менеджер Единого кадрово-расчетного Центра Efes Rus.

На первом этапе проекта были автоматизированы процесс передачи документов в SAP-систему с компьютера пользователя и из локальной сети, а также непосредственно из электронной почты. Была обеспечена возможность хранения документов разных типов и форматов, единая точка доступа и поиск документов сотрудников по разнообразным атрибутам, в том числе и по персональным данным. Была реализована настраиваемая структура папок — все документы в системе были разделены на группы в соответствии с типом данных работника.

Также были настроены роли для пользователей системы в соответствии с их должностными полномочиями. В системе был реализован процесс удаления документов с согласованием. Если сотрудник HR-службы, например, ошибочно присвоил документ не тому сотруднику, либо документ устарел, в системе запускается поток операций на удаление с утверждением нужным сотрудникам.

Помимо внедренного стандартного функционала Open Text EFM MOLGA Consulting доработала решение, реализовав отчетность для массового вывода данных о прикрепленных документах сотрудника с возможностью их экспорта в формат Microsoft Office и просмотра присоединенных электронных образов документов к конкретной записи личной карточки сотрудника.

Особую роль в проекте внедрения играла интеграция Open Text EFM с системой SAP ERP HCM, а также инструментом массового сканирования, Microsoft Outlook и файловой системой. Такая интеграция позволяет передавать в SAP-систему документы и интегрировать их в личные дела сотрудников с рабочего места в офисе, удаленно через почту или из любой локальной или сетевой папки.

«Среди всех преимуществ, присущих данному решению, можно отметить интегрированность и прозрачность информации для пользователей, — прокомментировал решение компании Артем Фомичев, ИТ-менеджер по взаимодействию с подразделениями по работе с персоналом Efes Rus. — Возможность интеграции решения с корпоративной системой управления персоналом позволяет поддерживать понятную и удобную структуру хранилища документов, основных данных, сообщений электронной почты, относящихся к сотрудникам».

«Внедренное в Efes Rus решение позволяет значительно минимизировать время доступа к электронным копиям документов сотрудников Компании и их персональным данным с помощью единого знакомого интерефейса и единой точки входа. Проще говоря, все действия с документами сотрудник HR-службы выполняет, не выходя из системы SAP, без дополнительной авторизации. Вместе с тем решение Open Text EFM дает возможность накладывать дополнительные ограничения на доступ пользователей к документам сотрудников», — отметил Максим Родионов, партнер MOLGA Consulting.