Автоматизация работы с документами уже давно идет полным ходом, но еще предстоит решить немало задач, связанных, с одной стороны, со спецификой самой области, а с другой — с изменениями в информационных технологиях и подходе к их использованию. Поэтому вопросы повышения эффективности и ускорения возврата инвестиций в СЭД/ЕСМ рассматривались на пленарном заседании и пленарной дискуссии конференции Russian Enterprise Content Summit (RECS) 2014 в двух плоскостях: с точки зрения глобальных тенденций и с точки зрения текущих проблем.
Основные тренды
В связи с лавинообразным ростом объема информации растет спрос на инструменты для управления ею. Это подтверждает прогноз аналитической компании Forrester Research, согласно которому в 2014 г. на рынке приложений лидерами роста будут сегменты ECM и BI.
Однако современные условия требуют пересмотра традиционного подхода к ECM, связанного с применение разрозненных системы: одних для офисных документов, других для онлайн-контента, а третьих для корпоративной отчетности. «Сегодня требуются простые и гибкие инструменты, поддерживающие различные типы контента, контроль и оптимизацию информационных активов», — пояснил Сергей Македонский, генеральный директор in4media/Forrester Russia.
Россия не остается в стороне от этой тенденции. Так, судя по данным, полученным компанией «Логика бизнеса» в результате опроса предприятий, самой актуальной задачей в области СЭД/ECM является замена существующей системы или расширение ее функционала. Заказчики объясняют это проблемами, связанными с производительностью, интеграцией, недостаточным функционалом, закрытостью кода, территориальной распределенностью предприятия, привязкой к устаревшим платформам. «Каждая из этих проблем может решаться не радикальными, а точечными доработками. Но в совокупности все сразу решить трудно, и это побуждает заказчиков к отказу от имеющихся систем, — рассказал Олег Бейлезон, главный ECM-архитектор „Логики бизнеса“. — У нас более половины запросов внедрения — это, по сути, переход на другую технологическую платформу».
Дело в том, что большинство ECM-систем, представленных на рынке, были разработаны
Это мнение разделяет Александр Безбородов, руководитель отдела разработки программ документооборота фирмы «1С». Благодаря интеграции СЭД/ECM с другими корпоративными системами, отмечает он, единая концепция управления будет распространяться на весь контент предприятия, который создается и обрабатывается в разных системах. Но технически и организационно это сложная задача, поэтому для ее решения имеет смысл реализовывать ECM и учетные системы на одной технологической платформе.
На российский рынок СЭД/ECM влияют и последние технологические тенденции, в частности мобильные технологии. Правда по этому вопросу мнения разделились. По данным Александра Безбородова, возможность мобильной работы уже является обязательным требованием заказчиков, а по результатам опроса «Логики бизнеса» такая возможность занимает пока далеко не первое место в перечне приоритетов компаний. Тем не менее мобильные решения широко представлены почти у всех поставщиков и активно развиваются.
Что касается облачных решений, они еще не получили у нас широкого распространения. По словам Милана Прохаски, исполнительного директора компании VDEL, в России многие с сомнением относятся к безопасности хранения контента в облаке, причем эти опасения небезосновательны. В такой ситуации может выручить гибридный вариант, позволяющий менее важную информацию доверять облакам, а на предприятии хранить наиболее ценную и секретную, применяя при этом технологии защиты и конфиденциальности. «Здесь большое преимущество дают продукты на базе Open Source, которые позволяют настраивать решение локально с учетом национальных требований, например, к криптографии, а развивать его глобально благодаря сообществу», — подчеркнул Милан Прохаска.
Но не только технологии влияют на рынок СЭД/ECM. В связи с массовым распространением ИТ наступил век потребителя. В результате растет роль конечного пользователя в принятии решения об использовании корпоративных систем, в том числе и для управления документами. А посему для повышения отдачи от СЭД/ECM-продуктов необходимо учитывать пожелания современных пользователей, которым уже не нравится работать с интерфейсами устаревших ECM-систем. «Поэтому нужно предлагать решения, простые и удобные для использования, но в то же время достаточно умные, чтобы сохранять контроль над информацией и соблюдать стандарты, принятые в компании», — сказал Марко Беркович.
Назревшие проблемы
Уже никто не сомневается, что системы СЭД/ECM радикально упрощают работу с документами, но как это бывает со всеми ИТ-решениями, пользователи зачастую сталкиваются с трудностями.
Так, в госорганах системы управления документами обязаны обеспечивать хранение и работу с документами, исполненными любым способом и на любых носителях. Это связано с тем, что у наших граждан и организаций существует конституционное право общаться с государственными организациями с помощью бумажных документов. «Поэтому документооборот в госорганизации не может быть исключительно электронным, необходимо комплексное решение», — подчеркнул Сергей Жук, заместитель директора Департамента делопроизводства и архива Правительства РФ, предложивший поставщикам поддерживать эти требования в своих продуктах. По его мнению, тогда заказчики смогут быстрее находить с ними общий язык.
Немало сложностей возникает и при внедрении СЭД/ECM. По словам Александра Безбородова, для автоматизации управления документами не существует типового решения: «Внедрение — это всегда ручной труд, но проекты нередко затягиваются из-за того, что заказчик не очень хорошо понимает, чего он хочет, в организациях нет внутренних регламентов по работе с информацией, не определены зоны ответственности, не хватает ИТ-специалистов, а сотрудники сопротивляются переменам».
Поэтому желательно, чтобы до начала внедрения заказчик понимал, что хочет получить, и мог сам или с помощью консультанта сформулировать ожидания, причем в каких-то измеримых характеристиках. Это позволит оценить результат проекта.
Другие докладчики согласились с необходимостью оценки эффективности проектов СЭД/ECM, но указали на то, что найти такие показатели бывает нелегко. Как заметил Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн», подобные параметры существуют, но не все из них можно оценить в деньгах: «Например, повышение надежности определенных бизнес-процессов, возможность их отслеживать и контролировать. Это — фундаментальные показатели, которые действительно дают эффект». По мнению Сергея Македонского, оценка эффективности этих систем должна быть привязана к показателям эффективности основной деятельности предприятия.
Правда, по общему мнению, в договоре о внедрении СЭД/ECM такие показатели прописываются редко. Одна из причин, по словам Олега Бейлезона, связана с тем, что эффективность автоматизации документооборота в значительной степени зависит от человеческого фактора: «Например, скорость согласования документов. Эта задача касается не только ИТ, но организационных особенностей компании. Это надо учитывать при составлении договора».
Кроме того, в области СЭД/ECM проявляется фундаментальная проблема ИТ-систем, внедренных в крупных организациях. Как отметил Тагир Яппаров, председатель совета директоров группы компаний «АйТи», оказалось, что они снижают эффективность предприятия, так как уменьшают его гибкость, фиксируя текущие процессы, а поскольку внесение изменений требует много времени и денег, непонятно, как развивать систему: «Это — серьезный вызов. Ответом является смена архитектуры систем на более гибкую, а методологии внедрения — с традиционной на Scrum и Agile».
Перспективы СЭД/ECM в России
Хотя в нашей стране рынок средств управления документами развивается уже 20 лет, до насыщения еще далеко. Прежде всего это связано с тем, что во многих организациях еще вообще нет таких систем. В частности, на это указывают результаты опроса «Логики бизнеса», согласно которым необходимость внедрения СЭД/ECM заняла в перечне потребностей компаний второе место. Это, конечно, не значит, что в таких организациях нет информации в электронном виде. Просто она хранится бессистемно, на компьютерах пользователей, на серверах, без каких-либо средств управления.
Другая перспектива рынка СЭД/ECM связана с тем, заказчики стремятся повысить эффективность уже внедренных систем. Не случайно желание увеличить их функционал высказало подавляющее большинство респондентов, принимавших участие в опросе «Логики бизнеса». По мнению Владимира Андреева, это вызвано расширением контекстов использования СЭД/ECM: «Для повышения отдачи от имеющихся систем заказчики начинают их применять не только для традиционных задач, таких, например, как электронный архив и документационное обеспечение управления. Дело в том, что в организациях есть много процессов, которые нечем автоматизировать, — ERP для них не походит, а готовых решений не накупишься».
С другой стороны, в системах СЭД/ECM благодаря их постоянному развитию появились возможности для автоматизации специализированных процессов, таких как управление проектно-конструкторской документацией, персональными досье пользователей, депозитарными счетами, счетами-фактурами и накладными, функции BPM и т. д. Это приводит к расширению номенклатуры процессов документооборота и сокращает издержки, так как избавляет от необходимости покупать много программ для автоматизации разных задач.
Уже не первый год большие ожидания связываются с фундаментальным переходом на безбумажный документооборот. И хотя таких примеров еще немного, наше государство в этом смысле дает хороший пример. По словам Сергея Жука, за последние несколько лет уровень информатизации процесса документационного обеспечения деятельности органов государственного управления значительно вырос. Такие решения уже есть практически в любом госоргане, создана и продвигается в регионы система межведомственного электронного документооборота (МЭДО), предназначенная для интеграции ведомственных системы управления документами в единую сеть. «Это позволило существенно увеличить долю электронных документов в общем объеме документов, циркулирующих внутри ведомств и между ними», — отметил Сергей Жук.
Роль государства проявляется и в легитимизации электронных документов, таких как счета-фактуры. «Это важный фактор, который должен сыграть на руку участникам рынка СЭД/ECM», — считает Владимир Андреев.
Во всем мире сейчас идет переход от автоматизации документооборота к более широкому ECM-рынку, где главная идея состоит в создании цифрового предприятия, на котором вся информация циркулирует в электронном виде. По словам Тагира Яппарова, это дает фундаментальное повышение эффективности: «В мире этот процесс идет уже 20 лет, и мы тоже начали двигаться в данном направлении. Появились нормативы и первые проекты, но пока это, скорее, пилотные внедрения».
С такой тенденцией связана тема специализированного документооборота, охватывающего производственные и бизнес-процессы предприятий. Эта область гораздо масштабнее, чем традиционный документооборот. В результате сфера применения ECM значит расширяется, так как информации становится всё больше и ее значение для бизнеса возрастает. Поэтому теперь ECM — это уже нечто гораздо более широкое, чем управление документами, их хранением и учетом.
