Исследования продолжают выявлять значительный интерес пользователей к внедрению систем электронного документооборота (СЭД). Об этом, в частности, говорят результаты опросов, озвученные участниками сентябрьского Russian Enterprise Content Summit (RECS) 2014. Люди не перестают искать отвечающие необходимым требованиям решения для управления документами и правильные пути их внедрения. Как выбрать оптимальную систему, с чего начать внедрение, кто будет союзником в деле реализации проекта внедрения СЭД? На эти и другие вопросы, исходя из практического опыта, на RECS ’2014 ответил Александр Борн, директор департамента программного обеспечения ЗАО «Гражданские самолеты Сухого».

«Для меня СЭД — это прежде всего две сущности: сами документы и бизнес-процессы, которые представляют их движение и обработку. Учитывая второй факт, перед началом внедрения необходимо изучить организационную структуру компании, принятые в ней регламенты и стандарты по документообороту предприятия», — рассказал г-н Борн. Кроме того, в своей практике он нередко сталкивался с тем, что пользователи не знают основ действующего законодательства в области электронных подписей. «Так что разъяснительная работа о сущности каждого вида ЭП перед стартом внедрения не только целесообразна, но и обязательна», — считает он.

Как выбрать систему?

Выбор программной платформы для построения корпоративной СЭД — неизбежный и непростой этап для любой компании, решившей перевести бумажную работу в электронный формат. Важно изучить рынок предложений, результаты различных исследований, прочие материалы и, как считает г-н Борн, убедиться в том, что найти на рынке готовую СЭД, отвечающую всем требованиям конкретного направления деятельности, практически невозможно. По его мнению, внутренние бизнес-процессы каждой компании уникальны и могут быть ее конкурентным преимуществом, тем более когда речь идет о процессе управления информацией в организации.

«Важно изначально определиться с тем, как вы планируете использовать систему. Нужна ли она только для работы внутри компании или предполагается внешний обмен документами, что подразумевает некое облачное решение. Здесь также нужно руководствоваться регламентной документацией, где прописано, насколько такие решения показаны для ваших документов. Для нашей компании вариант облачных решений невозможен, потому что большинство документов имеют строго конфиденциальный характер, поэтому и хранить их нужно внутри компании», — рассказал г-н Борн.

Говоря о выборе платформы для решения, он отметил, что она должна быть современной, поддерживать веб-интерфейс, мобильные приложения. «Другим важным фактором, который я учитываю в своей работе, — подчеркнул г-н Борн, — являются ресурсы компании. К примеру, у нас отличные специалисты по „1С“-интеграции. Поэтому поддерживать разрабатываемую систему мне целесообразно на платформе „1С“. Если сильным и направляющим является отдел по веб-разработке, то лучше использовать систему на платформе веб-языков».

При выборе системы, уверен г-н Борн, ключевым фактором является соотношение ее цены и финансовых возможностей компании, что также отразится на выборе конечного решения. Кроме того, на этот выбор может и должна влиять возможность протестировать систему в варианте демоверсии.

«Принимаясь за внедрение продукта, нужно определить необходимый функционал. Поэтому важно, чтобы у перспективной для внедрения системы была демоверсия. Если у поставщика ее нет, то процесс выбора может длиться бесконечно», — пояснил г-н Борн.

С чего лучше начинать внедрение?

По словам г-на Борна, существует стандартный сценарий, согласно которому внедрение предваряют издание соответствующего приказа о старте проекта, формирование рабочей группы, составление проектной документации, анализ и формирование технических требований. «Однако в этот этап я решил включить нестандартный сценарий. Внедряя новый продукт, важно донести эту новость до всех сотрудников компании. Прежде всего необходимо рассказать, какие возможности это даст, — считает он. — Для руководящего состава компании надо провести презентацию с подробным рассказом о проекте. И можно использовать различные способы доведения нужной информации до абсолютного большинства рядовых сотрудников. Один из таких способов я подглядел у известной организации. Для того чтобы оповестить весь штат компании о новом продукте, они развешивают рекламные таблички в самых посещаемых местах — там, где бывают все. К примеру, в столовой. Чем больше сотрудников знает о том, чем занимается группа внедренцев, тем легче будет внедрить продукт».

Таким образом, по его мнению, план внедрения может быть следующим:

• оповещение и реклама;

• организационная и техническая подготовка (собрать команду, определиться с технической стороной вопроса);

• установка начальной версии системы в ряде отделов;

• анализ и проектирование (найти те точки в компании, которые при минимальных ресурсах дадут максимальный результат);

• разработка и донастройка системы;

• ввод в действие кастомизированной версии;

• техническая поддержка.

Кто может быть союзником?

Это немаловажный вопрос, уверен г-н Борн. Считается, что препятствием к переходу на электронный обмен информацией нередко бывает отсутствие единого мнения по данному вопросу внутри организации. В любом случае главенствующую роль в решении вопроса о внедрении должен играть руководитель. Но и без поддержки большинства сотрудников — никуда.

«Люди долго привыкают к изменениям, и, привнося что-то новое, рискуешь стать им врагом. Но всегда найдутся те, кто скажет — давайте попробуем, почему нет? Как правило, это те, кто заинтересован во внедрении системы. Либо те, что сопротивляются, но по тем или иным причинам должны ее внедрить. Перед стартом проекта нужно выявить позитивных союзников и сформировать команду, которая будет помогать вам во внедрении», — резюмировал г-н Борн.