Поиск наиболее подходящего для текущей деятельности предприятия решения по управлению корпоративным контентом (ЕСМ) — актуальная задача сегодняшнего дня. Система должна не только отвечать особенностям уже имеющихся внутренних процессов, но и быть готовой к встраиванию в неё новых. На сентябрьском мероприятии Russian Enterprise Content Summit (RECS) ’2014 Олег Бейлезон, главный ECM-архитектор «Логики бизнеса» (ГК «АйТи»), представил два решения компании, реализованных на платформе Alfresco, — «Логика ECM. Бизнес-платформа» и вышедший в сентябре этого года новый релиз системы «Логика СЭД».
«Нашей целью было создание систем, наилучшим образом учитывающих российскую специфику делопроизводства, чего нет в продуктах западных производителей. Результатом обобщения накопленного компанией „АйТи“ опыта стала разработка на открытой платформе Alfresco решения „Логика ЕСМ. Бизнес-платформа“, готового к интеграции и включению новых внутрикорпоративных задач», — рассказал г-н Бейлезон.
По его словам, внутренняя установка компании состоит в том, чтобы при разработке собственных решений опираться на лидирующих партнеров в соответствующих областях. При этом он пояснил: «Когда пару лет назад встала задача создать промышленное решение с открытым кодом, наш выбор пал на Alfresco. Мы проанализировали аналитические отчеты и обнаружили, что из всех продуктов, расположенных в верхних сегментах квадранта Gartner, Alfresco — единственная система с открытым кодом. После всестороннего её изучения стало ясно, что система обладает большим потенциалом к расширению и добавлению дополнительных модулей, новой функциональности. Она легко масштабируется и очень хорошо интегрируется с другими системами».
ЕСМ-решение «Логики бизнеса» реализует все необходимые процессы, связанные с документами, — такие, как регистрация, хранение, сортировка, согласование, совместный доступ, атрибутивный и полнотекстовый поиск и сохранение различных версий.
«Созданный на базе Alfresco сервис присвоения регистрационных номеров легко настраивается и способен учитывать самые разные аспекты в момент регистрации: вид документа, текущую дату, позиции исполнителей в структуре и т. д. Стандартный процесс согласования можно применить к любому документу. Он может быть как параллельным, так и последовательным, при этом ведутся списки и листы согласования. Но хотя согласование представляет собой процедуру стандартную, пользователь не теряет возможности создать собственный вариант как уникальный бизнес-процесс», — отметил г-н Бейлезон.
«Логика ЕСМ. Бизнес-платформа» позволяет осуществлять совместную работу с документами в рамках рабочих групп или временных проектов, делегировать полномочия, управлять справочниками и вопросами, связанными с организационно-штатной структурой предприятия, вести рабочие календари и получать уведомления по электронной почте или посредством SMS. Функционирует справочник контрагентов, а управление договорной деятельностью возможно в полном объеме: создание, согласование, утверждение, контроль.
«Взаимодействие в российских организациях чаще всего идёт от подразделения к подразделению, от начальника к подчиненному. Для этого в системе разработан модуль организационно-штатной структуры. Он используется как сервис, но его можно задействовать и в других процессах, потому как информация может быть интегрирована с внешними источниками. В результате задача управления штатной структурой становится очень легкой. Помимо этого решение позволяет организовать обмен данными с другими системами. Права и обязанности могут быть делегированы через простой веб-интерфейс как самим исполнителем, так и централизованно на время его запланированного или незапланированного отсутствия. Рабочий календарь учитывает выходные и праздничные дни, графики отпусков, в общем, всё, что нужно для управления документами в соответствии с внутренними нормативными актами и требованиями, которые нам предписывает законодательство», — рассказал г-н Бейлезон.
«Логика СЭД» на платформе Alfresco — это система для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства, а также для решения других задач по работе с неструктурированными документами. По словам г-на Бейлезона, функционал «Логики СЭД» включает блок документированных процессов и призван автоматизировать традиционную область обеспечения управления, начиная с прихода документов, их передачи на рассмотрение, регистрации и заканчивая возможностью оформить ответ исходящим письмом по цепочке: подготовка ответного документа — его согласование — подписание. В системе отслеживается весь процесс переписки с контрагентом. При этом на этапе учета входящего документа поддерживается как ручной режим ввода, так и потоковое сканирование.
«Хотел бы подчеркнуть, что для пользователей наших решений сохраняется возможность работы со всей базовой функциональностью Alfresco, включая полный набор системных сервисов. И это серьезно отличает наши решения от других. То есть наши системы не являются закрытыми, добавлять в них новый функционал очень легко. В частности, в единой системе можно заниматься и теми задачами, которые до этого решались в обособленных ERP-продуктах», — резюмировал г-н Бейлезон.
