Проект по внедрению системы электронного документооборота Docsvision в ОАО «Южно-Уральская корпорация жилищного строительства и ипотеки» реализован компанией HIT-Service — партнёром «ДоксВижн» в Челябинске. Эффективный инструмент для работы с документами получили 100 пользователей ЮУ КЖСИ.

ОАО «Южно-Уральская корпорация жилищного строительства и ипотеки» — универсальный финансово-строительный холдинг, созданный в 2002 году решением Губернатора и Правительства Челябинской области с целью развития системы ипотечного кредитования региона.

С целью повышения эффективности типовых задач делопроизводства в 2013 году было принято решение о внедрении системы электронного документооборота. Ключевой задачей проекта было упорядочение процесса обработки корреспонденции и внутреннего документооборота, а также повышение уровня исполнительской дисциплины в организации.

В ЮУ КЖСИ внедрен модуль организационно-распорядительного документооборота, позволивший унифицировать и стандартизировать процедуры рассмотрения документов, обеспечить прозрачность прохождения каждого документа и соблюдения регламентов по исполнению документов.

За счёт внедрения Docsvision в ЮУ КЖСИ в разы снизились затраты на организацию документооборота, значительно повысилась эффективность бизнес-процессов и их управляемость; увеличилась скорость выполнения работ. Обеспечена прозрачность документооборота, на порядок ускорился поиск нужной документации, организован контроль исполнения документов.

Положительный эффект внедрения сказывается и в организационном плане: руководитель оперативно получает информацию об исполнительской дисциплине по работе с документами в разрезе компании и отдельных исполнителей, устанавливает показатели KPI для сотрудников, что позволяет значительно повысить эффективность работы.

В результате проделанной работы успешно решены все основные задачи проекта. Версия системы на момент завершения внедрения в ЮУ КЖСИ — Docsvision 5.2. Планируется расширение функционала и увеличение количества пользователей.

«Главный залог успеха создания СЭД — это поддержка руководителей компании, без которой изменить привычный стиль работы с бумажными документами было бы невозможно. Автоматизация документооборота не только технологическая и организационная, но и творческая задача. С этой задачей отлично справилась проектная команда ЮУ КЖСИ, и специалисты компании HIT-Service. В ходе работы были учтены сотни, если не тысячи, предложений со стороны пользователей, в сторону удобства изменился интерфейс СЭД, вырос профессионализм специалистов технической поддержки ЮУ КЖСИ. В результате создана система, которую берут на вооружение все дочерние компании «ЮУ КЖСИ», — прокомментировала Ирина Фукс, руководитель службы офиса ОАО «ЮУ КЖСИ».