Об опыте внедрения системы управления документами в ОАО «Газпром нефть» на сентябрьской конференции Russian Enterprise Content Summit 2014 (RECS) рассказал Дмитрий Россихин, директор по качеству и развитию бизнеса системной интеграции ALP Group: «Внедрение системы управления документами — это часть большого проекта унификации предприятий нефтепродуктообеспечения, который стартовал в „Газпром нефти“ в 2008 г. В рамках проекта были введены единые стандарты бухгалтерского и налогового, коммерческого унифицированного учета, планирования и бюджетирования, управления инвестициями, подготовки отчетности МСФО, управления нормативно-справочной информацией».

По словам г-на Россихина, была поставлена задача комплексной автоматизации 14 предприятий «Газпром нефти», десять из которых находятся на территории России и четыре — в странах СНГ. «Система должна была включить в себя разработку и внедрение всех учетных систем, а для этого необходимо было построить единую автоматизированную систему хранения документов (АСХД)», — пояснил он.

Создание такой системы ставило целью:

  • автоматизацию процессов обработки первичных бухгалтерских документов в рамках централизации функции бухгалтерского учета;
  • снижение налоговых и финансовых рисков, повышение прозрачности данных, улучшение внутреннего контроля, повышение эффективности процессов;
  • оперативное представление полной и достоверной информации о первичной бухгалтерской документации для принятия оптимальных управленческих решений на всех уровнях управления;
  • снижение сроков закрытия бухгалтерской отчетности;
  • создание единой базы по договорам;
  • подключение подведомственных предприятий к единой корпоративно-информационной системе управления.

Говоря об масштабах проекта, г-н Россихин отметил, что к системе были подключены пользователи дочерних и зависимых обществ, расположенных в десяти городах.

По его словам, этапы внедрения проекта были классическими: концептуальное проектирование, в рамках которого были сформированы основные бизнес-процессы и подготовлено ТЗ. «Далее велась разработка прототипа системы, ее демонстрация заказчику с последующим устранением замечаний, разработка инструкции для пользователей и администратора системы, обучение пользователей. Затем опытно-промышленная эксплуатация и введение системы в промышленную эксплуатацию», — добавил он.

«Внутри компании стал меняться функционал общих центров обслуживания (ОЦО) — подразделений, которые занимаются подготовкой бухгалтерских документов на местах. В рамках данного проекта было выделено обособленное подразделение, в котором была организована система хранения документов и ее взаимодействие с системой планирования и бюджетирования», — рассказал г-н Россихин.

Он отметил, что в результате всех проведенных работ удалось автоматизировать процесс сканирования и штрихкодирования входящих, исходящих и внутренних документов; составить и запустить маршрут прохождения документов; организовать контроль исполнительской дисциплины; наладить систему хранения электронных документов и их автоматическую выемку по запросу; автоматизировать процесс формирования и идентификации папок документов.

Кроме того, пояснил он, система позволяет формировать различные отчеты: отчет по контролю создания заявок позволит определить, кем из специалистов был запущен процесс согласования конкретного документа, на каком этапе рассмотрения он находится в данный момент; сводный отчет по заявкам отображает информацию о количестве поступивших от заказчиков и обработанных документов; отчет об исполнительской дисциплине иллюстрирует количество обработанных специалистом заявок за определённый период времени, показывает, какие из них обработаны в срок и общее количество необработанных заявок.

«В результате внедрения системы автоматизирован бумажный поток документов, налажена интеграция с другими учетными системами. За счет автоматизации бизнес-процессов удалось снизить трудозатраты на прием и обработку первичных бухгалтерских документов. Благодаря созданию единой точки учета и базы данных первичных документов минимизирован риск их потери. Оптимизирован поиск документов по запросам, в том числе от ИФНС. Сформирована общая база договоров», — резюмировал г-н Россихин.