RECS `2014: секреты минимизации затрат на ECM от IBM

Как можно оптимизировать усилия при внедрении и эксплуатации систем управления корпоративным контентом (ЕСМ), которые сегодня обеспечивают выполнение критически важных для организаций задач, при этом учитывая возможность их развития в долгосрочной перспективе? Этим вопросам было посвящено выступление на сентябрьской конференции Russian Enterprise Content Summit 2014 (RECS) руководителя направления ECM компании IBM в России и СНГ Дмитрия Лактионова.

Первый его совет заключается в том, что заказчик изначально должен определиться, с какой целью выполняется проект внедрения ECM и соответственно с каких позиций будет оцениваться его эффективность. В качестве возможных подходов предлагаются три основных варианта:

• расчет возврата инвестиций (ROI) — с точки зрения начальных затрат на проект;

• анализ общей стоимости владения на фоне получаемых выгод от использования ECM-системы;

• оценка получения стратегических конкурентных преимуществ с учетом долгосрочных перспектив развития бизнеса.

Второй совет: изучить возможность использования готовых коробочных продуктов вместо создания своей заказной системы на базе платформ. Оба варианта имеют свои плюсы и минусы, нужно их скрупулезно подсчитать и понять — что именно выгоднее применить в данном конкретном проекте. В общем случае коробочные решения лучше подходят для относительно небольших организаций и для тех, кто использует достаточно типовые деловые схемы, хотя зачастую они хорошо подходят и для весьма крупных предприятий. Обычно стоимость внедрения готовых прикладных систем получается меньше, чем при использовании платформ, но при этом у них меньше возможностей для тонкой настройки под специфические бизнес-процессы.

При решении задач автоматизации у компании есть два варианта действий: можно пойти по пути адаптации ИТ-системы под уже существующие бизнес-процессы, но можно использовать и другой подход: провести реинжиниринг сложившейся системы деятельности организации, в том числе ориентируясь на использование схем, уже заложенных в прикладном решении. Возможность использования второго варианта — это как раз и есть еще один совет IBM. «Не нужно увлекаться изобретением велосипедов, поисками „такого же, но без крыльев“. Необходимо максимально использовать штатную функциональность ЕСМ, быть готовым к реинжинирингу процессов компании, не усложняя простые задачи, — считает Дмитрий Лактионов. — Нужно проводить гибкую политику при учете запросов пользователей: с одной стороны, следует учитывать их мнение, доверять их предложениям, но, с другой — не идти на поводу потока „хотелок“ с их стороны».

Эксплуатация готовых решений обычно обходится заказчикам дешевле, чем поддержка заказных систем, но в случае динамичного развития бизнеса заказчика (расширение сферы деятельности, увеличение масштабов бизнеса и пр.) тиражный продукт уже не сможет соответствовать быстро меняющимся деловым требованиям. По мнению Дмитрия Лактионова, с учетом таких противоречивых требований наиболее оптимальным вариантом, возможно, является использование прикладных решений, реализованных на базе универсальных ECM-платформ. Именно такое предложения имеется в арсенале IBM. В качестве примера он привел целый набор готовых решений на базе IBM FileNet для создания электронных архивов различной российской отраслевой ориентации: для финансового сектора (архив клиентских досье, архив документов банка в соответствии с инструкциями ЦБ 2346У и 397П, архив отчетов информационных систем, архивы фотографических данных), промышленное направление (архивы нормативной, проектной и эксплуатационной документации), государственный сектор (библиотеки и ведомственные архивы, в том числе с возможностью управления бумажным хранилищем), универсальные решения (единое хранилище документов в масштабах предприятия, архив первичной финансовой документации и его интеграция с учетными системами, в том числе SAP, OeBS, «1C» и «Галактика»), управление базами знаний и справочниками, архивы для «разгрузки» систем на базе SAP, Lotus/Exchange, SharePoint от «тяжелого» контента, архив электронных личных дел с возможной интеграцией с кадровыми системами, хранилище дистрибутивов и старых версий ПО, архив исторических данных, решения по сканированию и распознаванию бумажных документов.

А вот список готовых предложений IBM по автоматизации бизнес-процессов в разных вертикальных сегментах: финансовый сектор (кредитный конвейер, страховые случаи, работа с претензиями), промышленность (управление ремонтами, взаимодействие с подрядчиками), государственные структуры (судопроизводство, работа с обращениями граждан, госуслуги, межведомственное взаимодействие), розничная торговля (автоматизация сбора отчетности по торговым точкам, аудит торговых точек), универсальные решения [документооборот, автоматизация внутренних процедур и регламентов, автоматизация деятельности департаментов закупок (тендеров) и дальнейшее документарное сопровождение реализации контрактов, сквозная автоматизация от фронт- до бэк-офиса компаний].

Четвертый совет для минимизации затрат: широко использовать визуальные средства для проектирования бизнес-процессов и для настройки под них ПО. Опыт показывает, что 95% требований пользователей реализуются путем настройки, без программирования, применение подобных инструментов позволяет разрабатывать нужные приложения за дни вместо месяцев в случае кодирования. Все это можно делать, в частности, с помощью IBM Case Manager, в состав которого в том числе входят встроенный движок бизнес-правил, готовые функции текстовой аналитики, а также средства автоматизации слабоформализованных регламентов.

Есть еще пятая рекомендация: используйте облачные модели для организации систем управления корпоративным контентом. Данная предметная область отличается разнообразием классов задач, распределенностью в территориальном плане и неоднородностью с точки зрения потребностей бизнес-клиентов. Для оптимизации структуры ECM-системы предприятия в целом облачный вариант, в том числе в гибридном исполнении реализации (сочетание внешних облаков и онпремис-решений), является во многом идеальным. Определенной проблемой при этом может стать ориентация в этом облачном распределенно-неоднородном ECM-мире. Но эти вопросы достаточно просто и удобно решаются с помощью специализированных ИТ-средств, например IBM Content Navigator on Cloud.

И наконец, заключительный совет Дмитрия Лактионова: «Современные ECM-технологии обладают широкими возможностями с плане минимизации затрат заказчиков. Главное для заказчика: четко осознавать, что такие возможности есть, и эффективно их применять. Нужно оптимальным образом сочетать лучший отраслевой опыт и уникальные потребности предприятия, возможности реинжиниринга бизнес-процессов и потенциал современных ECM-решений».