В настоящее время для госсектора системы электронного документооборота (СЭД) являются главным средством осуществления внутренней деятельности, электронного межведомственного взаимодействия и предоставления госуслуг, а внедрение и модернизация СЭД в госструктурах реализуются как масштабные проекты.

Текущая ситуация

Автоматизация внутренней деятельности организаций в России долгие годы носила стихийный характер. Во многих госорганах устанавливались разные программные продукты, предназначенные для автоматизации работы с документами, контроля исполнения поручений и обеспечения перехода на электронный документооборот. Сами по себе такие системы вполне могли справляться с задачами в рамках одного конкретного департамента. Однако на сегодняшнем уровне технологий и задач возникли более масштабные цели: переход на электронное межведомственное взаимодействие и предоставление госуслуг в электронном виде. Производители СЭД стремятся расширить функционал продуктов, но ключевую роль здесь играют компании, которые занимаются внедрением таких систем. Становятся важны экспертиза, консалтинг, процессный подход и техническая поддержка.

Прежде чем приступать к проекту по внедрению (модернизации) системы электронного документооборота, нужно провести экспертизу, обследовав в её рамках текущее состояние процессов взаимодействия подразделений организации. Процессный подход показывает свою эффективность сразу: не стоит пытаться во что бы то ни стало внедрить СЭД в уже существующую практику деятельности организации. Почти всегда необходимо адаптировать организационную структуру, провести аудит бизнес-процессов с целью выделения типовых элементов взаимодействия, а также тех, которые могут быть автоматизированы и полностью избавлены от бумаги. На стадии эксплуатации залогом эффективности является высококачественная поддержка внедрения, в том числе постоянный анализ ситуации, учет возможных изменений в составе и структуре предприятия, тонкая настройка систем. С накоплением информации в электронном виде острее встает задача управления документами и данными уже после прохождения ими активной стадии жизненного цикла. В госструктурах системы электронного документооборота, будучи не стандартизированными технологически, приведены к единому стандарту с точки зрения регламента соответствующим приказом Минсвязи. Это позволяет интеграторам строить коннекторы и объединять системы госорганов в рамках межведомственного электронного документооборота.

Корпорация ЭЛАР имеет высокие компетенции в области внедрения СЭД в государственных органах и учреждениях России и стран СНГ: проектов у компании много, и в её структуре созданы головные центры компетенций по основным используемым платформам систем электронного документооборота.

Московская область

При внедрении единой системы электронного документооборота (ЕСЭД) Московской области требовалось решить ряд задач, связанных с возможностью регламентированного обмена корреспонденцией между разными организациями как в рамках «традиционных» маршрутов, так и разовых или периодических транзакций, необходимых для исполнения органами власти профильных функций. В исторически сформировавшемся ландшафте ИТ-систем присутствовали продукты различных производителей. Эти системы были внедрены в разное время и в соответствии с кардинально разнящимися техническими заданиями. В отдельных органах власти СЭД только планировались к внедрению или отсутствовали совсем.

Объединение подобных разнородных систем в единую сеть связано с существенными проектными и внедренческими затратами. Нужно либо реализовать «надстройку», которая обеспечит трансляцию уникальных для каждой системы справочников и классификаторов в единую структуру, и интегрировать с этой «надстройкой» многочисленные системы, либо спланировать и провести тотальную доработку эксплуатируемых СЭД с заменой справочников и привнесением функционала защиты информации в соответствии с единой политикой безопасности. В Московской области было принято решение строить единую среду по «облачному» принципу, с переносом данных из существующих СЭД.

В результате на базе ПО «Практика» создана Межведомственная система электронного документооборота (МСЭД) Московской области. Разработаны единые справочники и классификаторы, создано хранилище электронных документов, осуществлена интеграция МСЭД с информационными системами «Контактный центр губернатора», «Мой регион», МЭДО. Сегодня в рамках единого контура МСЭД автоматизировано делопроизводство 39 ведомств и 45 территорий Московской области. В системе работает более 6000 пользователей.

Ханты-Мансийский автономный округ

Целью проекта в Департаменте здравоохранения Ханты-Мансийского автономного округа — Югры стало обеспечение информационного взаимодействия между всеми подведомственными учреждениями здравоохранения, а также их централизованное подключение к ЕСЭД правительства региона. В ХМАО создана и функционирует единая система документооборота правительства и органов исполнительной власти округа, к которой подключен и департамент здравоохранения. Однако к ней не имели доступа лечебные учреждения, которым в большинстве случаев и адресована поступающая информация. Началом проекта стало проведенное экспертами ЭЛАР комплексное обследование, определившее технические и организационные требования к внедрению. Для создания СЭД было решено применить программные продукты «ДЕЛО», на которых построена единая система документооборота правительства ХМАО, что позволило упростить последующую интеграцию. Были автоматизированы процессы согласования и совместной подготовки документов. Кроме того, принято решение добавить в систему модули сканирования и полнотекстового распознавания для перевода документов в электронный вид и возможности работать с текстами документов, изначально оформленных на бумаге. Сегодня СЭД здравоохранения Ханты-Мансийского автономного округа — Югры уже интегрирована с единой системой документооборота правительства региона и объединила все 65 учреждений здравоохранения округа: окружные больницы, диспансеры, станции переливания крови, дома ребенка и перинатальные центры, а также профильные отделы муниципалитетов. При этом все данные системы хранятся централизованно в Департаменте здравоохранения, а доступ учреждений к ним осуществляется удаленно — для этого сотрудникам достаточно авторизоваться через веб-браузер.

Профессиональное отношение к внедрению позволило создать комплексную систему электронного документооборота, которая повысила эффективность информационного и документационного обеспечения всей системы здравоохранения Ханты-Мансийского автономного округа — Югры.

Автор статьи — ведущий аналитик по работе с госучреждениями в корпорации ЭЛАР.

СПЕЦПРОЕКТ КОРПОРАЦИИ ЭЛАР