На февральской конференции «Экосистема ECM в условиях кризиса», организованной PC Week/RE, были представлены возможности, которые предоставляет платформа IBM FileNet для управления корпоративной информацией, и примеры их практической реализации.

Современные возможности FileNet

Как известно, FileNet представляет собой платформу, на основе которой возможно создание и настройка систем управления неструктурированной информацией. Программные решения, созданные на ее базе, позволяют осуществлять долгосрочное хранение и классификацию документов любого типа, работать с текстовыми документами различных форматов, изображениями, аудиозаписями, сообщениями электронной почты, видеофайлами. А также, обеспечивать контроль жизненного цикла документов, что, в свою очередь, гарантирует качественную поддержку бизнес-процессов на предприятии и в любом из его подразделений.

Эксперты подсчитали, что ежедневно компаниями создается до 15 Пб различного рода информации, 80% из которых — это внутренние документы, электронная почта, социальные среды и т. д. Поэтому самой распространенной на сегодня проблемой для предприятий является управление всевозрастающим разноформатным информационным потоком.

«Информация, которая появляется сегодня в организациях, по большей части не структурированная. И проблема заключается в ее эффективном управлении, умении выявить из общего потока необходимую информацию для решения на ее основе конкретной бизнес-задачи. Вариантом для управления жизненным циклом графических документов может быть IBM Production Imaging Edition», — отметил Алексей Гостев, менеджер по решениям компании IBM.

Это решение сочетает в себе работу с изображениями, их сбор и автоматизацию и включает в себя четыре модуля:

1. IBM Datacap Taskmaster Capture — сканирование и распознавание документов, извлечение из них необходимой информации, размещение изображений и метаданных в хранилище.

2. IBM FileNet Content Manager — средство хранения и управления графически представленных документов.

3. IBM Business Process Manager — автоматизация и обслуживание бизнес-процессов, а также автоматическое перенаправление скан-копий документов в зависимости от их содержания.

4. IBM Content navigator+Daeja ViewOne Pro — просмотр документов, составление аннотаций и при необходимости редактирование некоторых фрагментов.

По словам г-на Гостева, решение полностью интегрировано и предоставляется как полноценный продукт, не вызывая при этом необходимости переключения между процессами сканирования, распознавания и последующего архивного хранения. «Все эти задачи включены в единый интерфейс, что позволит организациям сократить расходы, улучшить качество обслуживания своих клиентов и быстро найти нужный документ благодаря единой базе данных», — пояснил он.

В процессе решения разнообразных бизнес-задач пользователь работает с различной информацией. Эта работа зачастую не имеет установленных правил и шаблонов, но требует быстрого свободного доступа к информации и достаточных полномочий исполнителя, который может самостоятельно управлять и контролировать ресурсы для достижения цели. Сегодня такие бизнес-задачи находят свое отражение в решениях кейс-менеджмента.

IBM Case Manager — это комплексный подход и интегрированные инструменты для управления кейсами. Решение объединяет контент, процессы и людей, что дает всестороннее представление о ситуации.

«Case Manager способен решать самые разные бизнес-задачи. Функционал позволяет реализовывать концепцию „единого окна“ в ходе обращения граждан, автоматизировать работу с тендерами, финансовый документооборот, кадровую и договорную работу. Примером может служить прием на работу новых сотрудников. Для этого можно создать кейс, который начинается с оценки человека, проверки его документов, соответствия его квалификации необходимым требованиям. В результате появляется много документированной информации, которую специалист зафиксирует в кейсе. И он будет иметь продолжение, если соискателя возьмут на должность. Тогда в первые дни он будет знакомиться с действующими в организации инструкциями и письменно подтверждать это», — рассказал г-н Гостев.

По его словам, преимущество подобных кейсов в том, что ИТ-департамент, как и компания в целом, приобретает актуальную среду, на основе которой можно быстро реализовывать различные задачи, используя при этом уже готовые наработанные шаблоны вместо того, чтобы всякий раз начинать работу с нуля. «Суть решения заключается в способности обеспечить своевременную доставку всего создаваемого в рамках кейса контента нужному специалисту благодаря тому, что решение поддерживает гибкие маршруты. Кроме того, оно организует отправку уведомлений о происходящих в кейсе изменениях; имеет инструменты коммуникаций для всех, кто работает над кейсом; поддерживает систему контекстного и атрибутивного поиска; ведет аналитику, мониторинг и обеспечивает хранение всей истории кейса», — сообщил г-н Гостев.

Тема особенностей хранения информации и документов в зависимости от сферы деятельности предприятий не теряет своей важности. Одной из актуальных задач сегодня является хранение документа в нескольких папках одновременно, при этом избегая создания его многочисленных копий, без изменений и потери данных.

«Classification Engine в режиме реального времени позволит работать с любым видом контента и автоматически или полуавтоматически классифицировать и каталогизировать информацию. После настройки системы в зависимости от требований и видов имеющихся документов эта технология при вводе нового документа, исходя из его контекста, определит, например, что в 97% случаев он относится к договорной документации и осуществит его учет в нужной папке. При этом можно настроить его автоматическую отсылку в несколько папок. Таким образом пользователь избегает размножения одного и того же документа. Кроме того, решение позволит отслеживать все его изменения, создание новых версий, сроки архивирования. А Content manager on demand — специализированное хранилище для типизированных документов, (счета, отчетность) — позволит их быстро обработать», — рассказал г-н Гостев.

Он также отметил, что представленные решения имеют возможность работы через мобильные приложения.

Проекты и внедрения

О примерах внедрений решений на платформе IBM FileNet рассказал Артур Панчоян, архитектор решений компании «Логика бизнеса». Одним из них является автоматизация процессов обработки первичной бухгалтерской документации компании «РН-Учет» — сервисного предприятия «Роснефти», в задачи которой входит финансовый аутсорсинг, обработка документов, получаемых из территориально-распределенных по стране предприятий.

«Перед „Роснефтью“ стояла задача централизации всех функций по финансовому учету плюс снижения трудоемкости и повышения скорости подбора документов для государственных органов. Было использовано решение „Логика ECM. Финансовые документы“, созданное на платформе IBM FileNet», — пояснил г-н Панчоян.

По его словам, сроки реализации проекта были очень небольшие — всего четыре месяца. «Сегодня система функционирует в 18 центрах обработки информации заказчика. Бумажный массив документов переведен в электронный вид, который хранится в электронном хранилище данных на базе FileNet», — сообщил г-н Панчоян.

Он отметил также, что для созданных изначально на бумаге документов были реализованы потоковый ввод и распознавание, а также полный цикл обработки и передачи документов в хранилище. Кроме того, предусмотрена возможность гибкой настройки рабочих процессов и автоматическая маршрутизация документов. Для электронных документов предусмотрено автоматизированное выполнение полного объема бизнес-процессов. Хранение также осуществляется на базе IBM FileNet и имеет гибкие механизмы поиска и составления отчетности.

«Применение платформы FileNet обеспечивает обработку большого объема информации, что в результате делает поисковые запросы эффективными и быстрыми, позволяет увеличить скорость получения документов, их подборку для запросов внутренних и внешних аудиторов. Часто повторяющиеся и аутентичные запросы можно сохранять и постоянно получать по ним необходимые документы на регулярной основе», — добавил г-н Панчоян.

Он подчеркнул, что в результате внедрения были отмечены снижение риска потери оригиналов документов за счет уменьшения использования бумаги, возросшая скорость поиска информации, сокращение затрат на содержание архива и времени между поступлением документа и его учетом в системе. Благодаря созданию объединенного центра обслуживания снизились затраты на ведение и учет бухгалтерской документации, а также обработку и логистику «первички».

Другой проект, о котором рассказал гн-Панчоян, был реализован в Россельхозбанке. Там была поставлена и решена задача быстрого и эффективного доступа к клиентским документам, используя систему «Электронный архив».

«Любая операция в банке подтверждается определёнными документами, которые электронным образом „сшиваются“ в клиентское досье, из которого следует, возможна ли выдача кредита клиенту. Нужную информацию можно посмотреть в информационной системе банка, но для ее подтверждения нужны документы. Ранее сотрудник был вынужден обращаться в большое количество отделов, которые обрабатывали документы. Далее их копировали или отправляли по электронной почте. В условиях территориально распределенных офисов это отражалось на оперативности обслуживания клиента. И не потому, что сотрудники банка плохо работали, а в результате потраченного на поиск той или иной информации времени », — пояснил г-н Панчоян.

Таким образом, были поставлены следующие задачи: повысить оперативность и качество обслуживания клиента, сократить срок передачи документов между офисами и подразделениями банка, организовать централизацию хранения документов, снизить риск их потери. Требовалось создание системы управления клиентскими документами для банковских операций и интеграция электронного хранилища данных (ЭХД) с информационной банковской системой.

«Решение обеспечивает сканирование документа и его загрузку в хранилище. Процесс предусматривает корректную загрузку документа, которую проверит специальное подразделение. Надо отметить, что отдел, который осуществляет ввод документа, и упомянутое подразделение территориально удалены друг от друга. Кроме того, используются штатный встроенный модуль поиска и модуль построения отчетов», — рассказал г-н Панчоян.

На сегодняшний день, по его словам, в 78 филиалах банка обрабатывается 10 типов документов объемом 4 млн. страниц в месяц.

«В системе увеличивается как общее количество документов, и число пользователей. К ней подключаются новые департаменты, что влечет за собой необходимость загрузки новых видов документов. К примеру, если отделу банка кроме уже загруженных в систему необходим документ, с которым другие департаменты не работают. Благодаря внедренному решению это стало возможным», — резюмировал г-н Пачоян.