Говоря о проблематике управления документами, мы чаще всего имеем в виду вопросы поддержки текущей операционной деятельности организаций. Однако есть и другая ключевая функция документов — долгосрочное, в том числе вечное, хранение зафиксированной в них информации. Разумеется, такое требование предъявляется далеко не ко всем документам, а только к наиболее важным, но именно требование архивного хранения во многом решающим образом влияет на весь комплекс вопросов управления документами. Дело в том, что исторически законодательно закреплен принцип, согласно которому в архиве должны храниться подлинники документов, т. е. уже на этапе создания документа нужно понимать, как, согласно каким требованиям он будет потом передаваться в архив.
По мнению экспертов, именно существующая организация архивного дела является сегодня одним из главных препятствий на пути полного перехода на реальный электронный документооборот, поскольку до сих пор наше законодательство нацелено на бумажные методы архивного хранения документов. Активные разговоры о необходимости применения электронных технологий для долгосрочного хранения ведутся уже давно, но пока сколько-нибудь решительных прорывов в этом направлении не наблюдается. О причинах такой ситуации, о проблемах и перспективах развития архивного дела с заместителем начальника отдела развития информационных архивных технологий Главного архивного управления Москвы Игорем Шалбаровым беседовал обозреватель PC Week/RE Андрей Колесов.
PC Week: Что представляет собой ваша организация? Какие архивные задачи и как она решает?
Игорь Шалбаров: Наше управление является архивом федерального значения, формально мы входим в структуру Росархива, но фактически подчиняемся правительству Москвы, выполняем принимаемые им регламенты. Нашей службе уже более 200 лет: она была создана в 1797 г. при московском губернаторе, в ее нынешнем виде она сформировалась в
По советской терминологии мы являемся главком, в нашем подчинении находятся две подведомственные структуры — Центральный городской архив Москвы и Центр трудовых отношений. В первой хранятся все организационно-распорядительные документы и нормативно-правовые акты города, есть отдельные архивы научно-технической документации, мультимедийной информации и личных коллекций, где хранятся самые разнообразные предметы. Во вторую все организации, зарегистрированные в городе, сдают кадровые данные о своих работниках. Есть также центр реставрации.
PC Week: Нас сейчас интересуют вопросы хранения именно информационных документов. Как это выглядит сегодня? Как, в частности, соотносятся между собой, если так можно выразиться, бумажные и электронные составляющие вашего архива?
И. Ш.: На сегодняшний день у нас на хранении находится более 13 млн. дел, единиц хранения, каждая из которых может представлять собой папку в несколько сотен страниц, а может быть и кипой толщиной в полтора метра. Ежегодно мы получаем на хранение до 45 тыс. дел. Тут нужно сразу уточнить, что архив — это, конечно, не просто физическое хранение, но также учет и контроль всего хранимого. При этом учет — это не чисто механическая регистрация поступивших документов, а довольно серьезный их содержательный анализ, выполняемый специалистами. Короче говоря, в архиве есть две основные категории документов: первая — это собственно фондовые документы, поступившие к нам на хранение, а также описи, учетные документы, формируемые нашими сотрудниками. Документы, которые мы получаем, становятся объектом хранения только после подготовки соответствующих описей.
Весь этот массив документов управляется с помощью информационной системы, работа которой регулируется законодательством Москвы, мы являемся ее владельцами, обеспечиваем в том числе и ее техническое сопровождение. Существенная часть функционала этой системы приходится на поисковые задачи.
Что касается бумажных и электронных составляющих, то тут нужно иметь в виду, что по требованию законодательства все документы, в том числе описи должны быть в бумажном виде. В электронном виде хранятся фактически только копии этих документов, в основном описей, что помогает решать, например, те же поисковые вопросы. Архивисты работают в основном с электронными описями, которые при этом не заменяют собой бумажные варианты.
PC Week: Все описи имеют электронные копии?
И. Ш.: Далеко не все. Постепенно идет работа по формированию таких копий для унаследованных описей, и постоянно идет такая работа с поступающими документами. К сожалению, уровень автоматизации этого процесса не очень высок, поскольку документы к нам попадают в неструктурированном виде, почти всегда требуется серьезный анализ их содержимого специалистами и ручной ввод в систему. Хотя сейчас описи по факту создаются изначально в электронном виде, все равно подлинниками остаются бумажные варианты, это традиционно твердая позиция Росархива, которая обосновывается тем, что сегодня нет надежных методов долгосрочного хранения электронных документов.
PC Week: А как переводятся в электронный вид сами архивные документы?
И. Ш.: Мы не можем справиться с оцифровкой всего поступающего потока, документы сначала попадают в архив, а уже потом в фоновом режиме по определенному графику переводятся в электронный вид. Абсолютные объемы бумажных документов, не имеющих электронных копий, растут.
PC Week: Можно предположить, что такой порядок вещей создает проблемы для вашей работы.
И. Ш.: Это еще мягко сказано. Мы все больше подходим в черте непреодолимых препятствий. Входные потоки документов имеют тенденцию к росту, и встают банальные, но очень актуальные проблемы чисто физического складирования и обеспечения надежного хранения таких объемов бумаги. Недавняя история с пожаром в библиотеке ИНИОН все это наглядно иллюстрирует. Перевод в электронный вид документов, а точнее, перевод в такой формат всего жизненного цикла документов — это крайне актуальная задача. Но, к сожалению, сегодня в мире еще нет надежных методов долгосрочного, а тем более вечного хранения электронных документов.
PC Week: А как решаются подобные задачи в мире? Что говорит на этот счет передовой опыт?
И. Ш.: В прошлом году мои коллеги были в Китае, где изучали их опыт. Кстати, у них сама логика организации архивного дела построена точно так же, как у нас, они в свое время просто взяли за основу нашу архивную систему, точнее, мы, когда активно в советское время помогали этой стране, внедрили у них свою. Но технологически они более широко сейчас применяют ИТ. В частности, система оцифровки построена на более масштабной основе — огромные залы, сотни сотрудников, снабженных сканерами. На это правительство выделяет серьезные финансовые средства. Причем эта работа в основном ведется на принципах аутсорсинга внешними компаниями, которые, конкурируя друг с другом, снижают цены на свои услуги, выстраивают эффективные процессы. Как говорили китайские коллеги, в течение двух лет они должны перевести полностью в электронный вид все архивы Пекина.
Недавно я сам смог познакомиться с работой городского архива Лондона, который занимается практически теми же задачами, что и мы, за исключением ведения архива по персональной кадровой информации. К тому же Лондон и по числу жителей примерно того же масштаба, что и Москва (Пекин — в два раза больше). У них в отделе оцифровки работают два сотрудника, которые за год делают
PC Week: У них тоже все подлинники документов хранятся в бумажном виде, или они все же переходят по полностью электронные документы?
И. Ш.: Все же основой у всех являются бумажные носители, электронные форматы — это только копии, которые используются для оперативной работы с документами. Дело в том, что мы сегодня не имеем полностью надежных и проверенных технологий долгосрочного хранения электронных документов и средств абсолютной защиты такой информации от изменения кем-то, а также нет гарантий, что мы сможет физически прочитать записанные сейчас данные через, скажем, сто лет.
Тем не менее задача перехода на полностью электронные документы стоит, она очень актуальна. Вы, наверное, знаете, что в Москве работает единая система электронного документооборота (МосЭДО), к которой подключены все городские управленческие структуры и подведомственные бюджетные организации. Там работа ведется полностью в электронном виде, и они готовы сдавать в архивы электронные документы. Мы со своей стороны вели проработку такой возможности, но пока пришли к выводу, что технологически по перечисленным уже причинам архивы не могут перейти на работу исключительно с электронными документами.
Подчеркну еще раз: технические решения есть (например, реализация виртуальных сред для поддержки унаследованных приложений или использование специальных архивных форматов типа PDF-A), но никто не может взять на себя гарантии, что все это будет работать через двадцать, а тем более через сто лет.
PC Week: Какова юридическая значимость электронных копий хранимых у вас документов. Можно ли в суде предъявлять такие копии?
И. Ш.: Да, можно: мы заверяем их подлинность своими печатями. А если суд сочтет нужным, то может уже потребовать и бумажные подлинники.
PC Week: У нас уже давно узаконена возможность получения, например, свидетельства о собственности на недвижимость в электронном виде. Владелец хранит ее у себя дома на флэшке. В какой-то момент он захочет или будет должен сдать этот документ в ваш архив. Вы примете такой электронный документ?
И. Ш.: Нет, не примем. Вы правы: уже есть немало организаций и предприятий, которые переводят свой документооборот в электронный вид, но когда подходит момент передачи этих документов в архив, им нужно делать бумажные варианты и сдавать именно их.
PC Week: Но все же: если есть такая проблема, то почему же она не решается? Только сугубо технические препятствия?
И. Ш.: Проблема на уровне отдельного архива, даже такого крупного, как наш, не решается в принципе. Есть законодательство, которому мы обязаны подчиняться. Какими бы технологиями ведения архивов электронных документов мы не владели, применять мы их сможем только, если это позволит закон. А закон, в свою очередь, должен базироваться на технологиях, которые получили бы признание на уровне всей страны. Короче говоря, проблема должна решаться на федеральном уровне, тем более что у нас есть в стране организация — Росархив, которая обязана этим заниматься по своему статусу.
PC Week: Но мы уже несколько лет слышим от представителей Росархива о переходе к электронным архивам, «а воз и ныне там». Более того, в последние пару лет в выступлениях руководителей этого ведомства все чаще появляются тезисы о неразрешимости проблемы, а иногда и то, что Росархив вообще не считает это своей задачей. Что же делать?
И. Ш.: Да, к сожалению, ситуация именно такова. Но в какой-то степени понять осторожную позицию Росархива можно: речь идет о сложной задаче, о необходимости радикального изменения основанной на бумажных технологиях системы, которая складывалась веками. Ведь мы, не очень замечая этого, находимся на этапе великой информационной революции.
Мне кажется, что одна из основных причин консервативной позиции представителей архивных структур — менталитет общества, недостаточное пока доверие к электронным документами как таковым на уровне граждан, чиновников, бизнесменов. Нет, что называется, общественного запроса на решение этой задачи.
Но при этом на самом деле ситуация очень быстро меняется. Посмотрите: еще недавно и использование электронных документов в оперативной деятельности предприятия вызывало недоверие. Оплата электронных счетов частными лицами воспринималась как мечты о далеком будущем. А сегодня — это уже обычная реальность. Архивы только сейчас начали ощущать давление «снизу», от тех, кто сдает нам документы на хранение, в плане необходимости перехода на электронные формы хранения. И именно этот спрос должен обязательно породить предложение.
PC Week: Так что, ждать, когда все произойдет само собой или можно предпринять какие-то усилия по ускорению процесса?
И. Ш.: Мне кажется, что позитивную роль могло бы сыграть более активное участие отраслевой общественности в решении проблем архивов. Причем надо не просто обращаться с призывами к тому же Росхархиву или к правительству, чтобы они плотнее занялись этими вопросами, а самим готовить конкретные предложения. Уверен, что должны повысить активность в этом деле региональные и даже муниципальные структуры.
Мы у себя в архивном управлении обозначили вопрос о переходе на электронное хранение документов как один из приоритетных. Ощущая поддержку и даже давление со стороны правительства Москвы, будем сейчас искать реальные решения, а потом, наверное, будем выходит с предложениями на федеральный уровень.
PC Week: Спасибо за беседу.
