То, что ИТ-системы внедряются не для «галочки» (хотя такое тоже бывает, но это все же можно считать аномалией), а с целью достижения какого-то реального делового результата, всем известно. Хотя нужно сказать, что признание этой базовой истины еще не означает, что все заказчики на практике четко формулируют целевые задачи такого внедрения и детально оценивают полученные результаты. Но наступившие сейчас сложные экономические времена заставляют руководство предприятий существенно повысить внимание к вопросам эффективности как использования уже применяемых ИТ-систем, так и внедрения новых решений.
«Перед каждым предприятием стоит задача меньше тратить и больше зарабатывать, все изменения происходят ради этого, и внедрение системы ECM (управление корпоративным контентом) не является исключением из данного правила», — с такого тезиса начал свой доклад на конференции «Экосистема ECM в условиях кризиса» руководитель отдела разработки «1С:Документооборот» фирмы «1С» Александр Безбородов. Отметим сразу, что формально такая постановка вопроса нацелена на деловой сектор экономики. Для некоммерческих организаций (в том числе органов управления страной и разного рода госбюджетных структур) целевые задачи формулируются по-другому и мотивация для внедрения ИТ выглядит несколько иначе, но все же и там внедрение ИТ связано с необходимостью повышения эффективности. В любом случае представленные на мероприятии рассуждения и примеры представителя «1С» в значительной степени верны для всех ИТ-заказчиков.
Как известно, эффект от внедрения ИТ в целом может быть получен в двух основных направлениях: рационализация (оптимизация и улучшение уже существующий процессов) и инновации (внедрение качественно новых средств и технологий). По мнению докладчика с точки зрения бизнеса эти направления можно представить в виде четырех задач:
• минимизация рисков от возможных финансовых, деловых и репутационных потерь;
• снижение затрат на операционную деятельность компании;
• создание добавленной стоимости;
• реализация новых возможностей для развития бизнеса.
Вторая пара больше подходит под категорию «инноваций», эти эффекты тоже достигаются в рамках ECM, но все же они в этой сфере обычно не являются ведущими. А вот первые две позиции относятся, скорее, к «рационализации» и являются наиболее характерными для внедрения ECM и особенно актуальными в сложные экономические времена. В качестве рисков, которые можно минимизировать с помощью ЕСМ, г-но Безбородов назвал возможные просрочки по договорам, правовые проблемы с документами, несоответствие нормативным требованиям, безвозвратная утеря оригиналов, нарушение прав доступа к документам и пр. Снижение затрат также может достигаться в самых разных аспектах: при обработке документов, взаимодействии сотрудников, контроле исполнения и т. д.
Ссылаясь на аналитические данные о результатах внедрений своего программного продукта (с число рабочих мест от нескольких десятков до нескольких сотен и даже тысяч рабочих мест), Александр Безбородов привел такие статистические сведения о полученных эффектах: 80% заказчиков отмечали повышение скорости работы с документами, 53% — улучшение исполнительской дисциплины, 50% — исключение утери документов, 47% — наведение порядка в процессах, 30% — централизованное хранение документов. На уровне статистики некоторые аспекты выглядят вроде бы не самими актуальными (например, четкое соблюдение графиков платежей и исполнения договорных обязательств — 18%, возможность проанализировать и оптимизировать деятельность компании — 12%), но дело в том, что есть категории предприятий, для которых именно эти моменты жизненно необходимы.
При этом очень важно оценивать эффекты не только на качественном уровне (лучше, больше), но и с помощью конкретных количественных показателей. В качестве примера докладчик привел такие данные по одному из внедрений: стоимость одного рабочего часа — 304 руб. (50 тыс. руб. в месяц),
• до внедрения директора предприятия с 1000+ рабочих мест иногда было не видно за бумагами, которые пришли ему на подпись;
• перестали теряться документы;
• согласование стало быстрее на
• уволили 30 девочек, которые носили документы;
• расход бумаги сократился на 300 коробок в месяц;
• служба снабжения стала заниматься не бумаготворчеством, а своей работой.
Опять же в среднем по проектам, по оценкам «1С», в результате ECM-автоматизации поиска информации, согласования, утверждения, ознакомление и рассмотрения документов, создания, заполнения, регистрации и отслеживание документов, передачи между подразделениями и пр. скорость работы сотрудников возрастает в
Чтобы внедрение ECM-системы было эффективным, руководство изначально должно сформулировать конкретные целевые задачи (например, повысить производительность сотрудников, снизить время поиска документов) и обязательно по завершению проекта провести анализ того, насколько эти задачи были выполнены. Для этого можно использовать типовые опросники, которые предлагаются разработчиками решений. По мнению Александра Безбородова, в кризисных условиях особенно актуальными для ECM являются вопросы сокращения сроков принятия управленческих решений.
Что касается внедрения новых систем, то тут предприятие может использовать разные подходы: полное внедрение с задействованием всех возможностей решения, модульное (по отдельным функциям, например только регистрацию входящих/исходящих), процессное (конкретные процессы, например все, что связано с внешними договорами, потом — по приказам и т. д.), и целевое (например — повысить исполнительскую дисциплину).
Но в любом случае внедрение ECM-системы должно сопровождаться реализацией некоторого комплекса организационных мер, которые необходимо закрепить в виде регламентов, введенных в действие приказом руководства. В частности, там могут быть зафиксированы такие положения:
• все действия в ECM приравниваются к собственноручным;
• руководство согласовывает документы только в системе;
• нет задачи (зафиксированной в системе) — нет работы для сотрудника;
• пока есть просроченные задачи пользователя не пустят в систему.
Но чтобы система эффективно использовалась, нужно также регулярно проводить анализ ее работы, в том числе — анализировать работу пользователей и по времени согласования документов и по видам деятельности. Например, сведения по времени согласования документов отдельными сотрудниками должны помочь руководству понять причины задержек исполнения поручений, а информация по видам деятельности позволит подумать, насколько оптимально организована работы компании в целом. При этом каждый сотрудник может получить статистику своей работы, чтобы поразмышлять о возможности ее оптимизации. В целом аналитика ECM показывает работу предприятия через призму документирования и позволяет получить ответы по разным срезам:
• cколько документов в организации, какова тенденция?
• cколько времени «живет» документ?
• что определяет жизненный цикл документов?
• как быстро специалисты обрабатывают документы?
• кто не вписывается в сроки?
• как часто документы не согласовываются, причины этого?
• как обстоит дело с исполнительской дисциплиной?
• над какими документами не идут работы?
Разумеется, внедрение ECM-системы — это еще одна статья расходов компании, которые нужно максимально сокращать. Заказчики должны анализировать все аспекты внедрения и дальнейшей эксплуатации системы.
Учитывая сегодняшние тенденции ECM и конкретную экономическую ситуацию в стране, Александр Безбородов предложил заказчикам ориентироваться на недорогие платформенные решения отечественных разработчиков. А в качестве главного условия успеха — все делать правильно: выбирать правильные цели внедрения, правильно внедрять и правильно использовать.
