Витки кризиса в экономике, усиление конкурентной борьбы заставляют топ-менеджмент постоянно думать о повышении эффективности деятельности, о повышении производительности. И важным условием роста стала оптимизация рабочих процессов и их автоматизация — как при выполнении конкретных функций и организации бизнес-процессов, так и при передаче информации между сотрудниками.

Еще лет 10 назад переход на электронное взаимодействие был значительным шагом в развитии предприятия. Обоснование дорогостоящего внедрения крупных ECM-систем лежало в инфраструктурной плоскости — переход на новый уровень взаимодействия способствовал в целом ускорению процессов, усилению контроля и прозрачности.

Сейчас, когда большинство компаний уже опробовали элементы автоматизации в офисной деятельности (файловые архивы, электронная почта, решения по автоматизации канцелярии, нишевые продукты для юридической службы, HR, договорного отдела и т. д.), вопросы эффективности корпоративных ИТ-решений вышли на уровень цифр: во сколько раз снизится трудоемкость, за какое время окупятся инвестиции, какие скрытые затраты несет внедрение (обучение сотрудников, увеличение штата ИТ-отдела, обновление техники и т. д.). На предприятиях появились и собственные профессиональные ИТ-команды, досконально знающие бизнес-потребности, историю и особенности развития автоматизации, внутрифирменные подводные камни на пути развития ИТ. И это большая фора, которую нужно использовать.

Очевидно, что внедрение ECM-системы как инфраструктуры взаимодействия сотрудников в рамках бизнес-процессов — проект затратный. И в период нестабильности велико желание придержать бюджеты и не начинать крупные инфраструктурные проекты, велики и риски. Но повышать эффективность и оптимизировать работу все равно надо. Где выход?

Одним из решений является смена подхода к освоению корпоративной системы — не пытаться съесть слона сразу. Разбить проблему на элементы, выявить наиболее важные, болезненные точки и начать с них (не забывая про конечную цель). Вот примеры таких задач, с которых можно начинать в кризис.

  1. Быстрое и прозрачное исполнение решений высшего руководства, построение работы антикризисных комитетов, обеспечение мобильности с возможностью влиять на дела в режиме 24/7.
  2. Снижение дебиторской задолженности поставщиков и выстраивание качественной договорной работы. Оптимизация системы закупок через тендеры и минимизация рисков при работе с подрядчиками (интеграция ECM и CRM).
  3. Внедрение бюджетирования и оперативного финансового планирования, прозрачное согласование и оплата только неотложных счетов для минимизации кассовых разрывов (интеграция ECM c ERP- и CPM-системами).

Такой подход лежит в основе принципов бережливого подхода к внедрению ИТ-решений (LEAN).

Принципы LEAN-культуры предполагают выделение наиболее значимых процессов с позиции конечного результата и обнаружение в них мест потери ценности. Реализуется это через описание потока создания ценности (сквозные бизнес-процессы), его выравнивание (исключение перегрузок и проблемных «узких горлышек»), настройку вытягивающих процессов (для минимизации лишних ожиданий, исключения работы «в стол») и запуск процесса непрерывных улучшений. Он требует внимания высшего руководства, наличия опытных бизнес- и ИТ-аналитиков. А такая команда на предприятии уже готова.

Существенную роль в переходе на новое понимание развития эффективности играет и активное привлечение рядовых сотрудников. Находить проблемы лучше на местах и там же определять те функции и процессы, которые нужно оптимизировать и автоматизировать в первую очередь. ECM-система и здесь будет важным объединяющим элементом, позволяющим минимизировать восемь основных видов потерь в терминологии LEAN:

  • лишнюю транспортировку бумаг при сборе подписей по кабинетам;
  • лишнее ожидание клиентом нашего ответа, пока мы ищем нужный бумажный документ;
  • ненужные запасы уже отработанных деловых бумаг на столе;
  • перепроизводство при распечатке лишних копий документов на совещание;
  • излишнюю обработку при повторном занесении данных в систему, при ненужных согласованиях;
  • лишние движения во время поиска необходимых файлов и расчистке рабочего места;
  • дефекты и ошибки в записях и процессах, потеря документов;
  • неиспользованный человеческий потенциал, когда рутинные операции ложатся на плечи опытных сотрудников.

Как мы видим, часто проблемы и потери лежат вне плоскости только информационных систем — в привычках, страхах, слабом информировании, локальной неоптимальности. Построение культуры повышения эффективности каждым сотрудником, делегирование, быстрое обучение, передача и закрепление полезного опыта позволяют снимать и такие ограничения.

Претерпит изменение и сам подход к внедрению ECM-системы. Гибкие методики, реализация малыми шагами-итерациями отдельных функций и процессов помогут заменить «тяжелые» водопадные модели. И это позволит быстрее внедрять инновации, закрывать только проблемные места, давать быстрый результат, что особенно важно в кризис.

***

Опора на использование подходов LEAN позволяет посмотреть, как можно безболезненно, естественно и быстро начать внедрение крупной ECM-системы. И при этом максимально быстро охватить работу 100% офисных сотрудников, получить максимальную отдачу на уровне всей компании через решение реальных проблем в рамках сквозных бизнес-процессов.

Автор статьи — директор по маркетингу компании Directum.

СПЕЦПРОЕКТ КОМПАНИИ DIRECTUM