В Кабардино-Балкарской Республике на базе СЭД «ДЕЛО», технологическом решении компании ЭОС, реализован один из самых масштабных проектов автоматизации органов власти региона. Работы по созданию Единой системы электронного документооборота органов государственной власти Кабардино-Балкарской Республики и органов местного самоуправления (ЕСЭД ОГВ и ОМС) выполнены партнером ЭОС, компанией «Офис-Док» (Санкт-Петербург), в соответствии с государственным контрактом, заключенным по итогам открытого конкурса.
Внедрение и масштабирование системы заняло (с учетом подготовительного этапа) чуть более полугода. Успешная реализация проекта в столь короткий срок явилась результатом тщательной подготовки, детального планирования каждого этапа и четкой координации работы всех заинтересованных структур КБР. В настоящее время в ЕСЭД ОГВ и ОМС Кабардино-Балкарской Республики работает около 1300 пользователей.
На первом этапе был сформирован детальный план, подготовлен перечень необходимого оборудования и программного обеспечения, уточнены цели и задачи, определена последовательность и правила внедрения системы.
Для реализации столь масштабного проекта требовалось содействие многих заинтересованных сторон, поэтому для координации усилий была сформирована рабочая группа, возглавил которую руководитель аппарата Правительства КБР. Эта группа и курировала проект в течение всего периода внедрения СЭД. Но основной движущей силой и идейным вдохновителем проекта со стороны заказчика являлось Управление делами Главы и Правительства Кабардино-Балкарской Республики.
Следующим этапом проекта стало внедрение системы в Администрации Главы КБР и Правительстве КБР. В течение октября здесь прошло обследование документооборота, по результатам которого была проведена настройка системы «ДЕЛО». Затем к СЭД были подключены клиентские рабочие места, а также установлены необходимые дополнительные опции. Завершился этап обучением пользователей. Обучение прошли: сотрудники, обеспечивающие регистрацию документов; секретари и помощники, обеспечивающие деятельность Администрации Главы КБР и Правительства КБР; служащие управления государственного контроля Администрации Главы КБР и Правительства КБР; исполнители в соответствии со штатной структурой по подчиненности.
Следующий этап проекта был самым сложным по объему работ и самым протяженным по времени. Он длился с ноября 2014 по март 2015 года. На этой стадии проводилось тиражирование системы и процессов работы с документами на новые подразделения и организации. Этап включал: тиражирование системы по подразделениям в части документопотоков (процессов); тиражирование процессов работы с входящей и исходящей корреспонденцией, контроля исполнения, обмена между ОГВ КБР (ноябрь
Внедренные процессы были формально закреплены распоряжением Председателя Правительства КБР «Об утверждении «Временного положения по порядку регистрации входящей, исходящей корреспонденции и организации обмена документами в электронном виде между органами государственной власти Кабардино-Балкарской Республики в период проведения опытной эксплуатации единой системы электронного документооборота органов государственной власти Кабардино-Балкарской Республики и органов местного самоуправления», которое вступило в силу с 1 января 2015.
Следующим шагом в формировании необходимой для ведения полноценного электронного документооборота нормативной базы стало подписание 14 мая 2015 года распоряжения Председателя Правительства КБР. Данным документом утвержден «Временный регламент применения электронной подписи при организации обмена документами в электронном виде между органами государственной власти Кабардино-Балкарской Республики в период проведения опытной эксплуатации единой системы электронного документооборота органов государственной власти Кабардино-Балкарской Республики и органов местного самоуправления», который является правовым основанием для организации юридически значимого электронного документооборота.
Всего в органах государственной власти и органах местного самоуправления Кабардино-Балкарской Республики установлено 1297 рабочих мест СЭД «ДЕЛО» и подсистемы «ДЕЛО-WEB», а также 124 рабочих места дополнительной опции «Сканирование». Для высшего руководящего состава были приобретены 20 лицензий на приложение «АРМ Руководителя». 22 руководители органов государственной власти получили возможность использовать электронную подпись с помощью опции «ЭП и шифрование». Положительными результатами проекта по завершении трех этапов можно считать следующие: создана единая серверная группа, а также система доступа на базе единой защищенной сети передачи данных; создана единая база данных всех ОГВ и местного самоуправления, что позволяет осуществлять сквозной контроль за исполнением поручений в масштабах республики; проведено обучение всех сотрудников ОГВ работе с СЭД «ДЕЛО»; в работу включены руководители высшего уровня; организован ввод в систему всей входящей и исходящей корреспонденции; запущены процессы работы с проектами документов; подготовлена нормативная база для организации юридически значимого электронного документооборота; проводится процесс согласования и принятия единого регламента работы в ЕСЭД.
Куратор проекта со стороны Управления делами Главы и Правительства КБР Аслангери Кумыков, озвучивая промежуточные итоги проекта на прошедшей в Ростове-на-Дону в апреле текущего года конференции «Современный электронный документооборот: практические решения и технологии», назвал ЕСЭД ОГВ и ОМС базисом формирования Электронного Правительства КБР.
На данный момент происходит корректировка нормативных документов и отработка деловых процессов. Вносятся изменения в инструкцию по делопроизводству, меняется технология взаимодействия подразделений в части обмена документами и проектами документов с целью оптимизации времени обработки (пересматриваются точки регистрации и отправки документов).
Системой охвачены 22 исполнительных органа государственной власти, 13 органов местного самоуправления, Уполномоченный по правам ребенка КБР, Уполномоченный по правам человека КБР, Уполномоченный по защите прав предпринимателей в КБР, Конституционный суд.
На следующих этапах развития системы заказчик предполагает завершить создание ЕСЭД и полностью использовать возможности электронного документооборота. В перспективных планах заказчика: отказ от бумажных документов внутри ОГВ КБР; организация процессов межведомственного согласования нормативно-правовых актов в электронном виде; интеграция со смежными системами (портал ОГВ КБР, Автоматизированная система «Обращения Граждан» Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций и т.д.); принятие единого регламента работы в ЕСЭД; запуск системы в промышленную эксплуатацию; внедрение ЕСЭД во все органы местного самоуправления республики, включая местные администрации сельских поселений; подключение к ЕСЭД подведомственных бюджетных организаций.
Как рассказал Аслангери Кумыков, высокий темп внедрения выдержать непросто. Резкий переход на безбумажную технологию, с одной стороны, вызывает негативное отношение некоторых пользователей к системе в целом. С другой стороны, многолетнее постепенное внедрение, с поэтапным подключением отдельных ведомств и подразделений, требует в разы больше времени и средств. Таким образом, качество работы с документами может пострадать на период перехода, но зато эффект от внедрения можно будет ощутить гораздо раньше.
«С технической точки зрения система работает стабильно. В текущий момент опытной эксплуатации у большинства пользователей возникают проблемы, но зачастую они все решаются техподдержкой. На начальном этапе внедрения были выявлены и скорректированы отдельные недочеты в системе документооборота. Сейчас, как минимум, уменьшилась нагрузка на курьеров, увеличилась скорость прохождения документа. Облегчается и ускоряется поиск документов. Конечно же, основной эффект можно будет оценить значительно позже, после перехода в промышленную эксплуатацию», — отмечает Аслангери Кумыков.
«Для нас это не первый проект такого масштаба. Мы уже неоднократно разворачивали системы документооборота над целыми регионами. Основной фактор, влияющий на успешность проекта — заинтересованность команды заказчика в результате. Именно такой подход мы увидели в Кабардино-Балкарии. Необходимые программные и технические средства уже были готовы к запуску. Правильно спланированное взаимодействие команд заказчика и исполнителя позволило развернуть систему на 1300 пользователей в 39 органах власти за относительно короткий срок — 6 месяцев. Отдельно хочу отметить вовлеченность высшего руководства республики, которое предоставляло необходимую административную поддержку на всех этапах проекта», — прокомментировал руководитель проектов компании «Офис-Док» Денис Урусов.
