Компания «МайТэк» завершила внедрение системы DIRECTUM в ООО «ГидроТехАтом». Особенностью проекта стал широкий охват процессов: канцелярия, работа с организационно-распорядительной документацией, управление договорами, формирование реестров платежей и комплектовочных ведомостей. Также настроена синхронизация данных с «1С:Бухгалтерия 7.7».
ООО «ГидроТехАтом» специализируется на проектировании, изготовлении и поставке оборудования для объектов атомной энергетики и производства, а также осуществляет монтаж и пусконаладку промышленного отопительного оборудования.
Важным шагом в развитии компании стало внедрение системы менеджмента качества (СМК). Однако необходимость фиксирования всех этапов деятельности привела к лавинообразному увеличению рутинных операций, связанных с подготовкой и оформлением бумаг. Для того чтобы построить эффективную СМК, которая способствовала бы росту компании, было принято решение о внедрении системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM. Она показала абсолютное соответствие ключевым требованиям руководства «ГидроТехАтом»: быстрая настройка, высокая масштабируемость и легкая адаптация под конкретные бизнес-процессы силами собственных ИТ-специалистов.
За счет внедрения системы предстояло решить ряд задач: грамотно организовать и скоординировать документационное обеспечение работы подразделений; выстроить прозрачное управление взаимодействием между сотрудниками; предоставить руководству эффективный механизм управления и контроля над исполнением работ и функционированием системы управления качеством.
На сегодняшний день вся работа с организационно-распорядительными документами — от разработки приказов и распоряжений до ознакомления сотрудников с ними — ведется полностью в ECM-системе. Автоматизация охватила процессы канцелярии — делопроизводственным службам стало проще работать с входящей и исходящей корреспонденцией, осуществлять поиск документов и готовить отчетность по документообороту.
Управление договорными процессами также ведется в электронном виде на всех этапах: разработка проектов договоров, их согласование, утверждение и подписание ЭП с учетом полномочий. DIRECTUM обеспечивает надежное хранение всех договорных документов в соответствии с правами доступа на период исполнения обязательств и архивное хранение. Для однотипных договорных документов ведутся шаблоны, использование которых сводит к минимуму риск возникновения ошибок.
Ведение комплектовочных ведомостей в DIRECTUM позволяет быстро оценить потребность в материалах, комплектующих и стандартных изделиях, а также определить примерную стоимость изготовления деталей для конкретной спецификации по договору. Кроме того, в ходе проекта автоматизированы процессы согласования счетов на оплату и формирования реестров платежей, отчетов о фактическом исполнении бюджетов.
Реализована интеграция с «1С: Бухгалтерия» в части переноса утвержденных счетов на оплату из DIRECTUM в платежное поручение в 1С.
«Мы уже неоднократно убеждались, что выбор программного продукта был правильным — система зарекомендовала себя как технологичная, надежная и эффективная, и, действительно, промышленного масштаба. На сегодняшний день у нас внедрено 3 бизнес-решения: „Классическое делопроизводство“, „Управление договорами“, „Согласование счетов на оплату“. Благодаря открытости и функциональности DIRECTUM для автоматизации новых процессов мы можем легко докупать новые модули или развивать ее силами собственных программистов. С учетом текущей нестабильной ситуации это дает нам определенные преимущества: легко управляемые, оптимизированные процессы позволяют оперативно принимать решения и контролировать всю деятельность, а мощный инструмент для самостоятельного развития — гибко и быстро реагировать на внешние изменения», — прокомментировал проект финансовый директор ООО «ГидроТехАтом» Дамир Галимов.
Система DIRECTUM в «ГидроТехАтом» была внедрена за 3 месяца и обеспечила единое информационное пространство предприятия, включающее в себя структурированный электронный архив и настроенные типовые маршруты в более чем 10 бизнес-процессах. Система позволила повысить контролируемость процессов для топ-менеджеров и сократить время согласования документов. В настоящий момент в DIRECTUM работают все подразделения предприятия.
