Успешное внедрение ERP-систем невозможно представить без интеграции с разнообразными системами, например, ECM, BI, MES, WMS, MDM. Для каждой отрасли есть свой список таких программных продуктов. Интеграция с ними преследует две главные цели: снижение количества ручных операций и, как следствие, уменьшение количества ошибок, связанных с человеческим фактором.
Современные информационные системы предоставляют целый набор возможных механизмов для интеграции, начиная с файлового обмена и заканчивая веб-сервисами, поэтому подход к выбору необходимого инструмента требует проработки в каждом конкретном случае.
Прежде всего, необходимо правильно определить задачу, которую нужно решить:
- передача неоперативных данных из или в ERP-системы;
- реализация сквозных процессов между несколькими информационными системами.
Рассмотрим эти задачи и особенности их реализации подробнее.
Передача неоперативных данных
Интерфейсы для передачи неоперативных данных необходимы каждой ERP-системе. Они нужны для интеграции с такими системами, как банк-клиент, загрузка курсов валют, обмен справочными данными, передача информации в BI. В большинстве случаев подобная интеграция не требует высокой производительности, что позволяет использовать любую доступную технологию передачи данных. Иногда достаточно организовать доступ к нужной информации в базе данных главной системы, из которой системы-потребители будут забирать ее по мере необходимости.
Многие ERP-системы поставляются с уже готовыми интерфейсами для решения типовых задач, связанных с интеграцией в действующую ИТ-инфраструктуру. Но если речь идет о нетиповых инструментах интеграции, то потребуются четко продуманная стратегия работы и время на ее выполнение.
Очень важно делать такие интерфейсы для интеграции данных максимально унифицированными. Это позволяет не создавать новую связь между системами каждый раз, когда в компании появляется новое решение. Такой подход существенно сокращает затраты и сроки внедрения новых ИТ-систем. Для того, чтобы обеспечить унификацию интерфейса для обмена данными, нужно провести анализ ИТ-инфраструктуры компании и выделить для каждого типа информации так называемую мастер-систему. Эта система по мере необходимости будет снабжать данными остальные решения, с которыми она будет взаимодействовать. На этапе проектирования унифицированного интерфейса важно учесть, что он должен содержать максимально полный набор данных, который могут использовать системы-потребители в будущем.
В случае большого количества решений, использующих одни и те же справочные данные, следует задуматься над использованием систем класса Master Data Management, которые позволяют не только обеспечить единый источник справочных данных, но и организовать процесс управления справочниками, обеспечить контроль дублирования информации, а также упростить схему движения данных внутри ИТ-инфраструктуры.
Реализация сквозных процессов
Задача построения сквозных непрерывных бизнес-процессов между несколькими системами возникает не при каждом внедрении ERP. Но если такая потребность появляется, то от качества ее решения зависит нормальное функционирование компании.
Самым распространённым примером является единый процесс согласования документации, например, договоров с контрагентами как в ERP-системе, так и в системе документооборота (ECM). Каждая из них решает свой набор задач в рамках одного процесса. В ERP контролируются финансовые показатели договора, а в документообороте происходит согласование юридической части договора и его подписание. Такое разделение связано с функциональными особенностями этих решений: в ERP содержится вся финансовая информация, а ECM предоставляет гибкие возможности для согласования и работы с документами.
Для обеспечения корректной работы сложных и непрерывных процессов, например, по согласованию документов, нужно заранее разработать алгоритм движения информации. Задержки при передаче данных между системами должны быть минимальными, а процесс согласования обеспечен в режиме онлайн. Важно учесть, что потоки данных по одному документу могут идти одновременно в обоих направлениях.
Оптимальные возможности интеграции и высокую скорость передачи данных, на наш взгляд, предоставляют веб-сервисы. Они обеспечивают мгновенную передачу данных, а также возможности для оперативного анализа возможных проблем и задержек. Одно из ключевых преимуществ использования веб-сервисов заключается в том, что они не зависят от сетевой архитектуры компании. Благодаря этому фактору они отличаются высокой стабильностью при доставке информации.
Нельзя не упомянуть и другую задачу, связанную с документооборотом, — создание электронного архива первичной документации. Хранение скан-копий вне системы ERP позволяет экономить на стоимости оборудования и оставляет возможность оперативно получать копии первичных документов при необходимости. Организовать хранение копий документов можно несколькими способами. Оптимальным вариантом будет использование веб-сервисов, которые позволят устранить задержки при размещении и получении документов в системе. Другой вариант хранения копий — использование не интегрированного хранилища документов с указанием прямых ссылок на скан-копии, подтверждающие операции в ERP-системе. Такой вариант проще и дешевле в реализации, чем настройка веб-сервисов, но требует от пользователей работы в двух системах параллельно. Это создает дополнительную нагрузку на пользователей и замедляет работу.
Отдельной строкой можно выделить государственные организации, которые вынуждены строить процесс закупок в соответствии с требованиями
Отдельного рассмотрения заслуживает вопрос построения интерфейсов при большом количестве двусторонних интеграций между информационными системами.
Использование шины данных для интеграции
Любую современную ИТ-инфраструктуру сложно представить без шины передачи данных, которая помогает существенно упростить карту информационных потоков и снизить затраты на реализацию и поддержку интерфейсов между используемыми ИТ-системами.
Шины данных интегрируют приложения по удобным для самих приложений протоколам и технологиям. При этом не специфичные для них задачи по трансформации, маршрутизации, реконселяции и гарантированной доставке сообщений реализуются на специально созданной для этого платформе проще и быстрее, чем если бы это было сделано на стороне приложений.
Дополнительно шины данных позволяют оперативно адаптировать, либо использовать повторно уже созданные сервисы для новых приложений. То есть развитая SOA-архитектура сильно сокращает затраты на интеграцию нового приложения. Подобный подход особенно полезен для крупных компаний. Использование шины передачи данных в таких организациях значительно упрощает процесс интеграции централизованных и локальных ИТ-систем.
Концентрация всех интеграционных механизмов в одном узле позволяет быстрее и эффективнее осуществлять мониторинг и анализ ошибок, происходящих на стыке разных систем. А, как известно, такого рода ошибки наиболее трудны для идентификации и анализа.
Интеграция ИТ и требования законодательства
Отдельно хотелось бы поговорить про новую интеграционную задачу, в этом году вставшую перед всеми российскими компаниями. Речь идет об НДС-2015. Для крупных организаций возможности формирования электронной формы декларации и передачи ее оператору электронного документооборота оказывается недостаточно. Большое количество контрагентов и операций в условиях новых правил проверки деклараций и проведения камеральных проверок на стороне Федеральной налоговой службы требуют новых возможностей в ERP-системах. Напомним, что теперь все декларации в автоматическом режиме ФНС будет сверять друг с другом, и по всем найденным расхождениям автоматически будет формировать требования по разъяснению. После получения требования бухгалтеру в кратчайшие сроки необходимо будет проанализировать и подготовить подтверждения по сотням или тысячам операций.
Что стоит сделать, чтобы максимально упростить эти задачи и снизить связанные с ними риски появления ошибок и нарушения сроков подачи разъяснений:
- Организовать периодическую сверку справочника контрагентов в системе ERP с данными государственных реестров организаций.
- Проводить сверку электронной декларации с декларациями контрагентов до подачи в Федеральную налоговую службу. Некоторые операторы электронного документооборота уже предоставляют эту услугу своим абонентам.
- Автоматизировать в ERP обработку требований ФНС и подготовку разъяснений. Данная автоматизация невозможна без наличия в ERP доступа к скан-копиям первичных документов всех проводимых в системе операций.
- Последним шагом является переход на обмен электронными документами с контрагентами, который позволяет снизить вероятность человеческой ошибки и появления расхождений. Но, к сожалению, в настоящее время до широкого распространения электронного документооборота в российских организациях еще очень далеко.
Реализация каждого из этих шагов требует новых интерфейсов разных типов в ERP-системе.
Проектный опыт показывает, что стоит заранее начать проработку всех вопросов, связанных с выбором инструментов интеграции данных. Это позволит создать ИТ-систему, оптимально отвечающую потребностям компании, а также снизить риск того, что уже разработанные интерфейсы в процессе эксплуатации придется переделывать, затрачивая на это дополнительные бюджет и время. Правильно спроектированный и реализованный интерфейс может существенно улучшить процессы в организации.
Об авторах:
Михаил Нелькин — партнер компании AT Consulting, директор центра компетенций ERP.
Кирилл Иванкин — архитектор компании AT Consulting.
