О проекте создания единого информационного пространства профессионального участника рынка ценных бумаг на сентябрьской конференции Russian Enterprise Content Summit ‘2015 (RECS) рассказал Сергей Васильев, директор по развитию технологий и внедрению услуг компании «Регистратор Р.О.С.Т.».
«Наша компания занимается учетом ценных бумаг, ведет реестры акционерных обществ. За двадцать лет мы разработали различные приложения, автоматизирующие деятельность тех или иных подразделений. В итоге образовалась очень сложная корпоративная система, и к началу
Для решения этих задач была выбрана система «1С:Документооборот». По словам г-на Васильева, при выборе новой информационной системы учитывалось множество факторов, при этом было решено не придумывать задач, которые в обозримом будущем стоять не будут. «Нам важно было перенести и сконцентрировать информацию о клиентах в одной системе. К тому же у нас был небольшой штат разработчиков, которые знали платформу „1С“. А поскольку система эта довольно популярна, на рынке труда вполне можно найти профессионалов (компании, программистов), готовых консультировать, настраивать и адаптировать ее под наши потребности», — пояснил он.
Перед стартом любого проекта важно определиться с числом и последовательностью решения задач. «Для нас это были регистрация информации о клиентах и договорах, автоматизация процессов согласования договоров и приема реестров на хранение», — уточнил г-н Васильев.
Среди других задач он отметил создание единого классификатора услуг, автоматическое выставление счетов за оказанные услуги и разработку онлайн-сервисов для клиентов.
По мнению докладчика, очень важно, чтобы первая задача была не слишком сложной. «Необходимо добиться первых хороших результатов, чтобы показать их руководству и тем самым обеспечить продвижение проекта», — поделился он.
Среди основных критериев успеха любого проекта внедрения ИС эксперты нередко называют заинтересованность пользователей в автоматизации документооборота и лояльность к этим вопросам. По словам г-на Васильева, их опыт внедрения — не исключение: «В начале проекта мы просто не могли найти внутреннего заказчика. Предполагали, что это будут сразу несколько подразделений, но они выдвигали противоречивые требования. В итоге ничего не получалось, проект просто не шел».
Ситуация изменилась к лучшему, когда перед руководством был поставлен вопрос о внесении изменений в структуру компании. «Был создан финансово-договорной отдел. И этот фактор сыграл очень важную роль, — рассказал г-н Васильев. — Поиск ключевых пользователей системы представляет собой очень важный момент, их надо привлекать к работе над проектом с самого первого дня. Мы этого добились благодаря тому, что провели обучение сотрудников, по итогам которого у них появились свои идеи и они включились в работу над проектом с бόльшим интересом».
Не менее важным подспорьем в деле автоматизации бизнес-процессов может стать привлечение квалифицированных консультантов — компании, которая имеет опыт внедрения систем, соответствующих отраслевой специфике. «Не надо надеяться на себя, даже если у вас прекрасный ИТ-отдел и замечательный проекта. Обучение сотрудников тоже не дает нужного опыта. Поэтому мы нашли консультанта, который помог в реализации проекта», — отметил г-н Васильев.
Непременным пунктом на пути создания межкорпоративного электронного документооборота является выбор удостоверяющего центра (УЦ). «Мы выбрали УЦ, написали правила электронного документооборота, в которых было сказано, как подключиться к нашей системе. Разработали форматы, используя которые клиенты смогут общаться с нами. И соответственно воплотили всё это в ПО. И теперь наши клиенты могут сформировать запрос на получение информации из реестра. Этот документ будет включать в себя электронную подпись», — пояснил г-н Васильев.
В результате выполненного проекта была консолидирована вся информация, в том числе из устаревших приложений, включая структурированные и неструктурированные данные. «Благодаря тому, что вся информация концентрируется внутри одной системы, мы можем не заниматься интеграцией многих устаревших приложений, а решать бизнес-задачи более эффективным образом. И теперь мы можем предоставлять онлайн-услуги гарантированного качества. В нашей деятельности мы не имеем права на ошибку», — отметил г-н Васильев.
В частности, успех проекта заключался в том, что удалось повысить производительность труда без увеличения штата сотрудников. «Это было достигнуто за счет агрегирования информации для принятия решений на их рабочих местах. Кроме того, типизированы многие рабочие процессы. До этого у сотрудников зачастую не было полного спектра данных для выполнения своих функций и обращения в другие отделы съедали драгоценное время. Коммуникация представляла собой обмен бумажными документами и переписку по электронной почте», — пояснил г-н Васильев.
В целом проект дал свои результаты. Как рассказал Сергей Васильев, несмотря на высокую конкуренцию компании удалось сохранить свою долю на рынке. Число клиентов возросло более чем в два раза, количество проведенных собраний акционеров в рамках онлайн-сервиса — в несколько раз.
Проект в настоящее время продолжается, на очереди — электронный обмен финансовыми документами.
