Переход к безбумажному документообороту связан с необходимостью поддержки полного жизненного цикла электронных документов (речь идет об электронных подлинниках) от момента их создания до уничтожения. И если эта проблема применительно к документам с относительно небольшим сроком хранения (5–10 лет) сегодня уже относится с технической точки зрения к категории сугубо рутинных операций и ее решение упирается лишь в необходимость получения «добро» со стороны нормативно-законодательных требований, то вопросы, касающиеся документов с большими, а тем более «вечными» сроками хранения, продолжают оставаться спорными и во многом до сих пор нерешенными. Хотя актуальность поддержки долгосрочного цикла хранения электронных подлинников хорошо осознают сами представители архивных структур страны, в том числе и потому, что обеспечение сохранности растущих объемов бумажных хранилищ требует все более значительных затрат.

О том, как выглядит сегодня ситуация с архивным хранением электронных документов, какие здесь видятся перспективы, какие есть трудности и как их можно и нужно преодолевать, с директором Центрального архива атомной отрасли Госкорпорации «Росатом» Юлией Великой беседовал обозреватель PC Week/RE Андрей Колесов.

PC Week: Давайте начнем наш разговор с пояснения: какое положение ваша организация занимает в структурах «Росатома» и Росархива?

Юлия Великая: Наш архив является структурой Госкорпорации «Росатом» в форме частного учреждения (ЧУ), на которое возложено решение задач обеспечения сохранности, комплектования, учёта и использования архивных документов атомной отрасли, в том числе документов Архивного фонда РФ. «Центратомархив» входит в общую систему архивов страны и в нормативно-методическом плане должен выполнять требования Росархива.

Госкорпорация «Росатом» — это огромная отрасль, сотни предприятий разного профиля — производственные, эксплуатационные, исследовательские, управляющие. И, соответственно, у большинства предприятий есть свои архивные структуры. То есть в Госкорпорации «Росатом» есть сеть архивов, каждый из которых организационно входит в состав своей компании, нормативно-методическое сопровождение и контроль за их деятельностью осуществляет ЧУ «Центратомархив».

Между Госкорпорацией «Росатом» и Росархивом заключен договор, на основании которого «Центратомархив» и архивные структуры организаций корпорации имеют право на депозитарное хранение документов у себя сроком до 100 лет, после чего документы Архивного фонда РФ должны передаваться на постоянное архивное хранение в государственные архивы. Разумеется, речь пока идет о подлинниках на традиционных бумажных носителях. В рамках этого договора передачи документов в Росархив пока не было, так как самые ранние даты находящихся на хранении документов — это 20-е годы прошлого столетия. Но я хочу обратить внимание: у нас есть право именно на депозитарное хранение, т. е. не на «вечное», а на временное. Хотя, конечно, понятно, что если речь идет о периодах в 100 лет, то с технической и законодательной точки зрения это уже фактически тот же уровень качества хранения, что и «вечное».

PC Week: Как организовано у вас архивное дело с точки зрения работы с бумажными и электронными документами и взаимодействия архивов с текущим документооборотом?

Ю. В.: Архив — это не застывшая структура, его задачей является не только управление некоторым фиксированным объемом хранения, но и его постоянное комплектование, при этом одним из основных источников пополнения фондов являются системы текущего делопроизводства. И это постоянное взаимодействие является двунаправленным: с одной стороны, в делопроизводстве должны выполняться требования к документам с точки зрения их последующего архивного хранения, с другой — мы должны в своей работе учитывать развитие современных СЭД.

В Госкорпорации «Росатом» еще несколько лет назад была внедрена централизованная СЭД на базе Documentum, которая охватывает половину территории страны, это одна из крупнейших подобных систем в Европе. Сегодня в ней хранятся документы более 150 организаций и их филиалов, она обслуживается специализированной отраслевой компанией — ЗАО «Гринатом», все вычислительные ресурсы размещены в централизованном дата-центре с сетевым доступом к ним.

Что касается бумажных и электронных документов, то на сегодня все подлинники архивных документов являются бумажными, это просто последствия нормативных требований Росархива вплоть до недавнего прошлого. Если о технических аспектах перехода на электронные подлинники для документов долгосрочного хранения можно спорить, то «закон — есть закон». Но даже в этой ситуации вопрос создания архива электронных копий для нас всегда являлся актуальным. Дело в том, что архив — это не только обеспечение сохранности документов, хотя это одна из основных наших задач, не очень простая и достаточно затратная. Мы должны обеспечивать возможность работы с этими документами и их использования, причем не только для специалистов отрасли, но и широкой общественности. Для нашей отрасли эта функция является особенно важной. Специфика атомной промышленности такова, что у нас даже документы 50—70-летней давности могут представлять не только исторический или юридический интерес, но и обладать реальной технической ценностью сегодня. Там могут быть, например, зафиксированы идеи и проекты, которые в свое время не были реализованы, но вполне актуальны сейчас (например, появились технические возможности для их реализации). Атомная сфера всегда была и остается весьма закрытой, для нас очень важным направлением является работа по рассекречиванию и популяризации.

То есть у нас документы не просто лежат на стеллажах, с ними нужно постоянно работать, и, конечно, электронные методы, пусть даже создание фонда пользования электронных копий архивных документов, очень нужны. Опять же есть «атомная» специфика. Например, у нас есть так называемый Чернобыльский архив, в состав которого входят документы, в том числе кадровые, подтверждающие участие граждан в ликвидации последствий аварии на Чернобыльской АЭС в 1986–1987 гг. и, соответственно, право на социальные льготы. Но дело в том, что многие из этих документов имеют радиоактивный фон, поэтому этот архивный фонд полностью оцифрован. Именно с электронной версией работают специалисты «Центратомархива», а бумажные подлинники хранятся в изолированном хранилище специализированной отраслевой организации.

На сегодняшний день актуальной задачей является полная оцифровка унаследованного бумажного архива. Это весьма трудоемкая работа, полномасштабно она у нас началась только с прошлого года, и тут нам еще предстоит большой путь.

PC Week: А в вашей СЭД используются только бумажные подлинники или есть и электронные? В каком виде поступают оттуда документы к вам в архив?

Ю. В.: В СЭД Госкорпорации «Росатом» есть и электронные подлинники, но документы, которые подлежат архивному хранению, пока представлены в виде электронных скан-копий на традиционных носителях. Сейчас мы подошли к моменту передачи на архивное хранение документов, созданных в отраслевой СЭД. Как известно, платформа Documentum имеет все необходимые для этого функции, пока они у нас были задействованы в минимальной степени, но как раз сейчас мы будем использовать их более масштабно.

PC Week: То есть у вас сегодня реализуется традиционная двухконтурная работа с документами, когда их юридическая значимость обеспечивается бумажными подлинниками, а для оперативной работы используются их электронные копии. А каковы ваши планы по переходу к одноконтурной схеме, без дублирования, когда можно будет обходиться без бумажных подлинников?

Ю. В.: Как раз сейчас этот вопрос прорабатывается. До конца этого года мы должны сформулировать наше конкретное видение такой организации архивной работы, выявить проблемы на этом пути и найти методы их решения, а также в первом приближении определиться с проектом, в том числе по этапам его реализации, срокам и затратам.

В последнее время растет число видов документов, которые допускается использовать в электронном формате, но при этом порой возникает некоторое противоречие с тем, что сохраняется в существенной мере неопределенность с обеспечением их долгосрочного хранения. При этом для ряда категорий имеется прямое законодательное требование хранения только в бумажном виде.

Но как бы то ни было тенденция на переход работы архивов в электронном виде уже не просто видна, она становится реальностью. Так, с 21 сентября вступили в силу новые «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (приказ об их утверждении в Минкультуры был подписан в марте, но регистрация приказа в Минюсте прошла только сейчас), в соответствии с которыми мы получаем законную возможность хранить электронные документы с постоянным сроком хранения.

То есть мы получили сейчас необходимую нормативную базу для создания электронных архивов, теперь нужно уже заниматься вопросами технической реализации, в том числе это касается подтверждения электронной подписи, проблем недолговечности электронных носителей, наличия аппаратно-программных средств, способных работать с этими носителями.

Все это нужно делать, не откладывая в дальний ящик, в том числе и потому, что существующие мощности по хранению бумажных носителей близки к исчерпанию, их расширение потребует дополнительного серьезного финансирования.

PC Week: Насколько я знаю, в упомянутых вами новых Правилах скорее содержатся положения, разрешающие хранение электронных документов, но нет описания конкретных регламентов — как это делать.

Ю. В.: Да, там конкретики недостаточно, но уже сегодня есть методические рекомендации Росархива по хранению электронных документов и обеспечению сохранности электронных носителей, которые должны быть в ближайшее время дополнены в соответствии с новыми Правилами.

PC Week: Так, разрешение Минкультуры и рекомендации Росархива есть. Когда же вы будете готовы принимать на хранение подлинники электронных документов?

Ю. В.: Архив — это не просто хранилище файлов, а система управления ими, включая целый набор функций, в том числе учета, поиска и многого другого. Документы, кроме собственно некоторого содержания, включают наборы метаданных, в том числе формируемых ИТ-системами. В Госкорпорации «Росатом» в настоящее время проводятся работы по расширению возможностей общекорпоративной системы электронного документооборота в плане усиления функций архивного хранения. Одновременно решаются проблемы, о которых шла речь и ранее: подтверждения электронной подписи, миграции данных и сохранности метаданных, разграничения прав доступа пользователей к архивным документам.

Вполне вероятно, что уже в следующем году мы сможем создать нужную нормативную базу и технологическую инфраструктуру в рамках реализации этого проекта. При этом и сама система документооборота Госкорпорации «Росатом» должна перейти на работу в большей степени с подлинниками электронных документов.

PC Week: Мне кажется, что, хотя вы ссылаетесь на уже имеющиеся правила и рекомендации Росархива, вам придется самостоятельно решить целый ряд задач технического и методического характера.

Ю. В.: Да, мы понимаем это. Ситуация сегодня такова, что мы уже не можем ждать, когда нам принесут все нужные решения в готовом виде. Нам дали формальную возможность перехода на работу с электронными документами, и мы должны воспользоваться этим. Я уверена, что создание электронного архива нам вполне по плечу, и мы будем готовы поделиться своим опытом и достижениями в этой сфере со всеми архивистами страны.

PC Week: Спасибо за беседу.