Пока компании не ставят цели по переходу к безбумажному документообороту

Анализ запросов заказчиков DIRECTUM свидетельствует о том, что о закрытии такой потребности, как уход от использования бумаги, речь при поиске и выборе ECM-решения практически никогда не идет. Статистика запросов в двух популярных поисковых системах показывает, что темой пока мало интересуются: в месяц в России «безбумажный документооборот» ищут не более 400 раз, а с уточнением «безбумажный электронный документооборот» — менее 50 раз. Для сравнения: поисковый запрос «система электронного документооборота» отправляется более 9500 раз в месяц.

Такое положение вещей характерно не только для России, но и для Запада. В частности, этому вопросу посвящен отдельный пост Грега Милликена (Greg Milliken); автор уже в заголовке иронизирует на тему того, что мечта о безбумажном офисе насчитывает около 30 лет.

Тем не менее это не означает, что заказчики совершенно не задумываются о сокращении потребления бумаги. Просто данный эффект внедрения системы электронного документооборота не рассматривается как самостоятельная цель, а является только следствием автоматизации.

В каких случаях уже сейчас удается экономить на бумаге

Так как напрямую цель перехода к безбумажному электронному документообороту, по крайней мере при внедрениях DIRECTUM и DirectumRX, не ставится, результаты с данной точки зрения оцениваются не часто. Однако выкладки из оценок нескольких проектов говорят, что автоматизация 500 офисных работников крупного промышленного предприятия позволяет за год экономить на печати документов более 500 тыс. руб. Эта сумма составляет менее четверти всего получаемого и просчитываемого экономического эффекта от внедрения, но и она теоретически может повлиять на выбор в пользу автоматизации.

Нужно заметить, что экономия на печати происходит только в рамках автоматизированных процессов. При этом общий объем печати во всей организации может увеличиться из-за ускорения взаимодействия после внедрения СЭД — это частый случай, о котором говорят многие вендоры. Более того, автоматизация конкретного бизнес-процесса за счет ECM менее чем в 10% случаев позволяет уйти от печати документов даже в рамках этого процесса.

Внедрение ECM-системы для решения различных бизнес-задач позволяет добиваться разных результатов с точки зрения сокращения объемов печати. Максимальный эффект получают организации, которые переходят на юридически значимый электронный обмен учетными документами с контрагентами. Благодаря развитию законодательства за последние годы электронные счета-фактуры, накладные и прочие первичные документы полностью заменяют бумажные аналоги, в том числе и при взаимодействии с контролирующими органами.

Частично избавиться от бумаги получается при внедрении решений для организации делопроизводства — внутренние документы, резолюции и поручения могут существовать в электронном виде. Аналогично при автоматизации совещаний и заседаний сокращается количество бумажных документов, создаваемых до и после встреч. Перспективны решения для управления закупками.

Интересен опыт использования системы электронного документооборота в правительстве Удмуртской Республики. В рамках работы внутри государственного органа получилось полностью уйти от использования бумаги. Был налажен обмен электронными документами с региональными и федеральными органами и ведомствами для предоставления государственных услуг гражданам республики. Это демонстрирует, что госорганы в рамках процессов внутри одной и даже нескольких структур могут перейти на безбумажный документооборот. Во многом это обусловлено законодательными инициативами, продвигаемыми на уровне страны.

Что препятствует переходу к безбумажному документообороту и как это исправить

Затраты на печать и работу с бумажными документами не настолько велики, чтобы рассматривать их сокращение как выгоду. ECM-системы внедряются не для перехода к безбумажному документообороту, а для получения других более ощутимых и очевидных эффектов: прозрачность процессов, снижение рисков, ускорение делопроизводства и т. д. Иногда перевод документооборота в электронный вид не оправдан даже с экономической точки зрения. Так, например, обстоят дела с кадровыми процессами — работодатель скорее всего не будет выдавать каждому новому сотруднику ЭП.

Также можно говорить о недостатках нормативной базы, среди них — нечеткость ряда формулировок и общий рекомендательный характер, оставляющий выбор за организациями, которые могут просто не захотеть менять проверенные схемы работы. Тем не менее выбранный курс по-своему верен, так как резко насаждать новые подходы не следует, потому что переход на безбумажный документооборот и обмен потребует изменений на уровне ИТ-инфраструктуры в большинстве российских компаний.

Чтобы переход к безбумажному документообороту состоялся, внедрение ИТ-решений должно окупаться за счет экономии на поддержке работы с бумажными носителями (закупка и обслуживание оборудования, расходные материалы, издержки пересылки и доставки, затраты на хранение и поиск). Согласно исследованиям AIIM, инвестиции в конкретные ECM-решения более чем в половине случаев возвращаются за 1,5 года или меньший срок. Соответственно, чтобы организации делали дополнительные вложения в СЭД специально для перехода к безбумажной работе, нужно ориентироваться приблизительно на такие показатели ROI.

Вендоры могут действовать в нескольких направлениях. Во-первых, продвигать правильные бизнес-практики и инновационные в своем роде решения, развивать понимание, что работа без бумаги возможна и выгодна. Во-вторых, участвовать в законотворческом процессе, чтобы ускорить процесс становления логичной нормативной базы. В-третьих, разработчикам нужно думать над тем, как уменьшить стоимость своих решений, делая их доступными для среднего и малого бизнеса. Например, этого можно добиться за счет использования SaaS- и других облачных моделей.

Автор статьи — бизнес-аналитик компании Directum.

СПЕЦПРОЕКТ КОМПАНИИ DIRECTUM