Еще несколько лет назад стало понятно, что термин «электронный документооборот» (ЭДО) не очень точно отражает то, что реализуется на практике в российских компаниях и организациях. Выяснилось, что зачастую речь шла (и идет), скорее, об электронной поддержке традиционного бумажного документооборота: в самом простом случае — об управлении электронными карточками бумажных документов, в более сложном — о создании дополнительного контура их электронных копий. Однако подлинником здесь всегда является бумажный документ. Именно поэтому в данном обзоре мы решили использовать термин «безбумажный электронный документооборот» (БЭД), имея в виду вариант реализации «настоящего» ЭДО, когда подлинники документов представлены именно в электронном формате. При этом хотелось бы подчеркнуть, что отказ от бумажных документов — это не самоцель, а лишь средство повышения качества и эффективности работы.
Разговоры о переходе на БЭД идут довольно давно, на государственном уровне — активно с 2008 г. Но насколько динамичен и успешен этот процесс? В чем причины того, что сегодняшние результаты отличаются от тех, которые прогнозировались
Какова актуальность перехода на БЭД
Данная тема становится все более актуальной для разного вида заказчиков — и коммерческих, и государственных организаций, уверен руководитель практики Alfresco компании «Логика бизнеса» (ГК «АйТи») Олег Бейлезон. Все уже буквально тонут в потоках бумаги — это физически становится проблемой, рабочие столы и шкафы многих сотрудников завалены рассматривающимися, согласуемыми, подписываемыми, хранимыми и «отчетными-для-налоговой» документами, управлять ими все тяжелее и тяжелее. По его мнению, это осознали и многие государственные регуляторы (например, ФНС), поэтому настоятельно — вплоть до императивных требований — рекомендуют переходить на безбумажное обращение формальных документов.
Руководитель управления маркетинга компании ЭОС Елена Иванова, в свою очередь, отмечает, что хотя переход на безбумажный документооборот позволяет сократить издержки предприятий и повысить эффективность их бизнес-процессов, нужно иметь в виду, что такая трансформация требует определенных затрат, связанных с внедрением технологических решений, изменением регламентов, минимизацией рисков, вытекающих из факта применения электронных документов. В целом же ситуация очевидна: чем больше поток бумажных документов — тем актуальнее вопрос безбумажного обмена. В качестве основных барьеров, тормозящих такой переход, она видит необходимость дополнительных затрат «прямо сейчас» и неготовность сотрудников отказываться от привычных процессов и атрибутов бумажного документа. Но у разработчиков есть инструменты, которые позволяют преодолевать трудности внедрения.
Тем не менее сейчас, в условиях затяжного экономического кризиса, на это готовы пойти не все компании, констатирует начальник отдела развития ЕСМ-решений корпорации ЭЛАР Дмитрий Шмайлов. Кроме того, БЭД не является для бизнеса таким приоритетным направлением, как, скажем, автоматизация производства, решения для критически важных задач и систем, нацеленных на сокращение издержек, т. е. проекты, которые могут приносить деньги.
Заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов напоминает, что помимо организационных и технологических проблем есть еще нормативно-правовые требования, которые сегодня во многом по-прежнему ориентированы на использование бумажных оригиналов. В частности, до сих пор остаются нерешенными вопросы долгосрочного (и тем более вечного) хранения документов. Доля таких документов в общем их объеме вроде бы небольшая, но она, как якорь, сдерживает процесс отказа от бумажных оригиналов в целом.
Если же говорить о документах, используемых в качестве средства коммуникаций, то сегодня самым распространенным является механизм электронной почты. Казалось бы, тут организационно-правовых и технических проблем нет. Но на самом деле электронная почта реализует традиционный бумажный вариант взаимодействия, который в автоматизированной реализации приводит к созданию огромных массивов информации, которыми трудно управлять даже при использовании ИТ. То есть необходимы какие-то качественно иные коммуникационные архитектуры. А для их применения, подчеркивает эксперт, нужно пересмотреть наше понимание СЭД/ECM, позиционируя их в качестве систем, объединяющих людей, процессы и связанный с ними контент. Сегодня правильнее говорить не о безбумажном документообороте, а о безбумажном, но документированном взаимодействии людей в ходе рабочих процессов.
Традиционно под проблематикой СЭД у нас понимались вопросы автоматизации внутренних бизнес-процессов предприятия, причем в существенной степени в отношении организационно-распорядительных документов. Однако в последние годы быстро повышается актуальность проблематики межорганизационного обмена документами: между коммерческими компаниями, внутри органов государственного управления, а также при взаимодействии бизнеса и частных лиц с госструктурами. Все эти направления сейчас быстро развиваются именно с точки зрения перехода на межорганизационный ЭДО.
Говоря об этом, заместитель директора по маркетингу компании «Такском» Эрнест Колесников ссылается на прогнозы аналитиков: к 2017 г. использование механизмов ЭДО с контрагентами достигнет показателя 22,5%. Уже сейчас, после введения новой декларации по НДС (ее теперь должны сдавать в электронном виде почти все налогоплательщики), вопрос автоматизации документооборота стал особенно актуальным, поскольку при ручном вводе данных бухгалтерия с высокой вероятностью будет получать автотребования по расхождениям с контрагентами. Он напоминает также, что глава 49.1 Трудового кодекса РФ разрешает использовать ЭДО при работе удалённых сотрудников, а с 01.07.2016 начнут действовать поправки в ФЗ «Об акционерных обществах», которые позволят акционерам дистанционно принимать участие в собраниях при помощи ЭДО.
Руководитель проектов «Обмен Электронными Документами» фирмы «1С» Артем Танан уверен, что главным стимулом перехода к БЭД является стремление компаний к повышению своей конкурентоспособности. Те, кто хочет быть лидером на рынке, начали подготовку к такой трансформации задолго до разрешения со стороны законодательства и первыми осваивают эти возможности на практике. Еще в
Практика перехода к безбумажному электронному документообороту
По мнению Елены Ивановой, все шире распространяется практика передачи электронных оригиналов при взаимодействии с филиалами и удаленными подразделениями. Все более востребованным становится обмен с контрагентами первичными бухгалтерскими документами (акт, счет-фактура и т. п.) и интеграция с соответствующими специализированными сервисами обмена. При этом она отмечает, что многие организации по-прежнему опасаются рисков, возникающих при использовании электронных оригиналов документов, и использование любых видов электронных документов у них остается «запрещенной» темой.
«При разговоре о переходе к работе с электронными подлинниками компании начинают со слова „хотим“, за которым следует „но...“, — отмечает и Олег Бейлезон. — Дальше идет набор более или менее преодолимых причин: не готовы некоторые подразделения, не выделен бюджет, не можем сломать традиции организации и т. д.» Но в целом, считает он, тенденция к электронизации документооборота видна достаточно хорошо, хотя бы потому, что проекты по переходу на безбумажные технологии есть, а о проектах обратного перехода что-то не слышно. Охваченных БЭД областей много — это и классические СЭД, и финансовый документооборот организации, и юридически значимый оборот финансовых документов. Несколько буксует юридически значимый организационно-распорядительный документооборот — слишком много тут правовых тонкостей, не наработана достаточная практика. Еще сильнее отстает электронное хранение и обработка документов с различными грифами доступа, поскольку предъявляются (в целом обоснованно) довольно жесткие требования к реализующим их системам.
Бизнес-аналитик компании Directum Максим Кайнер говорит о том, что при внедрении СЭД/ECM экономия на печати бумаги достигается только в рамках автоматизированных процессов, но зачастую получается, что общий объем печати во всей организации может увеличиться. Более того, автоматизация конкретного бизнес-процесса за счет ECM менее чем в 10% случаев позволяет уйти от печати документов даже в рамках этого процесса. В целом он считает, что пока о переходе организаций к безбумажному документообороту речь не идет.
Как правило, задача избавиться от бумаги не является самоцелью, цель — оптимизировать те или иные деловые процессы, ускорить и упростить их выполнение, подчеркивает Вадим Ипатов. По его оценкам, в большинстве организаций-заказчиков полностью реализован внутренний электронный документооборот, включая весь комплекс вспомогательных документов (поручения, резолюции, отчеты об исполнении...). Во многих органах власти из числа заказчиков его компании в значительной степени автоматизированы предоставление госуслуг и работа с обращениями граждан. Если обращение поступает по электронным каналам, то работа с ним полностью идет в электронном виде. В сфере организационно-распорядительных и нормативных документов «цифровизация» может достигать, условно говоря, 99,9%, но приказ, распоряжение или регламент хотя бы в единственном бумажном экземпляре все равно нужен — это продиктовано и традициями, и законодательными нормами. В работе с договорами ситуация схожая: весь процесс их подготовки и согласования проходит полностью в электронном виде, но два экземпляра, которые подписывают стороны, все еще «живут» в бумаге.
Важную роль в переходе на БЭД играют ИТ-отделы организаций именно как пользователи СЭД — они применяют эти средства для своих внутренних задач (обработка пользовательских заявок, управление проектами в части распределения задач и работ, согласований и пр.), при этом на своем примере они показывают, как можно полностью исключить бумажные носители.
«Переход к безбумажным технологиям становится привычным и обусловлен производственной необходимостью, работать без бумаги выгодно», — соглашается Дмитрий Шмайлов. — БЭД очень актуален для внутрикорпоративного документооборота. Сегодня, когда электронные документы постепенно получают законодательный статус, обычным делом становится работа в СЭД с контрагентами«. Но при этом он отмечает, что в организациях, которые применяют специальные режимы, документы, составляющие государственную, коммерческую тайну или представляющие особую ценность, по-прежнему хранятся на бумаге. Переход на БЭД для такой документации либо невозможен, либо связан с обеспечением высочайшего уровня безопасности, что дорого, сложно и часто не оправдывает средства.
По мнению Эрнеста Колесникова, обмен электронными документами с контрагентами переживает стадию перехода из зачаточного состояния к более зрелому. Операторы ЭДО изначально выбрали тактику привлечения крупнейших компаний — генераторов трафика документов, в ключевых отраслях бизнеса обмен документами в электронном виде становится обычным делом, в других идут пилотные проекты. Этот процесс в существенной мере стимулируется, а порой и инициализируется действиями регулятора. Распространенный случай для автоматизации — это группы компаний одного холдинга с территориальным распространением по всей стране, где в электронный вид переводится большая часть документов и обеспечивается максимальный финансовый эффект. При этом эксперт отмечает важный момент: «Многое зависит от того, как ведётся бухгалтерия в компании. Если всё по закону, то повышение прозрачности приветствуется, если же ситуация обратная, то ЭДО выступает инструментом для наведения порядка, но это процесс не быстрый».
Наиболее очевидная сфера применения БЭД — это переход на электронные товарные накладные и счета-фактуры. Но Артем Танан отмечает, что хотя регулятор проявляет явное желание быстро двигаться в этом направлении, возникает довольно много трудностей частного характера. Например, переходу на обмен электронными счетами-фактурами мешали ситуации, когда, скажем, услуги были оказаны в последний день налогового периода (связь, Интернет, коммунальные услуги и т. п.), а счет-фактура с подтверждением оператора электронного документооборота датировался уже следующим месяцем. Эта проблема вполне оперативно была решена с принятием федерального закона
Препятствия на пути к БЭД
Еще несколько лет назад главным ответом на данный вопрос служил тезис «неготовность нормативно-законодательной базы», но сейчас эксперты, упоминая эту проблему, ставят ее не на первое место. «Организации не заинтересованы в уходе от бумаги, — говорит Максим Кайнер. — Затраты на печать и работу с бумажными документами не настолько велики, чтобы рассматривать их сокращение как выгоду. ECM-системы внедряются не для перехода к безбумажному документообороту, а для получения других более ощутимых и очевидных эффектов: прозрачности процессов и их ускорения, снижения рисков и т. д. Более того, подчас переводить процесс в электронный вид просто не имеет смысла, в том числе и по причине довольно высокой цены сертификата электронной подписи». При этом он отмечает и недостатки нормативной базы — нечеткость ряда формулировок и общий рекомендательный характер, оставляющий выбор за организациями, которые могут просто не захотеть менять проверенные схемы работы. Вместе с тем он уверен, что резко насаждать новые подходы не следует, так как в большинстве компаний они потребуют изменений на уровне ИТ-инфраструктуры.
Говоря о проблеме законодательной базы, Елена Иванова обращает внимание на то, что многие нормативные вопросы находятся в ведении самих организаций. «Во многом в развитии БЭД играет роль воля руководства, — уверена она. — Если руководитель приказывает работать без бумаги, то все будут это исполнять, хотят они того или нет. Если же такого мотивирующего действия со стороны руководства в организации нет, значит, оно не видит в БЭД экономической целесообразности и эффекта. Тут еще стоит вопрос нехватки кадров, которые как раз и могли бы выступить драйвером процесса внедрения БЭД и донести до руководителя все его прелести».
С ней согласен и Дмитрий Шмайлов: «Конечно, можно говорить о том, что законодательство отстает от западных стран в плане развития БЭД, но гораздо важнее, что далеко не все используют даже те возможности, которые дают поправки в законодательство. Скорее, идет отставание: многие технологии БЭД используются лишь считанным количеством организаций. В случае с нашими заказчиками мы видим тенденцию к развитию и углублению тем электронного документооборота и построения единой модели обработки и хранения учетных документов в электронном виде. Сильно ограничивает полный переход на БЭД отсутствие единого пространства доверия электронной подписи. Также не стоит забывать о требованиях по защите информации, предусматривающих в ряде случаев невозможность хранения и использования электронных документов. Ну и немаловажным фактором остается финансирование».
Перефразируя известную поговорку, Эрнест Колесников называет две основные беды российского электронного документооборота: законы и люди. «Имеются пробелы в законодательстве, например, утверждены форматы лишь для нескольких документов, по другим типам работа только ведется. В ближайшее время должны утвердить формат универсального передаточного документа, ходят разговоры об универсальном контейнере, к которому можно будет прикрепить любой документ. Судебной практики использования неформализованных документов пока ещё недостаточно, чтобы все компании без страхов перешли на ЭДО, но время идет и ситуация меняется в лучшую сторону. Вторая ключевая проблема — это люди и сложившиеся реалии жизни, часто приходится слышать от заказчиков: откажемся от бумаги, только если заставят».
Для внедрения новой технологии в рамках существующего процесса требуется в основном переподготовка кадров и желание руководства компаний применять новацию, а процессы, по сути, остаются те же, считает Артем Танан. Он дает конкретный совет: для внедрения БЭД следует назначить ответственных и выполнить три основные задачи — выстроить новую процедуру работы с документами, обучить персонал и определить сроки отказа от старой процедуры по выбранным контрагентам. Чтобы новые процедуры по работе с документами были простыми, понятными и имели минимум отличий от существующих, необходимо поддерживать интеграцию БЭД с учетными, управленческими и СЭД-программами, еще лучше — делать БЭД неотъемлемой их частью. Отдельным, вероятно, самым проблемным блоком идут вопросы вовлечения контрагентов. Нужно не просто подключить контрагентов заказчика БЭД, но и помочь в переходе на новую процедуру работы с документами. В ином случае даже с применением БЭД будут сохраняться ошибки и расхождения в сведениях книг покупок и продаж, причем есть и другие негативные последствия. Эксперт уверен, что вопросы интеграции БЭД с другими бизнес-системами и вовлечения контрагентов в ближайшие несколько лет будут играть основную роль с точки зрения распространения технологий БЭД в нашей стране.
Что делать?
«Пока в России отказаться совсем от бумаги, будь то государственный сектор или коммерческий, невозможно, — констатирует Елена Иванова. — Надо прежде всего развивать законодательную базу, которая стимулировала бы организации к переходу на БЭД. Отчасти сейчас это начинает проявляться в госорганизациях в связи с совершенствованием СМЭВ, МЭДО». Многое зависит от СЭД-вендора, считает она; они могут обосновывать экономический эффект от перехода на БЭД, предлагать технологические решения. Немаловажно также работать в профессиональных сообществах и в организациях, занимающихся стандартизацией в СЭД/ECM-областях, взаимодействовать с госрегулятором.
Более того, СЭД-поставщики должны сами показывать пример перехода к БЭД, уверен Дмитрий Шмайлов. Эти компании тоже нуждаются в электронном документообороте для повышения эффективности своей работы. В условиях недостатка заказчиков фактором успеха может стать опробование технологий БЭД на собственном бизнесе. СЭД-поставщики были бы хорошим подспорьем с точки зрения технологического развития, предлагая самые последние разработки, отвечающие и учитывающие индивидуальные требования и специфику своих клиентов.
Об экономическом обосновании перехода к БЭД говорит и Максим Кайнер: «Чтобы переход к безбумажному документообороту состоялся, внедрение ИТ-решений должно окупаться за счет экономии на поддержке работы с бумажными носителями (закупка и обслуживание оборудования, расходные материалы, издержки пересылки и доставки, затраты на хранение и поиск). Мировые эксперты говорят, что срок окупаемости инвестиций в конкретные ECM-решения более чем в половине случаев составляет полтора года или меньше». Реальное участие вендоров в этом процессе может заключаться в продвижении идеи «работа без бумаги возможна и выгодна», в участии в законотворческом процессе, а также в снижении стоимости своих решений, в том числе за счет использования облачных моделей и SaaS.
Непреодолимых барьеров на пути к БЭД нет, но есть задачи, которые можно и нужно решать, считает Эрнест Колесников. Явно позитивным моментом является то, что государственные власти вкладывают большие средства в автоматизацию страны, и можно констатировать, что жить и работать за последние десять лет стало намного приятнее. Проблемы есть, но они выявляются и решаются совместными усилиями регулятора, разработчиков и заказчиков. «К определенному моменту объём информации в социуме достигнет достаточного объёма и все будут понимать, что выставлять документы по старинке на бумаге — это что-то из прошлого, — уверен он. — Сейчас уже сложно представить, как мы раньше жили без Интернета, с ЭДО, считаю, будет такая же ситуация».
«Мы рекомендовали бы компаниям не дожидаться „последнего звонка“, когда они уже сами не смогут справляться с потоком бумаги и не будут соответствовать требованиям регулятора, — советует Артем Танан. — Им нужно уже сейчас определиться, для каких типов сделок/документов и с какими контрагентами будет применяться БЭД, далее назначить ответственных и установить сроки. Если необходимо, привлекать экспертов с достаточными компетенциями в этой области для качественной реализации поставленных задач. Если возникают сложности методического или технического характера, то выносить их на обсуждение на специализированных площадках, в рабочих группах по вопросам БЭД. Только постановка конкретных задач при переходе на БЭД в отдельно взятой компании позволяет получить успешный опыт, понятный остальным участникам рынка. Тиражирование этого опыта силами крупных компаний совместно с операторами ЭДО СФ, вендорами ПО и их партнерскими сетями — это самый эффективный способ распространения технологий БЭД на рынке».
