В последние годы тематика автоматизации документ-ориентированных бизнес-процессов неуклонно смещается от задач традиционного внутреннего организационно-распорядительного документооборота в сторону обеспечения электронного коммерческого взаимодействия предприятий. Начало этому процессу в существенной мере положило законодательное закрепление в 2012 г. возможности обмена электронными счетами-фактурами, которое, в свою очередь, послужило стимулом использования такого электронного способа и для передачи между организациями более широкого спектра деловых документов. При этом особенностью электронно-документационного взаимодействия контрагентов является законодательно закрепленная необходимость работы через сертифицированных операторов.
Как и в случае любых других инноваций, внедрение методов электронного взаимодействия организаций идет далеко не просто, на пути к повышению эффективности работы возникают трудности технического, организационного и нормативного характера, отраслевой опыт вскрывает недостатки в законодательном регулировании. В то же время порой компании неожиданно открывают для себя новые, поначалу невидимые эффекты от внедренных технологий, новые возможности для улучшения своей деятельности. О том, как идет процесс перехода на электронный документооборот (ЭДО), что это дает компании, какие проблемы при этом возникают и как они решаются, обозреватель PC Week/RE Андрей Колесов беседовал с начальником отдела информационных технологий московского филиала компании «Катрен» Сергеем Тарасовым.
PC Week: Чем занимается ваша компания, какое место в ее деятельности занимают ИТ и что представляет собой ее документационное взаимодействие с контрагентами?
Сергей Тарасов: «Катрен» — это крупнейший в России дистрибьютор лекарственных средств, которому принадлежит около 17% данного рынка. Центральный офис находится в Новосибирске, компания работает во всех регионах страны через 28 филиалов. В нашем прайс-листе более 18 тыс. позиций, у нас свыше 700 поставщиков и более 43 тыс. пунктов доставки. Понятно, что бизнес «Катрена» базируется как раз на взаимодействии с внешними контрагентами, подавляющая их часть — это наши потребители, аптеки, которые получают от нас медикаменты и продают их частным лицам.
В качестве информационной системы управления компанией и всеми ее бизнес-процессами в «Катрене» используется собственная разработка, которая в интегрированном варианте решает задачи CRM, ERP, ECM и т. п. Ориентация на собственную ИТ-систему — изначальная философия компании.
Понятно, что работа дистрибьютора сопровождается огромным документопотоком. Сейчас мы только в московском филиале ежедневно создаем более семи тысяч пакетов, каждый из которых содержит не менее четырех документов. Эти пакеты отправляются нашим получателям, мы должны отслеживать их доставку, отвечать на возможные встречные запросы. Поток обмена документами растет, нужно снижать не только издержки на эту работу (печать, ведение бумажного архива и пр.), но и повышать ее эффективность. Собственно, эти задачи были для нас главными при переходе на электронное взаимодействие с потребителями.
PC Week: А снижение издержек и повышение эффективности — это не одно и то же?
C. Т.: Это связанные понятия, но все же несколько различные. Например, наша компания не так давно запустила проект «Аптека.Ру» по прямой интернет-продаже лекарств частным лицам, используя партнеров в качестве доставочных пунктов. Понятно, что такая схема сопровождается резким увеличением объема документов, и ручными методами, даже если на них не жалеть денег, её реализовать практически невозможно. При этом, конечно, задача снижения издержек тоже является первостепенной: по мере роста бизнеса доля затрат на обеспечение документооборота растет (особенно с учетом роста курса валюты, поскольку стоимость ИТ привязана к ней), опережая, например, темпы роста складских и транспортных затрат.
PC Week: Вашему проекту перехода на внешний ЭДО уже более трех лет. Как вы охарактеризовали бы основные его этапы и эффекты, полученные от его реализации?
С. Т.: Да, решение о внедрении ЭДО было принято в октябре 2012 г., фактически сразу после принятия законов, разрешающих такое деловое общение, то есть «Катрен» стал одним из пионеров этого направления в России. Сначала было изучение правовой базы и базовых технологий (API взаимодействия с операторами); формирование ТЗ и разработка ПО заняли пять месяцев; в июне
Для ИТ-подразделения компании весь этот проект был, конечно, связан с повышением нагрузки не только потому, что нужно было внедрять новые технологии, но и в связи с их сопровождением. Как я уже говорил, в целом по стране ЭДО находится, наверное, еще на начальном этапе становления, идет регулярное обновление разного рода нормативных требований, на которые мы должны оперативно реагировать.
Но бизнес компании вполне очевидно выиграл. Резко сократился объем печати документов, который до этого рос довольно быстрыми темпами. В частности, мы перестали закупать принтеры. То же самое можно сказать об архиве документов — поддержка его бумажного варианта требовала все больших затрат. Хотя, пожалуй, главные эффекты заключаются в ускорении бизнес-процессов, в повышении их надежности. Кроме того, поскольку у нас довольно большие объемы обмена электронными документами, мы смогли получить от наших операторов ЭДО очень неплохие скидки.
PC Week: Как повлияла реализация внешнего обмена электронными документами на автоматизацию внутреннего документооборота?
С. Т.: В минимальной степени, поскольку в нашей компании фактически с момента ее возникновения внутренний документооборот выполнялся в электронном виде. Более того, мы и раньше общались с нашими контрагентами в электронном виде, все документы передавались в нужных им форматах (наша среда поддерживает около трехсот форматов документов для самых разных систем, используемых партнерами). Но тогда этот механизм имел сугубо информационную функцию, он работал в параллель с потоком бумажных документов, которые обеспечивали юридическую значимость деловых операций. Переход на юридически значимый ЭДО позволил исключить бумажный контур.
Хотя полностью уйти от бумажных документов все же пока не получается. Но такой задачи как некой самоцели и не было — нам нужно было повысить эффективность бизнес-процессов.
PC Week: Как проходил выбор операторов, как строятся отношения с ними?
С. Т.: У нас уже был опыт работы с операторами по сдаче налоговой отчетности в электронном виде, он помог нам при переходе на электронное взаимодействие с контрагентами. Мы ориентировались на знакомых нам партнеров, хотя, конечно, изучили их возможности по обмену документами с компаниями (технологии сдачи налоговой отчетности и обмена документами с контрагентами — это все же существенно разные вещи). Главные требования к провайдерам состояли в том, чтобы у них были представительства во всех регионах страны, единое ценообразование для всех наших филиалов, а также возможность интеграции их решений с нашей ИТ-системой. В результате мы выбрали сервисы нескольких операторов, в том числе два основных —"Диадок" («СКБ Контур») и СБИС («Тензор»).
PC Week: Поскольку вы имеете дело с несколькими операторами, можно сделать вывод, что проблема роуминга, работы с контрагентами, подключенными к другим операторам, до сих пор не решена. Насколько эта проблема существенна для вас?
С. Т.: Проблема такая есть, но для нашего бизнеса она пока не очень важна. Операторы говорят нам, что в принципе могут реализовать роуминг, но это требует некоторых дополнительных затрат. Пока получается, что нам проще использовать «монооператорскую» схему, два оператора — это вполне нормально для нас, при этом обеспечен географический охват всей нашей партнерской сети. Но можно предположить, что в будущем потребность в роуминге все же возникнет. И тут есть два основных момента.
Первое: наша отрасль находится на начальной стадии внедрения внешнего ЭДО. Подавляющее число аптек до сих пор его просто не использовали, поэтому они могут подписаться на услуги оператора, которого мы им предлагаем. Но по мере того, как на такое взаимодействие будут переходить другие дистрибьюторы, число задействованных операторов может расти.
Мы сами сталкиваемся с подобной проблемой при работе со своими поставщиками, среди которых есть и иностранные, использующие другие методы обмена документами. Но проблема автоматизации обмена документами с поставщиками для нас не очень актуальна, поскольку их число все же не столь велико, как количество наших потребителей. Тут мы пока можем продолжать работать в бумажном варианте.
PC Week: Разговоры о роуминге идут уже давно, мы регулярно слышим обещания решить эту проблему в ближайшее время, но реальный прогресс пока не очень ощущается. Почему так происходит?
С. Т.: На нашем примере видно, что рынок находится, скорее, в начальной стадии формирования, когда главными игроками являются оптовые продавцы. На этом этапе роуминг нельзя считать задачей номер один, то есть четко выраженного требования к этому механизму со стороны пользователей пока нет. Соответственно и операторам нет смысла обеспечивать такое взаимодействие между собой. В этот вопрос мог бы вмешаться регулятор, выпустив нужные нормативные требования, но он тоже занимает сейчас нейтральную позицию, возможно, понимая, что проблема ещё «не созрела» до нужной степени актуальности.
PC Week: С какими трудностями вы столкнулись в своем проекте за более чем трехлетний срок?
С. Т.: Основной проблемой было то, что мы были фактически первопроходцами. Среди трудностей нужно в первую очередь отметить несовершенство законодательства, необходимость в существенной и постоянной доработке наших собственных ИТ-систем, а также низкий уровень развития ЭДО в России, боязнь предприятий и конкретных людей работать без бумаги. Пришлось потратить много усилий на продвижение этой идеи как в собственной компании (речь идет о рядовых сотрудниках, руководство всё отлично понимало, оно и инициировало проект), так и у контрагентов. Если бы начали проект сейчас или год назад, всё было бы намного проще, так как рынок уже понимает эту тему намного лучше, чем в
PC Week: Но если бы такие компании, как ваша, не начали эту работу, то, возможно, сегодня понимание было бы таким же, как три года назад, и вам все равно пришлось бы выступать в роли первопроходцев.
С. Т.: Да, наверное, вы правы, кто-то должен быть первым. Но надо сказать, что мы были не одни, внедрением внешнего ЭДО тогда начали заниматься многие крупные коммерческие компании, в том числе наши конкуренты по дистрибуции лекарственных товаров.
PC Week: Насколько я понимаю, переход вашей компании на ЭДО еще далек от 100%?
С. Т.: Да, переход на ЭДО — это процесс, который пока не закончен. В нашей компании по плану во всех филиалах до конца текущего года его доля должна быть не менее 50%. Какие-то отделения уже вышли на этот показатель, у нас, в московском филиале, по состоянию на март достигнут уровень 45%, а ровно год назад было 20%, то есть динамика весьма оптимистичная.
PC Week: Основная трудность заключается в неготовности ваших контрагентов?
С. Т.: Я не стал бы использовать слово «неготовность», лучше сказать — для них такой переход пока или сложен, или не очень нужен. Кому-то придётся вносить серьезные коррективы в свои бизнес-процессы и ИТ-системы, кто-то работает не вполне «в белую» и не нуждается в повышении прозрачности. Хотя есть, конечно, и недопонимание возможностей ЭДО.
PC Week: Как вы видите развитие своей системы ЭДО?
С. Т.: Нужна проработка вопросов юридической значимости документооборота. Пока мы в основном имели дело с аспектом соответствия нормативным требованиям, но есть и другая сторона — решение юридических конфликтов, в том числе и в суде. Нельзя сказать, что у нас много таких конфликтов, но система должна быть выстроена так, чтобы мы могли использовать электронные документы в подобных разбирательствах. Самый простой вопрос — в каком формате и в каком виде мы должны представлять нужные документы в суд? Нужно анализировать отраслевой опыт, изучать судебную практику...
PC Week: Здесь явно возникает тема хранения электронных документов. Как оно реализуется у вас сегодня?
С. Т.: Это довольно болезненный вопрос. Пока архив находится у наших операторов, они несут ответственность за него. Но нас такой порядок не очень устраивает — мы хотели бы иметь собственный архив, который имел бы соответствующую юридическую значимость. Решение этого вопроса — также одна из приоритетных для нас задач.
PC Week: Можно ли ожидать каких-то решительных действий со стороны регулятора — Федеральной налоговой службы, которые изменят ситуацию на рынке ЭДО?
С. Т.: ФНС уже более пятнадцати лет является главным инициатором и драйвером перехода на электронные формы делового взаимодействия, и, думаю, в недалеком будущем от нее вполне можно ожидать перевода ЭДО из возможного варианта в обязательный, как она проделала уже с налоговой отчетностью. У ФНС есть очень большой интерес к этому, ведь переход на электронные форматы позволяет не только снизить собственные трудозатраты, но и, что намного важнее, повысить собираемость налогов, улучшить прозрачность деловых процессов и перейти на качественно новый уровень контроля за ними.
PC Week: Спасибо за беседу.
