Специалисты ГК «Бизнес ИТ» завершили внедрение системы «1С:Документооборот 8 КОРП» в компании «Ставропольский аптечный склад». За три месяца система была развернута на 60 рабочих местах во всех подразделениях компании: отдел аукционов, отдел закупки лекарственных средств, отдел изделий медицинского назначения, отдел реализации лекарственных средств, отдел сертификации и т.д.
В результате проекта автоматизирована регистрация и обработка всех видов заявок: внешних — заявки клиентов на поставку продукции или оказание консультационных услуг, и внутренних — запросы остатков на складе, заявки на отгрузку товара по контракту и т.п. Каждой заявке в системе присваивается порядковый номер, сотрудники заполняют обязательные реквизиты (корреспондент, содержание, срок ответа) и прикрепляют электронный образ документа. После регистрации система автоматически создает задачи исполнителям на рассмотрение заявок и подготовку коммерческих предложений. По каждой задаче устанавливаются сроки ее исполнения. Это помогает сотрудникам своевременно отвечать на все заявки, не упустив при этом не одного потенциального заказчика. Обработка заявок ускорилась в два раза.
Систематизирована работа по подготовке к участию в тендерах, появилась возможность оперативно контролировать и анализировать их результаты. В системе настроены маршруты согласования решений об участии в аукционах и пакетов сопутствующей документации. Согласование конкурсных документов значительно ускорилось. Документы теперь предоставляются на аукционы своевременно и в полном объеме. В результате компания стала принимать участие в большем количестве тендеров: если ранее компания успевала принять участие в 50 тендерах в месяц, то теперь их количество увеличилось до 80.
Оперативная обработка и согласование договоров позволяет предприятию выстраивать более эффективные отношения с поставщиками и заказчиками. Срок от согласия на сотрудничество до реальных поставок продукции сократился в два раза — с
В системе налажен механизм выдачи поручений и контроля их исполнения, настроено оповещение пользователей по электронной почте о поставленных задачах и установленных для них сроках. Теперь руководители в режиме реального времени могут оценить, сколько времени каждый документ находился на обработке у специалиста. Исполнительская дисциплина сотрудников повысилась.
«1С:Документооборот 8» интегрирован с решением «1С:Управление торговлей 8». Из «1С:Управления торговлей 8» в систему электронного документооборота оперативно поступает информация об организациях, с которыми ведутся работы, это сокращает время на заполнение реквизитов контрагентов и уменьшает количество ошибок при оформлении документов. При создании в «1С:Управление торговлей» заявки на комплектацию заказа на складе, аналогичный документ автоматически создается в «1С:Документообороте» и отправляется на склад с установленным сроком исполнения заказа. Это помогает компании четко соблюдать сроки поставок по договорам.
Результаты проекта прокомментировал директор ООО «Ставропольский аптечный склад» Эдуард Хурумов: «Проект автоматизации документооборота на базе решения „1С:Документооборот 8 КОРП“ стал значимым и показательным для всей компании. Система позволила наладить контроль за выполнением поручений, систематизировать процессы подготовки и согласования документов, уменьшить сроки реагирования на заявки покупателей, все это позволило минимизировать риски потери клиентов и положительно сказалось на качестве обслуживания».
