Компании «БОСС. Кадровые системы», российский разработчик универсальной платформы управления ресурсами предприятия «БОСС», и WSS-Consulting, специализирующаяся на внедрении продуктов на платформе Microsoft SharePoint, завершили совместный проект по интеграции системы управления персоналом БОСС-Кадровик и системы электронного документооборота WSS Docs в фармацевтической компании «АКРИХИН».

По требованию заказчика используемые на предприятии системы учета кадров и электронного документооборота должны были обеспечить сквозной процесс создания, подписания с помощью квалифицированной электронной-цифровой подписи (ЭЦП) и дальнейшего хранения кадровых документов.

Решение БОСС-Кадровик, используемое в компании АКРИХИН для учета кадров и расчета заработной платы, интегрируется в корпоративную информационную среду предприятия при помощи алгоритмов загрузки/ выгрузки необходимых данных.

WSS Docs — используемая в АКРИХИНе система электронного документооборота на базе Microsoft SharePoint Foundation. На данный момент в системе WSS Docs автоматизированы следующие типы документов: входящие/исходящие и нормативные документы, договоры и дополнительные соглашения, заявки, акты, приказы и распоряжения, поручения, протоколы, а также кадровые документы.

Из системы БОСС-Кадровик в систему документооборота WSS Docs выгружаются документы по кадровому учету: согласие на обработку и передачу персональных данных, трудовой договор, соглашение о неразглашении коммерческой тайны, приказы о приеме/увольнении/переводе, карточка Т-2, а также дополнительные соглашения к трудовому договору и другие.

Кроме самого документа выгружаются следующие параметры: вид документа, его наименование, содержание, а также почтовые адреса исполнителя и подписантов. Указывается также отдельный атрибут, определяющий, подлежит ли документ корректировке в системе электронного документооборота.

По требованию заказчика сама процедура выгрузки стартует «по кнопке». Решение о выгрузке документа в WSS Docs принимает сотрудник кадровой службы компании АКРИХИН. Выгрузка данных производится в обменные таблицы по списку документов, сформированному сотрудником кадровой службы.

Существует два варианта выгрузки кадровых документов в WSS Docs из БОСС-Кадровик: документ выгружается на этап «Подготовка» для доработки/корректировки документа. При этом оповещается сотрудник кадровый службы, который корректирует документ и отправляет его на подписание с ЭЦП сотруднику. Или документ сразу выгружается на подписание с ЭЦП, и сотрудник получает оповещение о необходимости подписания кадрового документа. Данное решение дает возможность подписи кадровых документов, когда сотрудник находится в командировке, отпуске. После завершения подписания все документы поступают в «Архив» на хранение, а соответствующий сотрудник кадровой службы получает оповещение о завершении процесса.

Выполненные работы по интеграции двух систем позволили ускорить работу с кадровой документацией, уменьшить объем ручного ввода и оптимизировать бизнес-процессы в компании «АКРИХИН».