Компания «КВИН» повысила производительность сотрудников на 20 %. Организация сняла с них большую часть бумажной работы за счет перехода на электронный документооборот.

«КВИН» — производитель материалов для строительства, ремонта и энергетики. Каждый месяц компания печатает порядка 400 000 документов, которые отправляет клиентам почтой по всей России. На бумаге это обходится ей примерно в 1 000 000 рублей ежегодно. 20 человек формируют комплекты документов, согласовывают их, упаковывают, отправляют и контролируют, чтобы в «КВИН» вовремя вернулись подписанные экземпляры.

«С электронными документами картина совершенно другая. Не нужно распечатывать и ходить по согласователям и подписантам. Сотрудники могут передавать друг другу документы не вставая с рабочего места. Получить подпись клиента очень просто, и неважно, в каком городе он находится. Полный цикл документооборота занимает сутки — против двух и более недель при бумажных документах. В результате эта нагрузка на сотрудников сократилась на 20 %, и это при том, что мы пока только начали подключать клиентов к электронному документообороту (ЭДО)», — рассказала Оксана Мальцева, специалист по сопровождению 1С ООО «КВИН».

Электронные документы — это не скан-копии бумажных. Это оригиналы, заверенные квалифицированной электронной подписью, которая придает им юридическую силу. Именно в виде файлов эти документы через интернет принимают налоговые органы. Также их можно представить в суд в качестве доказательств.

«Для производственного предприятия c клиентами по всей стране ЭДО — это комплексное решение накопившихся сложностей. Помимо экономии и удобства, это скорость. Даже корректировать документы можно за считанные минуты. Документооборот прозрачен и понятен как внутри предприятия, так и на стороне клиента», — пояснил Константин Козлов, руководитель проекта «Контур.Диадок» компании «СКБ Контур».

Компания «КВИН» решила вести электронный документооборот через систему «Контур.Диадок». В ней разработан специальный модуль — приложение, которое имеет доступ и к Диадоку, и к базам учетной системы 1С. Пользователю не нужно постоянно переходить из одной программы в другую, документы из обоих источников доступны ему в одном окне. В нем же он может подписывать, согласовывать, отправлять на согласование, получать документы и дублировать их в 1С всего в несколько кликов мышкой. Ему даже не понадобится вводить сведения вручную.

«Мы добились полной прозрачности документооборота. Сотрудники могут легко узнать, на какой стадии находится документ, сервис в любой момент показывает им статус: на согласовании, отправлен, подписан, отказано в подписи. Каждое действие с ним фиксируется. Впоследствии всю историю документооборота можно поднять и посмотреть, — резюмировала Оксана Мальцева. — Теперь наша задача — как можно больше клиентов перевести на ЭДО».