Компания «Диджитал Дизайн» успешно реализовала проект по доработке функциональности системы электронного документооборота (СЭДО) Правительства Мурманской области. Проведенные работы позволяют заказчику согласовывать документы с использованием электронной подписи и организовать полноценный юридически значимый электронный документооборот.

СЭДО на базе российской платформы Docsvision была внедрена в Правительстве Мурманской области еще в 2009 году. В системе автоматизирован значительный объем документооборота: всего в ней свыше 2 миллионов документов, а прирост составляет порядка 1500 документов в день. В СЭДО работает свыше 1200 пользователей.

Доработка функциональности системы проводилась заказчиком в целях выполнения требований постановления Правительства РФ от 6.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» и Концепции региональной информатизации, утвержденной распоряжением Правительства РФ от 29.12.2014 № 2769.

В настоящее время согласование исходящих и внутренних документов, включая документы правительства региона и проекты нормативно-правовых актов (НПА), выполняются ответственными сотрудниками исполнительных органов государственной власти Мурманской области (ИОГВ) вручную, путем сбора виз на бумаге. Возможность электронного согласования в СЭДО реализовано компанией «Диджитал Дизайн» в несколько этапов: в 2015 году был выполнен пилотный проект для Комитета по развитию информационных технологий и связи Мурманской области, в начале текущего года этот опыт был растиражирован на другие ИОГВ, а на заключительном этапе проведены работы по автоматизации процесса согласования проектов НПА.

Для выполнения поставленных задач специалистами «Диджитал Дизайн» был проведен анализ существующих процессов согласования документов служебной переписки, проектов НПА и документов правительства региона и ИОГВ. Были выделены роли участников процессов и произведена настройка соответствующих прав, проведен анализ возможного использования в процессах согласования документов различных видов электронной подписи в зависимости от должности сотрудника. Помимо этого, функционал СЭДО был дополнен новыми почтовыми уведомлениями для пользователей о событиях в процессе согласования, например о завершении маршрута согласования, об исполнении задания на согласование без решения и т.п.

Компанией-подрядчиком было обновлено решение «АРМ руководителя», позволяющее руководителям высшего и среднего звена с использованием мобильных устройств максимально оперативно участвовать в процессе расписания резолюций и согласования проектов документов.

Также проведены настройки для веб-клиента СЭДО, который до конца текущего года планируется предоставить для использования членам регионального правительства, руководителям ИОГВ и их заместителям для создания условий быстрой и удобной работы с документами СЭДО.

В рамках проекта проведен ряд настроек и доработок, которые позволят ИОГВ реализовать обмен электронными документами между госорганами и госорганизациями с учетом требований совместного приказа Минкомсвязи РФ и ФСО России № 186/258 от 27.05.2015, а функционал модуля межведомственного электронного документооборота (МЭДО) обновлен до актуальной версии 2.7.

Сотрудниками «Диджитал Дизайн» также было проведено обучение ответственных специалистов заказчика, разработаны инструкции и видеоурок по приемам электронного согласования, что обеспечило должные условия для максимально быстрой адаптации специалистов ИОГВ к изменениям и новым процессам в СЭДО.

Тимур Лапин, председатель Комитета по развитию информационных технологий и связи Мурманской области, отметил: «Все работы выполнены подрядчиком — компанией „Диджитал Дизайн“ — на высоком профессиональном уровне и в установленные сроки. По итогам проекта в СЭДО имеются все инструменты для подготовки и обработки электронных документов в соответствии с требованиями федерального законодательства. Для введения юридически значимого электронного документооборота в Правительстве Мурманской области нам еще предстоит развернуть необходимую инфраструктуру УКЭП и внести изменения в ряд регламентных и организационных документов, однако уже сегодня мы в полной мере применяем новый функционал СЭДО с использованием простой электронной подписи для согласования проектов реальных документов, которые готовят специалисты ИОГВ».

«В ходе проекта возникали определенные сложности, но все они были успешно решены совместными усилиями. Выполнен большой объем работ, автоматизировано несколько важных для заказчика процессов: электронное согласование документов служебной переписки в ИОГВ, обмен электронными документами с участниками МЭДО, согласование проектов НПА и документов регионального Правительства. Для максимально быстрой адаптации пользователей для большого числа сотрудников было проведено обучение с практической частью, разработаны инструкции и видеоурок по приемам электронного согласования по уникальному сценарию. Все цели проекта были достигнуты, и после решения ряда организационных моментов специалисты Правительства и ИОГВ Мурманской области смогут ощутить все преимущества безбумажного документооборота», — рассказал Дмитрий Пеккер, руководитель проекта со стороны «Диджитал Дизайн».