Продолжается процесс перевода документооборот на электронные рельсы. Судя по докладам, представленным на сентябрьской конференции Russian Enterprise Content Summit (RECS) 2016, этим сейчас занимаются как государственные, так и коммерческие компании.
При этом цели у них примерно одинаковы: повышение эффективности процессов согласования, исполнения, контроля и формирования отчетности, сокращение издержек за счет отказа от бумаги, возможность работы с документами с помощью мобильных устройств. Есть и другие общие моменты, которые стоит рассмотреть более подробно.
Открытость, импортозамещение, мобильность и веб-клиент
Практически во всех проектах внедрения СЭД/ECM, о которых рассказали докладчики, свободное ПО (СПО) либо уже используется, либо идет процесс миграции на него с проприетарных системы. Главная причина — экономия на стоимости лицензий. Вторая тенденция заключалась в выборе российских СЭД и платформ для их разработки. И наконец во всех проектах реализован мобильный клиент, предназначенный для руководителей, а также тонкий клиент на базе браузера.
Так, один из базовых принципов электронного документооборота в Пенсионном фонде России состоит в применении только открытых решений с бесплатной лицензией. «У нас 20 тыс. сотрудников. Когда мы начинали разработку системы, то оценили ее масштабы и поняли, что нужна нулевая стоимость лицензий», — объяснил Алексей Вексин, заместитель начальника департамента управления инфраструктурой автоматизированной информационной системы ПФР.
В результате Пенсионный фонд сейчас использует ОС SUSE, базу данных PostgreSQL, веб-сервер Apache Tomcat и офисный пакет OpenOffice. Правда изначально базой данных служила IBM DB2. Но, по словам Алексея Вексина, затраты оказались огромными и были решено перейти на PostgreSQL. В качестве ОС применялась система Red Hat, но от нее также пришлось отказаться в пользу SUSE.
В таком же ключе действуют и другие участники конференции. В частности, компания «Росгеология» при выборе готового решения включила в число критериев открытый код и российское ПО. «Тогда тема импортозамещения еще не была популярной, но мы опередили время», — сказал Алексей Петров, ИТ-директор АО «Росгеология».
Ставка на российский софт и СПО была сделана и в администрации Южно-Сахалинска. Алексей Чан, заместитель начальника управления информатизации администрации Южно-Сахалинска, объяснил это стремлением избавиться от зависимости от поставщика.
Российская система управления контентом «МСВСфера Инфооборот», построенная компанией НЦПР на открытой платформе Alfresco, нашла широкое применение как в государственных, так и в коммерческих организациях. В качестве примера генеральный директор НЦПР Владимир Рябчиков привел Федеральную миграционную службу, Авиационный холдинг «Сухой» и компанию «Газпром Космические системы», добавив, что преимуществом системы является соответствие требованиям безопасности информации ФСТЭК России.
Идет процесс перевода СЭД с проприетарных зарубежных платформ на открытые российские. Так, компании Digital Design и «ДоксВижн» сейчас совместно работают над обновлением платформы Docsvision, чтобы предоставить заказчикам возможность использовать вместо базы данных Microsoft SQL открытую СУБД PostgreSQL, а также Linux. «Собираемся завершить этот проект к концу года, — рассказал Николай Шатилин, директор Digital Design по работе с клиентами. — Наши приоритеты — российское ПО, мы хотим позволить заказчикам не тратить деньги на дорогие лицензии». На мероприятии Digital Design представляла систему документационного управления «Приоритет», разработанную на базе российской платформы Docsvision Core.
С чистого листа
Большинство представленных на конференции проектов представляют собой внедрение электронного документооборота практически с нуля. Это не означает, что электронные средства вообще не использовались, кое-что было.
Так, в ПФР были лишь разрозненные системы для регистрации документов, а документооборот был бумажным. Отсутствовал оперативный контроль за исполнением поручений, инструменты для совместной работы с документами, средства электронного взаимодействия между территориальными органами, а копии писем и нормативно-правовые акты рассылались по электронной почте и не имели юридической значимости. И, наконец, электронного архива тоже не было. «Все это сильно затягивало работу», — сказал Алексей Вексин.
Когда в 2012 г. начался переход на электронный документооборот, то прежде всего была сформулирована задача и выделены объекты автоматизации, такие как внутренний документооборот, обращения граждан, финансовый документооборот (более 20 видов), внешний документооборот, закупочная деятельность.
По словам Алексея Вексина, хотя сроки были очень сжатые, выбор был сделан в пользу самостоятельной разработки: «Стоимость работ по настройке готового решения примерно такая же, как при создании собственного. Но при этом мы обладаем правами на код, может его самостоятельно обслуживать и дорабатывать».
В результате была создана система ПЭД ПФР, которая включает стандартный функционал документооборота — учет и регистрацию документов, обмен документами, в том числе и финансовыми, контроль исполнения поручений, подписание и согласование документов, электронный архив и т. д.
В прошлом голу началась промышленная эксплуатация ПЭД ПФР в исполнительной дирекции и создана ПЭД для отделений фонда, а этим летом запущена ее опытная эксплуатация в трех отделениях. До 2019 г. планируется расширять территориальный охват и функционал, усиливать интеграцию с другими система Пенсионного фонда.
С нуля внедряла СЭД и «Росгеология». Правда, в отличие от ПФР ей пришлось начать работу с чистого листа не из-за желания уйти от бумажного работы, а потому что компания была создана недавно — в
Как и в Пенсионном фонде, в первую очередь была сформулирована задача введения эффективного инструмента контроля за исполнением поручений руководства и налаживания горизонтальных связей между подразделениями.
Что касается самой СЭД, то «Росгеология» сделала ставку не на собственную разработку, а на готовое решение. «У нас не было возможности разработать систему, т. к. это требует времени. Нужен был быстрый запуск, поэтому мы купили готовое решение», — объяснил Алексей Петров.
Были сформулированы критерии, которым должно удовлетворять ПО и организован конкурс, по результатам которого была выбрана СЭД ТЕЗИС российской компании «Хоулмонт». В числе критериев Алексей Петров перечислил масштабируемость, поскольку компании очень быстро росла, поддержку слабых каналов связи, т. к. некоторые подразделения работают в удаленных регионах, и удобный интерфейс, понятный людям, которые не являются ИТ-специалистами.
Как и Пенсионном фонде, внедрение началось с головной организации — корпоративного центра. По словам Алексея Петрова, благодаря тому, что система была готовая, ее удалось быстро запустить в эксплуатацию, параллельно приучая людей ее использовать. Второй этап включал реализацию контроля поручений руководства. В холдинг входят региональные компании, которые раньше были независимыми и не привыкли отчитываться. Сейчас введена сквозная система отчетности, которая позволяет контролировать в том числе и указания руководства.
В корпоративном центре СЭД была полностью развернута меньше чем за год, сейчас через нее проходят все документы и ее используют все подразделения центра — порядка 3000 человек. Но работа продолжается. Как отметил Алексей Петров, идет внедрение в ряде компаний холдинга, но этот процесс осложняет отсутствие устоявшихся бизнес-процессов, поэтому приходится двигаться вслед за управленческими решениями и быстро их реализовывать.
С нуля стартовал проект юридически значимого внешнего документооборота (ЭДО) и в компании OCS Distribution — крупном российском ИТ-дистрибьюторе, который работает в более чем 600 городах России, имеет более 8 тыс. компаний-партнеров и 2000 сотрудников.
Рассказывая о проекте, Роман Гришин, руководитель отдела сопровождения ИС в OCS Distribution, начал с результата: «Мы сейчас обмениваемся с некоторыми партнерами юридически-значимыми документами». Но потом он признал, что ожидания были более оптимистичными: «Когда начинали этот проект более двух лет назад, то думали, что все будет здорово. На самом деле получилось немного по-другому».
Дело в том, что процесс обмена документами в компании организационно сложен, а их количество огромное. Помимо того, что нужно создать документ для отправки, нужно контролировать возврат, при этом часть документов возвращается, а часть теряется, требуется повторная пересылка. Из-за этого расчетный центр половину времени тратит на контроль возврата документов.
Просчитав выгоды от перехода на ЭДО, OCS Distribution надеялась получить экономию в восемь раз по сравнению с бумагой, включая расходы на сотрудников, бухгалтерию, курьеров и транспорт. «Причем даже не рассматривалась возможность потери документов, так как в ЭДО все документы контролируются,» — добавил Роман Гришин.
Казалось бы, нужно срочно внедрять ЭДО, и это решит все проблемы. Но на самом деле все уперлось в человеческий фактор. «Самый больной вопрос, с которым мы столкнулись — стереотипы мышления. Как жить без бумаги? — посетовал Роман Гришин. — Мы видим выгоду для себя, но для полного счастья нам не хватает партнеров, перешедших на ЭДО».
Переход с устаревшей системы
Не все доклады были посвящены внедрению электронного документооборота с нуля. В ряде случаев речь шла о миграции с ранее использовавшейся системы. Причины у всех примерно одинаковые: высокие расходы, невозможность развивать систему, ее технологическая отсталость.
Именно так обстояли дела в администрации Южно-Сахалинска, где на первых порах была внедрена система «БОСС-Референт» компании «АйТи». «В результате удалось добиться, что вся корреспонденция и нормативно-правовые акты рассматривались только в электронном виде, а в системе работали все сотрудники администрации», — сказал Алексей Чан.
После того как система проработала некоторое время, началось переосмысление опыта. Оказалось, что ее эксплуатация обходится слишком дорого, а сама система устарела и работает очень медленно. Но отказаться от электронного документооборота уже было нельзя, так как он глубоко проник во все сферы. А поскольку систему уже было невозможно развивать, в администрации Южно-Сахалинска решили внедрять новую, причем так, чтобы это было дешевле.
При выборе главным критерием стала вышеупомянутая открытость ПО, а также использование веб-клиента, наличие внешних интерфейсов для взаимодействия с другими системами, стандартные механизмы кастомизации и работы с документами. «В результате мы выбрали платформу Alfresco и, рассмотрев решения на этой платформе, остановились на „Логике СЭД“ компании „Логика бизнеса“», — сказал Алексей Чан.
Любое готовое решение нуждается в настройке для соответствия требованиям заказчика. В данном случае были созданы собственные виды документов вместо стандартных, реализованы некоторые новые механизмы, такие как заключения при согласовании и рассылке, существенно переработаны интерфейсы карточек. «Это пришлось сделать, потому что наши процессы не очень ложатся на то, что было в поставке. Но мы ничего не ломали, а все сделали с помощью стандартных средств системы», — пояснил Алексей Чан и добавил, что запуск в опытную эксплуатацию состоялся в начале этого года, а в промышленную — в сентябре.
В дальнейшем планируется расширение видов информации, учитываемой в системе, и интеграция с СЭД Сахалинской области, которая реализована на другой платформе, но тоже открытой.
Проекты внедрения системы «МСВСфера Инфооборот» в Федеральной миграционной службе и в холдинге «Сухой» также были направлены на переход с другой СЭД. По словам Владимира Рябчикова, в первом случае причина была связана с тем, что старая система перестала удовлетворять требованиям производительности и масштабируемости, а во втором — с исчерпанием возможностей для развития.
Но переход — непростой процесс, поскольку в разных системах используются разные форматы данных и к тому же в каждой организации есть много документов в собственных внутренних форматах. «Нам пришлось написать приложение, которое извлекает документ из старой системы и преобразует его в формат, требуемый заказчику», — объяснил Владимир Рябчиков.
Представленные на конференции примеры внедрения системы «Приоритет» компании Digital Design также предусматривали переход с предыдущего решения. Первый проект, реализованный в одном из федеральных фондов, был связан с миграцией с IBM Lotus Notes/Domino R6, с которой работал ограниченный круг пользователей, т. к. у системы был неудобный пользовательский интерфейс, а документооборот фактически осуществлялся в бумажном виде.
По словам Николая Шатилина, проект был реализован меньше чем за два месяца, а еще через два месяца бумажных документов уже не стало, был внедрен юридически значимый документооборот, время согласования документов сократилось в среднем с пяти до двух дней и благодаря этому уменьшились сроки исполнения поручений.
Как отметил Николай Шатилин, причиной второго проекта внедрения системы «Приоритет», который проходил в Агентстве по ипотечному жилищному кредитованию, также стала устаревшая система, в которой использовался толстый клиент, не было мобильного ПО для руководителей, пользовательский интерфейс был сложным и непонятным для конечных пользователей, а производительность низкой.
В результате модернизации для конечных пользователей создано приложение на базе веб-клиента, внедрен мобильный клиент для руководителей, повышена эффективность процессов согласования и контроля, улучшен процесс работы с документами, обновлен пользовательский интерфейс.
Опыт и рекомендации
Хотя все представленные проекты, по словам докладчиков, завершились успешно, это не значит, что процесс шел гладко и беспрепятственно. Опыт в преодолении препятствий может пригодиться всем, кто переходит на электронный документооборот.
Главная проблема, которую отметили почти все, связана с человеческим фактором. В Пенсионном фонде трудности были связаны с процессом моделирования бизнес-процессов электронного документооборота с участием конечных пользователей. «Сотрудники уже немолодые, привыкли к бумаге и без энтузиазма отнеслись к новшествам. В лучшем случае они предлагали сохранить бумажные процессы, но в электронном виде», — вспоминает Алексей Вексин.
Но из-за недостаточно глубокого моделирования бизнес-процессов на этапе проектирования системы возник ряд проблем при ее внедрении, например, снижение производительности базы данных после изменения изначально спроектированной логики обработки документов и «нестыковки» процессов обработки документов, выявленные только на этапе опытной эксплуатации.
В администрации Южно-Сахалинска тоже считают, что самое главное при внедрении СЭД — учет человеческого фактора. А для этого нужна вовлеченность пользователей, однако сделать это непросто. «Например, мы столкнулись с двумя противоположностями. Когда рабочая группа включается в работу, это приводит к битве за свои приоритеты в ущерб общим интересам, а когда не включается, то сотрудники оказываются не готовыми к использованию системы», — поделился Алексей Чан. В результате был выбран способ консультаций с сотрудниками и проведение тестовых прогонов для учета множества нюансов, возникающих при реальной работе.
Человеческий фактор стал тормозом для развития ЭДО в OCS Distribution. Дело в том, что ее партнеры — независимые компании, и с ними не работают директивные методы, которые применялись, например, в ПФР, где руководство издало распоряжение о переходе на электронные документы и число операций в ПЭД сразу резко выросло.
«Мы не можем заставлять партнеров. Пытаемся их уговаривать и стараемся соблазнять, — сказал Роман Гришин. — Надеемся, что наш положительный опыт приведет к следующему этапу — массовому росту числа партнеров, перешедших на ЭДО».
Еще один важный момент связан с тиражированием внедряемой системы. Например, в Пенсионном фонде, в котором имеется много отделений, этот вопрос решается за счет создания типовых технических решений и нормативного обеспечения. «У нас более 3000 территориальных органов и везде нужно внедрение. Поэтому мы сейчас подробно прописываем методологические рекомендации, чтобы даже не самые квалифицированные специалисты в регионах могли внедрить, протестировать и запустить систему», — объяснил Алексей Вексин.
Такой же принцип унификации используется и для пользовательского интерфейса. В результате электронные формы были сделаны максимально одинаковыми, и это позволило быстро обучить пользователей. Но в ПФР решили пойти дальше и еще сильнее упростить пользовательский интерфейс. «С этого года ввели новый принцип „трех кнопок“, согласно которому электронная форма содержит как можно меньше кнопок. Сейчас идет проработка и согласование с пользователями, а вскоре состоится запуск», — поделился планами Алексей Вексин.
