Специалисты казанского офиса «1С-Рарус» внедрили систему электронного документооборота в ПАО «Татнефть». Новая система, созданная на основе решения «1С:Документооборот 8 КОРП» и сервиса «1С-Такском», охватила 2500 рабочих мест в 22 подразделениях холдинга.

За 8,5 месяцев новая система, созданная на основе решения «1С:Документооборот 8 КОРП» и сервиса «1С-Такском», была развернута на 2500 рабочих местах. На первом этапе проекта был организован обмен юридически значимыми документами между Управлением «Татнефтеснаб» и одним из основных партнеров ПАО «Татнефть» — компанией «ТМС-групп», входящей в нефтесервисный холдинг «ТАГРАС-Холдинг». На втором этапе проекта к системе электронного документооборота с Управлением «Татнефтеснаб» были подключены все 73 предприятия «ТАГРАС-холдинга». В годовом исчислении документооборот ПАО «Татнефть» с этим холдингом составляет около 44,8% от общего внешнего документооборота компании. На третьем этапе был автоматизирован обмен документами внутри компании — между Управлением «Татнефтеснаб» и 22 структурными подразделениями ПАО «Татнефть».

В результате проекта организован оперативный обмен юридически значимыми документами с контрагентами. Система ЭДО интегрирована с учетными системами компании. По операциям отгрузки пользователь ЭДО создает в своей учётной системе документ, выгружает его в систему электронного документооборота, где автоматически запускается предопределенный для данного вида документов процесс согласования. Подписанный уполномоченным лицом документ автоматически уходит через оператора ЭДО к контрагенту.

Существенно снижен объем бумажного документооборота внутри предприятия. В соответствии с положениями Федерального закона 402-ФЗ и 93 ст. НК РФ в компании разработан собственный формат электронной накладной для отпуска материалов на сторону и их перемещения между собственными подразделениями — формат М-15 с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. Использование этого документа позволило значительно сократить объем внутреннего бумажного документооборота и уменьшить время на подготовку и предоставление документов налоговым органам.

Ускорилось согласование документов. В системе настроено более 400 типовых цепочек для согласования каждого вида документов в разрезе бизнес-процессов и подразделений компании. В согласовании участвуют около 2500 пользователей, в т.ч. более 200 сотрудников, имеющих право цифровой подписи.

Обеспечена адресная доставка электронного документа до конкретного получателя. Для этой цели в формы электронных документов добавлены 15 дополнительных полей, которые содержат сведения об адресе места отправки и места доставки материальных ценностей и электронных документов к ним. Контрагент (покупатель, если это сторонняя организация) или получатель (если это структурное подразделение) через web-интерфейс подает в учетную систему Управления «Татнефтеснаб» заявку на поставку какого-либо оборудования или материалов и заполняет дополнительные поля. Обработанный в системе электронный документ автоматически направляется адресату по указанным в этих полях реквизитам. Это исключило необходимость вручную определять на какой склад и в какое подразделение должен быть направлен документ. Каждый документ теперь автоматически находит своего адресата среди сотен подотчетных лиц, находящихся на сотнях объектов предприятия — как при отправке, так и при получении.

Упростилось формирование и контроль правильности заполнения документов. Сегодня в «Татнефти» ввод в систему первичных документов по договорам выполняется не бухгалтерами, а инициаторами договора. Контрагент, в соответствии с условиями договора, обязан при формировании документа использовать коды справочника номенклатуры «Татнефти». Система при получении документа автоматически проверяет номера кодов на соответствие справочнику, а также контролирует наличие данных, необходимых для запуска документа по цепочке согласования с ответственными лицами. Это уменьшило количество ручных операций и ошибок при вводе в систему первичных документов. В дальнейшем планируется реализовать возможность перекрестной проверки проведенных документов в системе ЭДО и учетной системе, что по оценкам руководства позволит еще на несколько процентов сократить трудозатраты на ведение учета.

В настоящее время система ЭДО в ПАО «Татнефть» продолжает активно развиваться. Предприятие планирует перейти на ЭДО с максимальным количеством своих контрагентов, в том числе и с небольшими партнерскими компаниями, которые в настоящее время не готовы внедрять систему электронного документооборота. Для них будет реализована возможность обмена электронными документами через web-портал: контрагент на портале будет оформлять электронный документ, заверять его персональным ключом электронной подписи и через оператора ЭДО отправлять в подразделения «Татнефть».

Еще одно направление развития системы — реализация автоматического формирования проводок. Для этого в настоящее время идут работы по бесшовной интеграции ЭДО с различными учетными системами компании. Система ЭДО будет информировать учетную систему об изменении статусов тех или иных документов (документ отклонен, подписан получателем, подписан с обеих сторон и т.п.), на основании этих статусов в учетной системе будут автоматически формироваться необходимые проводки. При такой схеме работы в учете предприятия будут отражаться операции только по подписанным с обеих сторон электронным документам, а бухгалтерия будет избавлена от необходимости сторнировочных операций по нештатным ситуациям. Это позволит сократить трудозатраты, снизить налоговые риски и уменьшить количество уточняющих документов для налоговой инспекции.

Кроме того, планируется реализовать возможность работы с ЭДО через мобильное приложение, которое даст сотрудникам возможность согласовывать и подписывать документы в любое время, на любом объекте и с любого мобильного устройства, подключенного к Интернет.

Для оптимизации работы с банками, обслуживающими предприятия «Татнефть», будет организован прямой обмен документами через сервис «1С:ДиректБанк», который позволит отправлять платежные поручения в банк и получать выписки по расчетным счетам непосредственно из учетных систем, без переключения в систему «Клиент-банк». Это сократит время на загрузку и выгрузку электронных файлов, а также дополнительную сверку учетных документов с данными выписок.

Рамиль Ахметшин, заместитель главного бухгалтера, куратор проекта в ПАО «Татнефть», отметил: «Мы пошли по пути, в основе которого лежит следующий принцип: формирование электронного документа в любой информационной системе должно выполняться только один раз на стороне исполнителя — контрагент сформировал документ, подписал его и прислал в электронном виде. Мы с этим документом больше ничего кроме согласований и подписания делать не должны. Все должно быть автоматизировано: согласование по унифицированной цепочке, подписание, автоматическая отправка подписанного документа контрагенту и автоматическое формирование проводок в учётной системе. При этом затраты на ввод документов в учетные системы должны быть нулевыми. Это новая возможность, которую дает нам система ЭДО в интеграции с учетной системой. И это существенное изменение философии работы с документами на предприятии. Реализовать эти задачи нам помогают решения системы „1С:Предприятие 8“. Сегодня в системе ЭДО на базе 1С уже успешно работают 2500 сотрудников ПАО „Татнефть“, организован оперативный обмен документами как внутри предприятия, так и с внешними контрагентами. Наша задача на стратегическую перспективу — перевести весь внутренний документооборот в электронный вид и сделать систему ЭДО системой холдингового уровня, к которой поэтапно будут подключены все дочерние предприятия „Татнефть“ (более 160 организаций), а также привлечь к электронному обмену документами максимальное количество наших контрагентов, которых — десятки тысяч».