В России формируется нормативно-правовая база для юридически-значимого электронного документооборота (ЭДО). Электронные документы уже действительны для предоставления в налоговых службах и судах, помогают избежать споров между контрагентами. Однако документооборот — консервативная область, которая меняется осторожно и медленно. Преодолеть сомнения может помочь опыт тех, кто уже перешел на электронные рельсы, получив ряд преимуществ.
Недавно OCS Distribution, крупный российский дистрибьютор ИТ-оборудования и бытовой техники, начал промышленную эксплуатацию системы управления юридически значимыми документами, такими как счета-фактуры, товарные накладные, акты приемки. Компания видит в переходе на ЭДО много преимуществ и хочет разделить их с партнерами. Некоторые из них, например сеть супермаркетов цифровой техники «Кей», уже последовали примеру дистрибьютора.
Время — деньги
OCS решила заняться автоматизацией документооборота с внешними партнерами в апреле 2015 г. Дело в том, что у компании более 8000 партнеров в 600 городах России, ассортимент продукции включает порядка 100 тыс. наименований, в месяц выполняется примерно 30 тыс. отгрузок.
Управление всем этим потоком требует создания огромного количества документов. По словам Романа Гришина, руководителя отдела сопровождения ИС OCS Distribution, процесс обмена документами между компаниями кажется простым, но на самом деле организационно сложен. Ежедневно создается более тысячи пакетов, каждый из которых включает несколько документов. Каждый документ нужно создать, упаковать и отправить, часть из них возвращается, а часть теряется, возникает необходимость исправлений и других действий. «В результате наш оперативно-расчетный центр практически половину своего рабочего времени тратит на то, чтобы документы приходили правильные и вовремя», — сказал он.
Возникают и другие проблемы. Например, при налоговых проверках бухгалтерия сталкивается с набором нестандартных действий: приходится заказывать небольшой грузовик, осуществлять погрузку-разгрузку бумажных документов и тратить много времени на выемку документов из архива. А ведь эти транзакции осуществляются на деньги компании.
История проекта
В OCS внедрение ЭДО началось с анализа бизнес-процессов и готовности информационной системы к новому инструментарию. При выборе оператора ЭДО учитывалось несколько факторов, включая опыт работы, возможности интеграции с различными ERP-системами, наличие представителей в регионах, работа не только с юридически значимыми документами, но и обмен данными EDI, оперативное оказание технической поддержки, гибкость тарифной политики и др. Изначально круг претендентов состоял из семи компаний. В конечном итоге выбор пал на компанию «СКБ Контур» и ее систему «Контур.Диадок».
Специалисты OCS и «СКБ Контура» выполнили интеграционные работы между ERP-системой Dynamics AX и «Контур.Диадок», провели испытания, и осенью 2015 г. система была готова к тестовой эксплуатации.
В течение следующих шести месяцев проводилась обкатка всех основных процессов, шли переговоры с партнерами, изучались возможные варианты взаимодействия, обсуждались узкие места. В апреле 2016 г. началось подключение к системе первого партнера — компании «Кей».
При этом OCS пришлось вносить кое-какие изменения в бизнес-процессы. Бумажный документооборот выстраивался в компании много лет и связывает сейчас несколько подразделений и информационных систем. Печать документа инициируется в ERP-системе и отправляется в специальное ПО для печати. Затем каждый экземпляр подписывается ответственным сотрудником на складе. После возврата документа от партнера вся первичная документация сканируется и отправляется в электронный архив, а информация о сделке автоматически попадает в бухгалтерскую программу.
«Мы были вынуждены вносить изменения во все элементы этой цепочки, — отметил Роман Гришин. — С другой стороны, у наших партнеров ситуация противоположная, им не нужно менять процессы из-за ЭДО, но у них появляется возможность автоматизировать процесс занесения документов в свою систему».
Спустя полгода тестовой эксплуатации компания OCS готова перевести на ЭДО всех своих партнеров.
Пряник вместо кнута
Дистрибьютор не может действовать в приказном порядке. Ведь партнеры — независимые компании, а рынок не прощает директивный подход. Поэтому OCS применяет другие методы. «Общение — это главный инструмент. Мы рассказываем нашим партнерам обо всех преимуществах нового способа работы. Тем более что здесь реальных выгод на порядок больше, чем вложений и сложностей», — подчеркнул Роман Гришин.
Прежде всего компания делится собственными результатами, достигнутыми за счет перехода на ЭДО. Некоторые процессы можно исключить, и, как следствие, один бухгалтер может обслуживать в несколько раз больше электронных счетов-фактур, чем бумажных. Простое сравнение затраченного времени на обработку одного пакета документов показывает, что его можно сократить в восемь раз, а значит, уменьшить расходы на бумагу, принтеры, электроэнергию, бухгалтерию, курьерские службы, почтовые расходы, аренду помещений для архивов и т. д. При этом исключаются затраты, связанные с потерей документов, поскольку благодаря ЭДО документ находится под постоянным контролем.
Не забыты и вопросы надежности. Ведь речь идет о юридически значимом документообороте. А, как известно, в любой системе может произойти сбой или нарушиться работа Интернета. По словам Романа Гришина, самый важный вопрос с точки зрения надежности — это хранение электронных документов. OCS уже несколько лет назад внедрила электронный архив скан-образов бумажных документов, и этот архив также хранит файлы ЭДО.
Что касается Интернета, то у компании более 20 удаленных площадок работают с ERP-системой через Интернет. Отсутствие связи может привести не только к сбою в работе ЭДО, но и всей компании. Поэтому предусмотрено дублирование связи по нескольким каналам. А в самом крайнем случае можно в любой момент вернуться к бумажным документам.
Главное для OCS — удобство работы с партнерами, причем взаимная. «Мы себе не ставили задачи достичь тех или иных количественных характеристик. Эффективность мы измеряем качественными показателями, которые являются элементами нашего конкурентного преимущества. Особенность нашего перехода на ЭДО — сохранение бумажного бизнес-процесса. Благодаря этому мы не форсируем события и прислушиваемся к нуждам наших партнеров, учитываем их возможности», — заметил Роман Гришин.
Однако переход на ЭДО, как и любой ИТ-проект, требует затрат, в которые обычно входят расходы на софт, «железо», внедрение и обучение, а также плата оператору за подключение и пересылку каждого документа и т. д. Как партнеры могут это окупить?
В OCS уверены, что особых затрат переход на ЭДО не требует, поскольку у каждого партнера скорее всего имеется электронная подпись для сдачи отчетности, которая подходит и для ЭДО. А выгода складывается за счет экономии времени и денег.
Роман Гришин рассказал, что OCS не потратила дополнительных средств на «железо», софт и обучение, а для иллюстрации преимуществ электронного подхода привел сравнение затрат на отправку документов: «Входящие документы у нашего оператора не тарифицируются, поэтому для партнера не возникает дополнительных расходов. При отправке расценки на бумажном документообороте составляют
Проект в «Кей»
Данные, представленные OCS, подтверждаются и результатами партнеров.
«Кей» — сеть супермаркетов цифровой техники, недавно перешла во взаимоотношениях с OCS на электронный документооборот. По словам директора сети Виктора Дрибинского, основная задача заключалась в создании системы, позволяющей безопасно отправлять документы контрагентам, давать возможность отслеживать возврат, хранить и передавать документы в налоговую службу. При этом было важно сохранить сложившиеся бизнес-процессы, чтобы работа не прерывалась, а сотрудники могли легко освоить новые правила.
В нашей стране очень широко используются решения «1С». Это значит, что в том или ином виде у предприятий уже есть электронный документооборот, а также электронная подпись для сдачи отчетности в налоговую. Вот и «Кей» нужно было добавить функционал для обмена этими документами с контрагентами. Теперь вместо бумажного документа сотрудники работают с электронной копией.
Подготовка информационной платформы к ЭДО началась в марте 2016 г. За две недели ИТ-инженеры «Кей» и OCS полностью подготовили инфраструктуру, а затем провели тестовые испытания. Специалисты OCS обучили сотрудников бухгалтерии и службы приемки товара работе в новых условиях, и те приступили к промышленной эксплуатации системы «Контур.Диадок».
При этом особых финансовых расходов не потребовалось, т. к. у «Кей» уже было почти все для работы с ЭДО. «Наши дополнительные затраты заключались во времени, которое потребовалось на изучение темы, принятие решения, подготовку сотрудников, — сказал Виктор Дрибинский. — Оператор передает бесплатный модуль для установки в бухгалтерскую программу. Дополнительного ПО или оборудования мы не закупали».
Выводы об окупаемости этого проекта можно будет сделать по итогам года. Но ряд преимуществ заметен уже сейчас. Так, бухгалтерия теперь экономит порядка пяти минут на каждом комплекте при подписании и копировании документов и порядка 10 мин на каждом пакете бумажных документов при отправке документов поставщику и в банк.
Сократилось время приемки товара, так как информация о поставке попадает в ИС компании до прихода машины, а в момент разгрузки проводится только сверка с накладной. В результате склад занимается приемом товара не
Поскольку информация сразу попадает в компьютер, то система или принимает товар, или выдает информацию об ошибке. Таким образом, процесс приема товара упрощается, а точность приемки возрастает в несколько раз, что позволяет справиться силами одного-двух работников склада, а не трех-четырех.
К тому же после внедрения ЭДО появилась возможность скопировать государственную таможенную декларацию для дальнейшей «заливки» в базу данных.
За счет отсутствия бумажных документов сократилось и время на решение проблем в случае проблемной поставки (недовоз или пересорт). По словам Виктора Дрибинского, особенно много времени это занимает в случае ошибок: «Ошибку в паре букв или цифр кладовщик может сразу и не заметить, но когда ее находят, а документы уже подписаны, начинается большая процедура по возврату и получению новой, корректной поставки с новым комплектом документов. Этот процесс может занять несколько дней, а при использовании ЭДО все видно сразу, вероятность ошибки уменьшается многократно, а если она и возникает, то проблема решается в разы оперативнее».
Кроме того, теперь обеим компаниям стало легче отслеживать свои бизнес-показатели, так как раньше из-за задержек с документами было проблематично закрывать сделки и отчетные периоды. Например, в конце квартала все документы по всем сделкам должны быть в бухгалтерии, так как только в этом случае можно закрывать период. Если не вернулись какие-то документы, а они могут банально потеряться на почте или даже при доставке курьером, то квартальный отчет сдать нельзя.
Использование ЭДО устраняет эту проблему, а также дает возможность быстрее согласовать акт сверки, акты о премии, акты взаимозачета и нет необходимости ждать поступления бумажных документов. Например, если при закрытии квартального периода обнаруживаются разногласия из-за того, что у одной из сторон нет необходимых документов, то проблема решается очень быстро.
В целом компании «Кей» удалось упростить и ускорить основные бизнес-процессы.
Преодолевая инерцию
Как ни странно, несмотря на очевидные преимущества, компании не торопятся с переходом на ЭДО. По мнению Романа Гришина, причина, с одной стороны, в стереотипном мышлении «как же можно жить без бумаги?», а с другой — в стойкой уверенности, что это суперсложно.
«Мы считаем — что это мифические страхи. Сложность одна — боязнь новизны. Большинство из нас не любит новые гаджеты, а когда переходит на них, то не знает подавляющее большинство функций, хотя они все придуманы, чтобы облегчать нам жизнь, и надо просто немного этим позаниматься. А вспомните себя, когда вы увидели впервые, как расплачиваются банковской картой. Наверняка, вы думали, что это опасно, деньги могут украсть, карте нельзя доверять и т. д. А на самом деле удобств гораздо больше, чем мы могли представить. Так же и здесь».
OCS старается объяснить партнерам, что ЭДО — это не сложно и не опасно, оказывает всем им помощь и консультации, помогая начать работать с ЭДО в считанные дни. Это подтверждает и опыт, полученный «Кей».
За год OCS планирует подключить к ЭДО половину своих партнеров, а также запустить в работу взаимодействие с ними на основе нового формата «Универсальный передаточный документ» (УПД). Компания также хочет начать работу по ЭДО и с вендорами, но в данном случае не все зависит от нее.
Аналогичные планы и у компании «Кей», которая тоже собирается перейти на ЭДО со всеми своими поставщиками.
