Хотя тематика использования ИТ-средств для управления документами в организациях вот уже почти двадцать лет чаще всего связывается с аббревиатурой «СЭД» (система электронного документооборота), на самом деле смысловое содержание этого термина постоянно меняется в сторону решения все более сложных и ответственных задач. В этом эволюционном процессе можно выделить несколько этапов, но именно в последние годы данная проблематика переживает наиболее существенную качественную трансформацию, которая характеризуется целым рядом «переходных» аспектов:
· от автоматизации управления документами на бумаге к работе с настоящими электронными документами;
· от автоматизации задач организационно-распорядительного документооборота (в основном — канцелярия) к автоматизации широкого спектра деловых процессов (в том числе финансовых, управленческих и производственных);
· от автоматизации сугубо внутренних процессов отдельного предприятия к автоматизации распределенных холдинговых структур и взаимодействия с внешними контрагентами.
Такая трансформация помимо расширения функционала и повышения сложности СЭД (речь зачастую идет о создании «СЭД для СЭД» — комплексного решения, объединяющего ранее существовавшие автономные системы документооборота) сопровождается резким ростом количественных характеристик — объема хранимой информации, числа рабочих мест и обрабатываемых документов. Всё это вынуждает компании радикально модернизировать используемые СЭД-платформы, и тут зачастую оказывается, что продукты, выбранные на более ранних этапах автоматизации, не позволяют эффективно решать задачи, определяемые растущими требованиями бизнеса. Таким образом, работа по расширению функционала и количественных параметров СЭД нередко сопровождается заменой технической СЭД-инфраструктуры.
Как характерный пример функционально-технологического развития территориально-распределенных СЭД в холдинговых структурах можно описать реализацию проекта в компании «Полюс».
«Полюс» (ранее — «Полюс Золото») — крупнейшая в России и одна из десяти ведущих мировых золотодобывающих компаний по объему добычи, также занимающая четвертое место по объему минерально-сырьевой базы. Ключевые предприятия и проекты группы расположены в Красноярском крае, Иркутской и Магаданской областях, а также в Республике Саха (Якутия). Активы «Полюса» находятся, как правило, в труднодоступных местах, связь с ними обеспечивается через спутниковый канал. По этой причине информационная система «Полюса» построена по распределенной модели с реализацией локальных систем в каждой географической точке.
Первый опыт и новые задачи
Работы по автоматизации документооборота в «Полюсе» начались в 2007 г. на базе известного СЭД-продукта: на платформе DocsVision на отдельных предприятиях были быстро созданы локальные СЭД, которые затем планировалось объединить в единую распределенную систему. Но, рассказывает начальник управления ИТ «Полюса» Василий Долгов, уже тогда выяснилось, что провести интеграцию отдельных СЭД с помощью имеющихся возможностей продукта довольно сложно. Эту работу отложили до лучших времен, тем более что разработчик свою систему планировал развивать.
Вернулись к этому проекту в 2014 г., когда в рамках работы по повышению операционной эффективности перед ИТ-службами была поставлена задача автоматизировать в полном объеме внутрихолдинговые межорганизационные бизнес-процессы. На тот момент руководство компании не располагало единым инструментом контроля за исполнительской дисциплиной, централизованное хранение электронных документов группы также отсутствовало. Существовавшие ИТ-системы не отвечали требованиям информационной безопасности, нужно было внедрять механизмы электронной подписи и более строгого управления правами доступа пользователей. Кроме того, целый ряд новых задач предполагал более высокий уровень информационного взаимодействия СЭД с учетными системами.
В целом в качестве главной цели модернизации СЭД было определено повышение эффективности корпоративного управления и сокращение расходов на документооборот. Ключевыми задачами являлись:
— снижение времени, которое каждый пользователь тратит на документооборот, в среднем на два часа в неделю;
— обеспечение сквозной интеграции бизнес-процессов электронного документооборота, материально-технического снабжения и казначейства;
— создание единого корпоративного информационного пространства, объединяющего корпоративный центр и бизнес-подразделения;
— сокращение сроков сбора и обработки информации для подготовки управленческих решений;
— обеспечение контроля исполнительской дисциплины в корпоративном центре и бизнес-единицах;
— уменьшение доли ручного труда, снижение риска «человеческого фактора» (потеря документов, невыполнение поручений).
Развитие на новой платформе
Проведенный анализ показал, что дальнейшее развитие системы на базе используемого СЭД-продукта будет неоптимальным вариантом, после чего встал вопрос о выборе новой платформы, в качестве которой был выбран «1С:Документооборот» как корпоративный стандарт для всех предприятий. Как пояснил Василий Долгов, такой выбор был определен целым рядом обстоятельств. Во-первых, решение «1С» позволяло эффективно реализовать территориально-распределенную систему с обеспечением взаимодействия локальных инсталляций СЭД, так как эта СЭД реализована на платформе «1С:Предприятие», поддерживающей такой режим работы. Во-вторых, учетное ПО «1С» уже давно применялось в «Полюсе», на предприятиях группы имелись необходимые ИТ-кадры, многие пользователи были знакомы с интерфейсом. Кроме того, использование единой платформы «1С:Предприятие» существенно упрощало задачу интеграции между СЭД и ERP. К тому же было видно, что продукт «1С:Документооборот» быстро развивается, в том числе и в функциональном плане, и это создавало определенные гарантии, что его разработчики будут идти в ногу с растущими «требованиями дня».
Вместе с тем закрыть одним продуктом все необходимые задачи комплексного управления документами оптимальными образом не получалось. Для совместной работы с документами, в том числе в режиме интеграции с «1С: Документооборотом», в «Полюсе» решили использовать решение Microsoft SharePoint, а решение Microsoft RMS — для обеспечения защиты конфиденциальных документов (для этой задачи был создан специальный интеграционный модуль).
Проект стартовал в начале 2015 г., разработка и внедрение на пилотной стадии в корпоративном центре «Полюса» выполнялись силами ИТ-службы самой компании. Через год в сотрудничестве с фирмой-интегратором «1С-КПД» начался этап тиражирования созданного решения по региональным предприятиям, в ходе которого были доработаны отдельные механизмы и расширен функционал системы. Большое внимание уделялось унификации управленческих бизнес-процессов, которые были описаны в стандартах ARIS. Развертывание СЭД в бизнес-единицах выполнялось методом тиражирования решений, созданных и проверенных в корпоративном центре.
Этот этап завершился летом
Итоги проекта
C технической точки зрения, отмечает Василий Долгов, главным итогом проекта стала замена набора отдельных автономных СЭД единой комплексной системой электронного документооборота, что позволило выйти на решение качественно новых функциональных задач, повысить уровень контролируемости процессов и поднять производительность труда при одновременном снижении эксплуатационных расходов.
Был сделан решительный шаг от «электронной поддержки бумажного документооборота» к реальной работе с настоящими электронными документами (что подкреплялось внедрением механизмов электронной подписи). «Сотрудники всех бизнес-единиц холдинга, участвующие в подготовке, учете, исполнении и контроле документов, работают только с электронными документами, — подчеркивает Василий Долгов. — Обмен документами в электронной форме осуществляется между сотрудниками как внутри подразделений, так и между предприятиями, в том числе и при взаимодействии с московским офисом. Также важно, что каждый сотрудник имеет доступ к электронным документам в соответствии со своими функциональными обязанностями на основании выделенных ему прав».
Переход к широкому использованию электронных документов потребовал создания полноценного цифрового архива, при этом для каждого документа существует единая ссылка, по которой он может быть открыт в любом подразделении при наличии прав доступа.
С точки зрения архитектуры созданная система включает ряд общих механизмов (территориально-распределенный обмен, поиск информации, схемы классификации документов, управление бизнес-процессами, персонализация рабочего пространства, интеграция с внешними системами) и функциональных подсистем (согласования договоров, хранения разных категорий документов-договоров, делопроизводства, проектной документации, финансовой документации, документации по спецификациям материально-технических ресурсов).
Работа всех функциональных компонентов поддерживается подсистемой защиты информации, которая не только управляет доступом пользователей к документам в соответствии с их правами, но и позволяет выполнять аудит действий сотрудников и категоризацию информации по правам доступа. Для доступа к конфиденциальной информации используется двухфакторная аутентификация, а при работе за пределами СЭД применяется механизм RMS (Rights Management Services), когда даже скачанный на компьютер документ может быть открыт только при наличии связи с системой контроля доступа. Возможности Microsoft SharePoint позволили реализовать режим совместного одновременного редактирования документов с возможностью параллельного согласования (без необходимости повторного пересогласования).
Для обеспечения надежной связи с расположенными в труднодоступных географических точках предприятиями в системе был реализован пакетный обмен информацией с гарантированной доставкой, который функционирует в двух режимах: «безусловная доставка» и «загрузка по требованию». При этом для доступа к любому документу применяется единая ссылка во всех узлах — документ открывается на том узле, который является ближайшим к точке запроса.
По состоянию на лето 2016 г., по мнению Василия Долгова, наиболее приоритетные задачи, поставленные руководством в начале проекта, выполнены. Внедрены функциональные модули «Согласование договоров», «Делопроизводство», «Контроль поручений» и «Электронное хранилище».
В планах — автоматизация процессов материально-технического обеспечения и работы казначейства. Кроме того, планируется создание электронного архива первичных товарно-финансовых документов и полный перевод в электронный вид сдачи налоговой отчетности.
