Вот уже несколько лет кадровое делопроизводство, как и взаимодействие сотрудников с работодателем, уверенно переходит на электронный формат. Со времени введения в ТК РФ главы 49.1, посвященной особенностям дистанционной работы, компании уже приобрели определенный показательный опыт новой организации труда. Сегодня вновь готовится проект федерального закона о внесении изменений в трудовое законодательство. В частности, говорится о введении локального акта, перечисляющего документы, которые будут вестись в электронном формате, и те, которые в обязательном порядке сохранят бумажный вид. Эти нововведения и прочие актуальные вопросы трудового права обсуждались на XХI ежегодной конференции HR Legal 2017, организованной газетой The Moscow Times.
Среди ближайших перспектив эксперты отметили переход с июля 2017 г. на электронные больничные листы. До конца года кадровые службы ожидает практика работы с электронной трудовой книжкой. Минтруд анонсировал введение формы электронного трудового договора. Обязанность его оформления, помимо дистанционных, распространится и на сезонных работников, а также людей, работающих вахтовым методом. В целом же документы, составляющие кадровое делопроизводство, согласно разрабатываемой дорожной карте, сократятся на
Говоря о текущем содержании электронного кадрового документооборота Мария Финатова, юрист компании «Митрофанова и партнеры», отметила проблему наличия в нем документов, необязательных для закона, но востребованных кадровиками и бухгалтерией: «Иногда такие документы оформляются в интересах защиты бизнеса, перед проверками или во избежание потенциального конфликта с работником. Если проанализировать ТК РФ и нормативно-правовые акты, которые называют необходимые документы, можно убедиться в том, что их совсем немного. Поэтому, желая оптимизировать документооборот, целесообразно вести только требуемые законом документы».
Говоря об обязательных локальных актах, в числе прочих она назвала правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных.
Таким образом, обозначенный в законодательстве минимум документов весьма упрощает ведение делопроизводства, сокращает финансовые издержки. «Это снимает риски работодателя, связанные с количеством сотрудников в отделе по работе с персоналом. Сокращает финансовые издержки, в том числе связанные с хранением документации, учитывая, что хранить можно в электронном формате», — пояснила г-жа Финатова.
Несмотря на довольно подробное описание в Кодексе дистанционной работы, вопрос использования электронной подписи продолжает оставаться актуальным. «На сегодняшний день глава 49.1 ТК РФ разрешает использовать электронную квалифицированную подпись только для дистанционных сотрудников. При этом нет конкретизации — может ли сотрудник отказаться от ее использования? Полагаю, что может. На практике для того, чтобы использовать электронную подпись, нужно согласие сотрудника. Пока в законодательстве нет четкого обозначения, за чей счет — работодателя или сотрудника — надлежит приобретать подпись. Работник может отказаться от ее покупки, а работодатель — не вправе настаивать. Но можно прийти к соглашению. К примеру, сотрудник оформит подпись в удостоверяющем центре, а работодатель — оплатит. То есть, это вопрос договоренности», — полагает г-жа Финатова.
Помимо обязательных видов кадровых документов закон определяет, какие из них должны быть оформлены письменно и с подписью. Среди них трудовой договор, который предусматривает наличие подписи работника и работодателя. Кроме того, за время действия новой главы Трудового кодекса компании накопили небезынтересную практику, обобщившую особенности заключения и расторжения договора с дистанционными работниками.
По словам Андрея Петрова, руководителя трудовой практики «Вымпелкома», существует ряд важных положений, которые работодателю необходимо предусмотреть в договоре с сотрудником, работающим дистанционно, исходя из перспективы расторжения договора по своей инициативе. «Учитывая, что большую часть времени работник будет находиться вне местонахождения работодателя, в договоре следует отразить обязанность работника ежедневно проверять корпоративную почту и своевременно отвечать на письма/сообщения работодателя. Предусмотреть предоставление отчетности, учитывая часовой пояс в случаях, когда речь идет об иногородних сотрудниках. Отдельно закрепить сроки пребывания работника за пределами страны — это учитывается в системе налогообложения. В договоре важно указать расходы, которые несет работник, выполняя свои должностные обязанности. Сюда относятся условия оплаты в случаях простоя и вопросы, касающиеся различных компенсаций. Это важно, потому что сотрудник может переехать в регион, работа в котором предусматривает дополнительную компенсацию по закону. Например, Крайний Север. В этой связи важно указать, что все процентные надбавки начисляются и выплачиваются в соответствии с местом заключения трудового договора. А также указать работнику на обязанность своевременного уведомления работодателя о временной нетрудоспособности».
Говоря о подписании электронного договора, Мария Финатова отметила, что на сегодня помимо необходимых электронных подписей обеих сторон все-таки требуется его распечатка на бумаге. Таким образом, он хранится и в электронной форме, и на бумаге на случай инспекционных проверок.
