Архивная отрасль является важной сферой применений ИТ, хотя бы просто потому, что в ее основе лежит работа с информацией. Однако при этом она самым активным образом влияет на текущую деятельность всех организаций, как государственных, так и частных, поскольку именно вопросы архивного хранения в существенной, а иногда даже в решающей степени определяют ключевые аспекты всего жизненного цикла документов. Так или иначе, но при обсуждении проблемы перехода к электронным документам почти всегда всплывает тема их архивного хранения, и, к сожалению, именно архивное ведомство страны часто упоминается как одно из препятствий на этом пути.
О том, как используются ИТ-средства в архивной отрасли страны и какова роль архивного ведомства в переходе к электронным документам, касающихся разных аспектов жизни страны, обозреватель PC Week Андрей Колесов говорил со статс-секретарем — заместителем руководителя Федерального архивного агентства (Росархив) Олегом Наумовым.
PC Week: Что представляет собой архивная отрасль страны и какова в ней роль Росархива?
Олег Наумов: «Спасайте казну, двор и архивы!» — эта историческая фраза короля Пруссии Фридриха II Великого в приказе своим подданным в середине XVIII века во время Семилетней войны, когда его страна стояла на краю краха в результате военных неудач, считается классическим описанием роли архивов для существования любого государства. Содержание архивов — это одна из ключевых государственных функций, которая заключается совсем не только в хранении исторического наследия страны, но и в обеспечение текущей деятельности государства. Ведь в архивах хранятся в первую очередь документы, обеспечивающие весь комплекс нормативно-правовых отношений в стране, при этом нужно понимать, что для решения конкретных дел сегодня порой могут потребоваться документы даже из глубины веков. Отражением понимания именно такой государственной роли архивов стало то, что год назад Росархав был выведен из состава Минкультуры в самостоятельное ведомство, подчиненное непосредственно Президенту России.
Российская архивная отрасль, деятельность которой определяется ФЗ-125, представляет собой некую пирамиду, состоящую из трех основных слоев по категории собственников: федеральные, региональные и муниципальные архивы. Росархив — это федеральный орган, отвечающий за выработку и реализацию государственной политики в области архивного дела и делопроизводства и, кроме того, непосредственно управляющий 16 федеральными архивами страны. Региональные и муниципальные архивы подчиняются своим соответствующим местным органами. Кроме того, на федеральном уровне есть ряд ведомственных архивов, которые осуществляют депозитарное хранение своих документов постоянного срока хранения, они подчиняются своим ведомствами (МИД, ФСБ и пр.), но мы, конечно, контролируем их работу.
PC Week: А как в эту систему вписываются архивные подразделения коммерческих и разного рода других организаций?
О. Н.: Частные компании подчиняются своему руководству, но при этом, разумеется, должны работать в соответствии с принятой нормативно-правовой базой. Такие организации могут распоряжаться своими архивами по собственному разумению (это их собственность), исключение составляет только документация по личному составу, которая сегодня должна храниться 75 лет, а созданная после 2003 г. — 50 лет.
PC Week: Но не все организации живут так долго...
О. Н.: Да, конечно. Но в случае прекращения деятельности архив передается правопреемнику, а в случае полной ликвидации сдается в государственный архив.
PC Week: Но ведь Росархив также отвечает за нормативное регулирование делопроизводства, т. е. вы так или иначе управляете текущей деятельностью всех — и государственных, и частных — организаций страны. Как реализуется эта ваша функция?
О. Н.: Это непростой вопрос. Да, эта функция была у Росархива всегда, но при реорганизации правительства страны в 2004 г., когда наше агентство было передано в Минкультуры, она была у нас изъята и, что самое неприятное, никому не передана. То есть эта функция была практически просто исключена из состава задач федеральных органов власти. Это создало большие проблемы, так как именно тогда началось активное внедрение электронных методов в делопроизводство, соответственно стало появляться множество вопросов, требующих решения, а решать их было просто некому. Точнее, никто из государственных органов не был уполномочен ими заниматься. Ситуация была исправлена только год назад, когда Росархив стал самостоятельным ведомством и ему была возвращена эта функция. А то, что нормативное регулирование делопроизводства и архивного хранения нужно решать в едином комплексе, является вполне очевидным: возможность последующего хранения документа должна обеспечиваться в момент его рождения.
PC Week: Но ведь этой работой всегда занимался ВНИИДАД, в названии которого «документоведение» не исчезало никогда.
О. Н.: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела — это ключевая структура Росархива, которая уже более 50 лет готовит нормативно-правовую базу и следит за практикой ее применения. Формально лишившись возможности управлять сферой делопроизводства, институт, равно как и Росархив, все же по факту продолжал заниматься этими вопросами. То есть он сохранил все нужные компетенции, полностью в курсе проблем и методов их решения. Таким образом, просто его деятельность в этой сфере перешла из состояния де-факто в нормальный статус де-юре.
PC Week: Давайте перейдем к ИТ-тематике: какова роль информационных технологий в архивной отрасли в целом и в деятельности собственно Росархива?
О. Н.: Так или иначе архивы изначально связаны с хранением и использованием информационных ресурсов, хотя сразу отмечу, что совсем не любая информация является документом. ИТ применяются в архивном деле уже несколько десятилетий для решения задач управления нашими традиционными «бумажными» архивными ресурсами, а в последние годы все более важной задачей становится еще и вопрос архивной работы с электронными документами.
В рамках реализации единой государственной архивной политики Росархив выполняет одну ключевую функцию — централизованный учет документов, которые входят в состав Архивного фонда Российской Федерации. И решение этой задачи уже почти 20 лет происходит с помощью ИТ-средств. Еще в конце
PC Week: Управление традиционными, скажем так, бумажными архивами с помощью ИТ — это в целом понятная вещь. Конечно, тут есть много специфики, но это хорошо известная, и сегодня уже почти обыденная задача управления материальными ресурсами. Но есть другой, намного более сложный и, наверное, более актуальный вопрос перевода самого содержания документов в электронный вид, вплоть до полного отказа от бумажных оригиналов. Что вы можете сказать по этому поводу?
О. Н.: Работа в этом направлении ведется давно. Например, еще в конце прошлого тысячелетия был выполнен проект компьютеризации архива Коминтерна, когда более 250 тыс. описаний дел были введены в электронную базу данных, к которой были «привязаны» около 1200 тыс. электронных образов документов. Это был колоссальный прорыв для того времени.
Если же говорить о сегодняшнем дне, то нужно подчеркнуть, что теперь архивы имеют в основном дело не с электронными документами, а с электронными копиями бумажных документов в виде графических образов. Но это не вина архивистов! Для нас нет принципиальной разницы, какой нам документ передадут на хранение — бумажный или электронный. Какой дадут, с таким и будем работать, такой и будем хранить. Мы уверены, что должны быть единые правила обработки документа и в делопроизводстве, и в архиве, независимо от формы его реализации. Единые правила при приеме, при экспертизе, при описании и пр. Другое дело, что в силу технологических моментов некоторые аспекты работы с электронными документами имеют свою специфику.
PC Week: Электронные копии могут играть важную роль на случай — не дай бог, конечно, — утери бумажных оригиналов...
О. Н.: Кроме понятия подлинника документов мы используем еще понятия «фонд пользования» и «страховой фонд». Первое — это то, что выдается на руки человеку, который хочет познакомиться именно с содержимым документа. Страховой же фонд — это именно на случай каких-то катастрофических сценариев. Так вот, мы считаем, что сегодня электронный вариант является наилучшим для создания фонда пользования, но не очень годится для страхового варианта. Для страхового фонда мы сегодня считаем лучшим решением использование методов микрофильмирования.
Жизнь показала, что микропленка точно хранится как минимум 100 лет без особых проблем и без больших финансовых затрат. А самое главное — этот метод обеспечивает максимальную простоту прочтения содержания документов, без какой-либо серьезной зависимости от смены технических средств. То есть микропленку можно читать почти так же просто, как обычный бумажный документ.
PC Week: Страховые копии создаются для всех архивных документов?
О. Н.: Нет, конечно, ведь это довольно дорогостоящий процесс. Еще в советские времена было принято решение, что микрофильмированию подлежат только особо ценные документы. Однако спустя некоторое время был обнаружен такой парадокс — именно эта категория документов, отбиравшаяся ранее во многом по идеологизированным критериям, является подчас наименее востребованной. В результате получается противоречивая ситуация: страховые копии нужно делать для одних категорий документов, а фонд пользования — для других.
PC Week: Но ведь кроме самих документов, поступающих на хранение, архивы ведут обширную внутреннюю документацию: книги учета, описи и пр. Как обстоят дела с их переводом в электронный вид?
О. Н.: Все это тоже сейчас ведется пока, как правило, в бумажном виде, но при этом точно также создаются электронные копии. Правда, для использования описей нужны не графические сканы, а данные в структурированном виде, чтобы можно было автоматизировать, например, процедуры поиска нужных документов. При этом нужно иметь в виду, что каждая опись создается обязательно как минимум в трех экземплярах, одна — отправляется в хранилище, вторая — страховая, третья — для текущей работы. Два экземпляра в бумажном виде, а один можно в электронном. Если в опись вносятся какие-то изменения (а внесение изменений — это целая четко прописанная процедура, решения по изменениям всегда принимаются коллегиально), то это делается во все экземпляры со всеми подтверждающими подписями.
Кроме того, сейчас создаются электронные копии описей, причем в двух вариантах — в виде образов и для внесения в базу данных. Состояние дел в этом направлении отличается от одного архива к другому. Например, Государственный архив РФ перевел в базу данных почти 100% своих описей, Российский государственный исторический архив тоже сделал 100% электронных копий описей, но многие только в виде графических образов.
PC Week: А как обстоят дела с оцифровкой собственно содержания архивных фондов?
О. Н.: Ситуация тут так же очень разная. Проблема заключается в том, что мы не может оцифровать 100% хранимых документов, по крайней мере достаточно быстро. Значит, нужно выстраивать какую-то стратегию действий в этом направлении, нужно вырабатывать критерии отбора документов для оцифровки. Росархив выдает рекомендации на этот счет, но что и как делать конкретно — это решает каждый архив самостоятельно.
И тут нужно отметить, что архив — это живая система, в которой всё постоянно меняется, причем зачастую непрогнозируемым образом. В том числе меняется востребованность тех или иных документов. Так, многие десятилетия протоколы заседаний районных исполкомов лежали без движения, а сейчас — это одни из самых востребованных документов, поскольку людям нужны сведения о принятых этими органами власти решениях по собственности (выделение жилья, распределение садовых участков и пр.).
PC Week: Но давайте все же перейдем от электронных копий бумажных документов к собственно электронным документам. Какова их доля в потоке поступающих к вам на хранение документов?
О. Н.: Электронный документ — это документ, созданный в электронной среде и не имеющий аналога на бумажной основе. Мы готовы принимать такие документы на хранение, но в настоящее время они к нам просто не поступают.
PC Week: В чем же причины такой довольно странной ситуации? Организации не хотят иметь дело с электронными документами?
О. Н.: Проблема видится в том, что разработчики, да и пользователи СЭД до недавнего времени были сконцентрированы на задачах оперативной работы с документами, но не очень задумываются об их последующем архивном хранении. Дело доходит до того, что стало уже практикой, когда в архивы организаций отправляются не подлинники электронных документов, а их бумажные копии. Например, платежные документы: все операции выполняются в электронном виде, а для проверок и архива делаются бумажные распечатки платежек.
Существует и такая проблема: в тех же учетных системах «1С» хранятся не документы, а информация, которая становится настоящим документом только после ее распечатки.
PC Week: Мне кажется, это очень спорное утверждение, более того, на мой взгляд, категорически неверное.
О. Н.: Вот тут мы выходим на ключевую проблему: отсутствие четкого юридического понятия «электронный документ». Известно, что в действующих наших законах есть как минимум
PC Week: Но тогда нам нужно вернуться к началу нашего разговора о роли Росархива: ведь именно ваше ведомство отвечает за наведение порядка в законодательной базе.
О. Н.: Совершенно верно, но дело в том, что мы получили эти функции только 22 июня 2016 г., а подготовка нормативных актов, тем более уровня федеральных законов — это очень серьезная работа, которую делать быстро не только трудно, но и порой просто вредно. Нужно проведение серьезной подготовительной аналитической работы. Мы отлично понимаем проблему и думаем над ее решением, но спешка может только повредить.
Нужно еще понимать, что отсутствие в стране регулятора по вопросам делопроизводства в течение 12 лет (о чем мы уже говорили в начале разговора), да еще на этапе серьезных качественных перемен в этой сфере (переход на использование ИТ-средств, появление электронных документов) нанесло всей этой отрасли огромный ущерб, от которого еще нужно восстанавливаться. Внедрение СЭД создало у многих руководителей организаций иллюзию, что ИТ сами по себе внесут порядок в управление документами, что делопроизводители и архивисты вообще не очень нужны, в результате в ходе структурной оптимизации порой именно эти специалисты сокращались в первую очередь. Мы вроде бы перешли к электронному документообороту, а на практике видно, что действительно квалифицированных профессионалов в этой области явно недостаточно.
PC Week: Понятно, что вы получили право нормативного регулирования относительно недавно и что подготовка законов требует времени. Но есть и другая проблема: не видно общественного интереса к теме перехода к электронным документам. Лет семь-восемь назад по этим вопросам — действительно непростым — шла активная дискуссия в экспертном сообществе, но последние годы таких разговоров не слышно. Было бы понятно, если бы обсуждения закончились по причине решения проблемы. Но сейчас выясняется, что ситуация фактически не изменилась все экспертные обсуждения нужно начинать заново.
О. Н.: Не согласен с вами — обсуждения этой темы ведутся. Правда, они носят довольно странный характер, когда, например, предлагается поставить чуть ли не знак равенства между бумажным подлинником и его электронным образом.
На самом деле ключевой проблемой было и остается решение вопросов долгосрочного хранения электронных документов. Как хранить такие документы на срок до трех лет — все четко описано. Но эти ограничения обусловлены жизненным сроком электронной подписи, которая сегодня определяет подлинность документа, его юридическую значимость.
Мы предлагаем изменить правила архивного хранения электронных документов, использовать исходную электронную подпись только на этапе оперативной работы с документами. Идея заключается в том, что при архивном хранении подлинность и аутентичность документа должны определяться не начальной электронной подписью, а наличием доверенной среды архивного хранения. Упрощенно говоря: если документ принят на архивное хранение при соблюдении, конечно, всех процедур и экспертиз, то он уже считается подлинным, а дальнейшую подлинность обеспечивает архив. При приеме документа с него снимается электронная подпись, содержание которой переносится в метаданные, проще говоря, в опись.
При запросе такого документа выдается его копия, заверенная подписью (в т. ч. электронной) архива о том, что данная копия полностью соответствует подлиннику.
Другое дело, что мы не можем хранить электронный документ вечно в том виде, в каком мы его приняли, нужно выполнять некоторые процедуры его преобразования и миграции по мере развития и смены технических средств.
PC Week: Это давно известная идея, которая уже много лет является общепризнанной в мире. Что же мешает ее реализовать в нашей стране?
О. Н.: В принципе — ничего не мешает. Еще два года назад мы вместе с Минкомсвязи внесли соответствующие законодательные предложения в правительство, но пока все это находится там на рассмотрении. Но могу сказать, что уже сейчас примерно эта же схема для долгосрочного хранения электронных документов реализуется в банковской сфере, там нормативное регулирование этих процессов выполняет Центробанк.
PC Week: Итак, получается, что проблемы архивного хранения электронных документов остаются на том же уровне, что и раньше. Кто же их будет решать в первую очередь на нормативно-законодательном уровне?
О. Н.: Росархив совместно с другими заинтересованными ведомствами. Мы работаем в этом направлении, и надеюсь, уже достаточно скоро будут видны практические результаты.
PC Week: Спасибо за беседу.
